Условное форматирование и визуальное представление данных Office Excel 2007

Условное форматирование – прекрасная функция, позволяющая при$ менять к ячейкам определенный формат в зависимости от значения ячей$ ки или значения формулы. Эта возможность помогает легко выявить оп$ ределенные значения или изменения в рабочем листе; это помогает привлечь к нужным значениям внимание других пользователей. Неко$ торые функции условного форматирования были доступны и в Office Excel 2003, однако в Office Excel 2007 их гораздо легче найти и использо$

вать. Кроме того, здесь условное форматирование можно настраивать без написания каких$либо формул.

Начните с выделения диапазона ячеек, к которому будет применять$ ся условное форматирование. Затем на вкладке Home (Главная) нажми$ те Conditional Formatting (Условное форматирование). Появившееся меню будет содержать два различных набора правил – Highlight Cell Rules (Правила выделения ячеек) и Top/Bottom Rules (Правила отбора первых и последних значений), – которые можно применять к данным, просто выбрав нужное правило. К примеру, для быстрого определения 15 процентов наивысших значений в выделенном диапазоне, выберите Top/Bottom Rules (Правила отбора первых и последних значений) и за$ тем выберите Top N (Первые 10%). В появившемся окне увеличьте зна$ чение процентов до 15 и выберите необходимое условие (по умолчанию установлено условие Red Fill With Dark Red Text [Светло$красная за$ ливка и темно$красный текст]). Предварительный просмотр вносимого изменения отобразится в рабочем листе сразу после выбора опции. На$ жмите OK, чтобы сохранить изменение.

Помимо предустановленных правил, в Office Excel 2007 также есть новые средства визуализации данных, помогающие понять и проиллюс$ трировать изменения и сравнение значений. Рассмотрим три новых сред$ ства визуализации.

■           Гистограммы. Немедленно отображают значения выделенных ячеек в виде сравниваемых полос значений (см. рис. 5$10).

■           Цветовые шкалы. Применяют выбранные цветовые схемы к опреде$ ленному диапазону значений так, что отдельные ячейки отобража$ ются определенным цветом в зависимости от их значения.

■           Наборы значков. Применяются к ячейкам для отражения различных изменений и тенденций.

Рис. 5-10. Гистограммы наглядно отражают величины, сравниваемые друг с другом и со всем диапазоном в целом

Создание правил условного форматирования

Вы можете разработать свои собственные правила для визуализации рабо! чих листов. При выборе команды New Rule (Создать правило) в меню Conditional Formatting (Условное форматирование) появляется диалоговое окно Rule (Создание правила форматирования). (Если вы ранее уже приме! няли условное форматирование к выделенному диапазону, по умолчанию отобразятся параметры соответствующего правила.) Выберите тип правила (например, Format Оnly Cells That Contain [Форматировать только ячейки, которые содержат]) и отредактируйте описание так, чтобы необходимый фор! мат отображался при применении нового правила. Нажмите OK, чтобы со! хранить и применить новое правило к выделенным ячейкам.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ. — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.