Работа с файлами в формате XML

Одним из наиболее важных усовершенствований Excel 2003 является возможность открывать, импортировать и экспортировать данные XML (extensible Markup Language — язык расширяемой разметки) любой структуры. Предыдущие версии Excel поддерживали XML в ограниченной степени: они позволяли сохранять и открывать электронные таблицы только определенной схемы XML, так называемой таблицы XML (XML Spreadsheet). Данные в файлах XML, основанных на других схемах, просто блокировались.

Открытие и импорт списка XML

Чтобы открыть список, сохраненный в файле XML, просто выберите команду Файл ? Открыть. В раскрывающемся списке типов файлов диалогового окна Открытие документа выберите пункт Файлы XML (XML Files) или Все файлы Microsoft Office Excel (All Microsoft Excel Files) (последний тип устанавливается в Excel по умолчанию). После указания нужного вам файла и нажатия кнопки Открыть (Open) появится диалоговое окно Открытие XML (Open XML), показанное на рис. 29.6. При выборе первого варианта, XML-список (As An XML List), создается список, в котором каждый элемент структуры XML становится столбцом (рис. 29.7).

Рис. 29.6. Выберите первый вариант, чтобы открыть все элементы структуры XML как столбцы списка, или третий вариант, чтобы работать только с отдельными элементами

Как видно из рис. 29.7, результатом открытия файла XML как XML-списка является объект списка, в котором столбцы представляют элементы исходного файла с сохранением порядка следования. Все записи из исходного файла включаются в конечный список.

Команда Файл ? Открыть создает новую книгу. Чтобы создать список XML в существующей книге, нужно использовать команду Данные ? XML ? Импорт (Data ? XML ? Import).

Рис. 29.7. Каждому элементу открытого файла XML сопоставлен столбец конечной таблицы XML, которую Excel превращает в объект «список»

Работа с XML-списком происходит точно так же, как с любым объектом списка, — то есть вы вправе накладывать автофильтр и расширенный фильтр, вычислять итоги, сортировать, расширять список и публиковать его на узле Share-Point.

Например, в список на рис. 29.7 мы можем добавить вычисляемый столбец, чтобыполучить стоимость партии товара на основе цены единицы товара, количества и скидки (столбцы Цена, Количество и Скидка соответственно). Для этого мы должны ввести подходящий заголовок в ячейку F1 и формулу =C2*D2*(1-E2) в ячейку F2. Excel добавит столбец Е в список. На рис. 29.8 показан результат этих действий после автоматического распространения формулы из ячейки F2 на остальные ячейки столбца Е.

Обновление списка XML

Список XML обновляется по требованию. Чтобы обновить его текущими данными из исходного файла XML, просто нажмите кнопку Обновить XML-данные (Refresh XML Data) на панели инструментов Список (List) или выберите команду

Данные ? XML ? Обновить XML-данные (Data ? XML ? Refresh XML Data). В отличие от других типов списков и запросов, список XML нельзя обновлять по расписанию.

Рис. 29.8. Вы можете работать со списком XML точно так же, как с любым объектом списка. В данном случае, создав заголовок нового столбца и написав единственную формулу, мы добавили в список вычисляемый столбец

Работа со столбцами в списке XML

При работе со столбцами в списке XML в вашем распоряжении все способы, описанные в главе 28 (см. раздел «Вставка и удаление строк и столбцов»). Так, чтобы удалить столбец, следует выделить его и выбрать команду Удалить столбец (Delete Column) в меню Правка (Edit). Если мы хотим поместить столбец Скидка между столбцами Цена и Количество, это будет выглядеть как выделение столбца Скидка и перетаскивание его мышью на позицию слева от столбца Количество.

Если вы хотите работать только с определенными столбцами структуры XML или отображать столбцы в другом порядке, а не по умолчанию, в большинстве случаев удобнее открывать список, выбрав третий вариант в диалоговом окне Открытие XML, который мы рассмотрим в следующем разделе.

Сопоставление элементов XML и столбцов списка

Открытие файла в виде XML-списка (см. рис. 29.6) прекрасно подходит для относительно простых структур. Когда исходный файл имеет достаточно сложную организацию,

скорее всего, вас будет интересовать только некоторая часть составляющих его данных. В таких случаях рекомендуется третий вариант открытия, а именно Использовать область задач XML-источника (Use The XML Source Task Pane). Тогда Excel ищет файл схемы, связанный с открываемым файлом. Если такая схема найдена, файл с данными открывается в режиме конструктора XML, где элементы его структуры представлены в соответствии со схемой, отображаемой на панели задач Источник XML, аналогично рис.

29.9. Если файл данных не требует схемы, но Excel в состоянии предложить свою схему,

основываясь на структуре данных, вы увидите следующее информационное окно.

Щелкните на кнопке ОК. Список откроется в режиме конструктора, и структура файла отобразится в панели задач Источник XML.

Обновить XML-данные Импорт XML-данных

Рис. 29.9. Если вы открываете файл XML с целью сопоставления элементов и столбцов списка, Excel открывает список в режиме конструктора. Данные отобразятся на листе только после того, как вы перетащите элементы XML из панели задач на лист и обновите список или выполните импорт

В примере, продемонстрированном на рис. 29.9, исходный файл содержит информацию об ассортименте предлагаемых книг. Чтобы создать объект списка на рабочем листе, отображающий эти поля, нужно выделить (при нажатой клавише Ctrl) представляющие интерес заголовки и затем перетащить их на лист. (В Excel процесс связывания элементов XML с заголовками списка называется отображением (mapping).) Результат показан на рис. 29.10.

Рис. 29.10. Перетащите заголовки из панели задач Источник XML, чтобы создать список,

отображающий только определенные столбцы (здесь сопоставлены все элементы XML)

Для того чтобы заполнить созданный список, используйте команду Данные ? XML ? Обновить XML-данные (Data ? XML ? Refresh XML Data) или Данные ? XML ? Импорт (Data ? XML ?Import). Команда Обновить XML-данные переносит данные в список из файла, структура которого отражена на панели задач Источник XML. Команда Импорт позволяет получать записи из любого файла, имеющего точно такую же структуру, и поэтому она запрашивает его имя. Импортирование особенно полезно, когда у вас имеется ряд одинаково структурированных файлов XML.

СОВЕТ

Если вы последовательно импортируете несколько файлов с идентичной структурой, каждый следующий результат заменяет предыдущий. При необходимости импортировать сразу несколько файлов выберите команду Данные ? XML ? Импорт. Затем в диалоговом окне Импорт XML (Import XML) выделите при нажатой клавише Ctrl имена всех интересующих вас файлов.

Ниже приведено несколько дополнительных замечаний относительно импорта файлов

XML:

? Книга Excel может содержать несколько импортированных схем или структур. Чтобы импортировать следующую схему или добавить структуру, выберите команду Данные

? XML ? Импорт или отобразите панель задач Источник XML, нажмите кнопку

Карты XML (Worbook Maps) и затем кнопку Добавить (Add).

? Элементы одной структуры допускается сопоставлять с несколькими списками, но каждый элемент может быть связан только с одним списком.

? Элементы из одной схемы разрешено отображать на несколько рабочих листов одной книги, но только не в разные книги.

Экспорт списка XML

Чтобы экспортировать содержимое текущего списка XML как правильно организованного файла XML, выберите команду Данные ? XML ? Экспорт (Data ? XML ? Export) и укажите имя файла. Обратите внимание: если файл уже существует, ваши данные заменят текущее содержимое этого файла. Команда Экспорт полезна, когда вы хотите сделать Excel средством для редактирования имеющегося файла XML или для добавления в него новых данных. Вы также вправе использовать ее для создания новых файлов в соответствии с существующей схемой или структурой, построенной на основе самих данных.

ПРИМЕЧАНИЕ

Команда Экспорт не подключает правила проверки данных, предусмотренные схемой. Подсистема экспорта обнаруживает ошибочные данные и сообщает о них, но, несмотря на это, экспортирует их в файл.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.