Создание и сохранение книг MS-Excel

Создать новую книгу можно несколькими способами. Во-первых, новая книга создается автоматически при запуске MS-Excel. Однако если необходимость создания книги возникает после того, как пользователь уже запустил MS-Excel, то существует и иные способы.

Во-вторых, создать новую книгу можно, кликнув мышью на значке «Создать» панели инструментов «Стандартная».

Рис. 2.3 – Создание новой книги

В-третьих, это же действие можно выполнить с помощью команды «Файл ⇒

⇒ Создать. . .»1. После этого на экране появится диалоговое окно «Шаблоны», показанное на рисунке 2.3. В MS-Excel 2003 вызов команды меню «Файл ⇒ Создать. . .» приведет к появлению с правой стороны окна панели «Создание книги» (рисунок 2.4). Для открытия окна «Шаблоны» следует кликнуть в этой панели на команде «На моем компьютере. . .». Вкладка «Общие» содержит, как правило, один единственный значок «Книга», выбор которого позволит создать новую книгу.

Рис. 2.4

1То же действие можно выполнить сочетанием клавиш Ctrl+N.

На вкладке «Решения» размещены заготовки для создания различных офисных элементов, таких, как бухгалтерский баланс (balance sheet), расходная ведомость (ExpenseStatement) и др. Для использования названных шаблонов они должны быть установлены на ПК (по умолчанию они не установлены).

Для сохранения данных используется команда «Сохранить»1 панели инструментов «Стандартная», которая сохраняет книгу с тем же именем, под которым данная книга была сохранена ранее. Если книга ранее не сохранялась (работаем с новой книгой), то эта команда будет выполняться аналогично команде меню

«Файл ⇒ Сохранить как. . .», при использовании которой на экране появляется диалоговое окно сохранения книги, показанное на рисунке 2.5.

Рис. 2.5 – Сохранение книги

Как видно из этого рисунка, для сохранения книги следует указать его положение на диске (выбрать папку для хранения) и ввести имя файла. По умолчанию файлу присваивается имя «КнигаN.xls», где N — это номер книги. Следует отметить, что при сохранении книги сохраняются данные сразу всех листов.

Открыть уже существующую книгу можно с помощью команды меню «Файл ⇒

⇒ Открыть»2. При этом на экране появляется диалоговое окно «Открытие документа», в котором пользователь может выбрать нужный файл. Фактически диалоговое окно «Открытие документа» по своему внешнему виду и представлению данных полностью совпадает с диалоговым окном «Сохранение документа».

При работе с книгами MS-Excel есть одна особенность. Если открыто несколько книг, на панели задач для каждой из них создается соответствующий элемент, однако на экране все книги отображаются в одном окне. Это приводит к неприятным последствиям, когда пользователь хочет закрыть одну из книг, но по привычке, считая, что каждая книга отображается в отдельном окне, нажимает системную кнопку «Закрыть». Данное действие приводит к закрытию сразу всех книг.

Для того чтобы закрыть только одну книгу, следует использовать кнопку «Закрыть окно», расположенную в правом верхнем углу окна MS-Excel, показанного на

1Полностью аналогична команде меню «Файл ⇒ Сохранить».

2То же действие можно выполнить нажатием клавиш Ctrl+O или командой «Открыть» панели инструментов «Стандартная».

рисунке 2.1. Использование этой кнопки приведет к закрытию только одной книги, а именно той, с которой пользователь работает в данный момент.

Источник: Гураков А. В., Информатика. Введение в Microsoft Office : учебное пособие / А. В. Гураков, А. А. Лазичев. — Томск: Эль Контент, 2012. — 120 с.