Отправка книг и листов по электронной почте

Если в системе установлено приложение Microsoft Outlook или другая совместимая почтовая программа, распространить рабочие книги и листы можно посредством электронной почты. Вы имеете следующие возможности:

? отправить рабочую книгу целиком в виде вложения в сообщение электронной почты;

? отправить текущий лист книги в качестве текста сообщения;

? послать книгу для рецензирования и комментирования;

? разослать книгу в определенной последовательности (по маршруту) каждому члену рабочей группы.

Все эти возможности заложены в команды подменю Отправить (Send To) меню Файл. Подменю Отправить содержит также команды для передачи рабочих книг в папку Exchange, участникам «живого» собрания по сети (с помощью сервиса мгновенных сообщений) и с помощью службы факсов Интернета.

Отправка книги как вложения в почтовое сообщение

Чтобы присоединить всю текущую книгу к сообщению электронной почты, выберите команду Файл ? Отправить ? Сообщение (File ? Send To ? Mail Recipient) и затем в появившемся диалоговом окне выберите первый вариант. Точно такой результат дает применение команды Файл ? Отправить ? Сообщение (как вложение) (File ? Send То ? Mail Recipient (As Attachment)).

Если вы используете Outlook 2003, наряду с формой сообщения в рабочем окне может отображаться панель задач Параметры вложений (Attachment Options), показанная на рис. 19.13. В панели задач выберите пункт Обычные вложения (Regular Attachments), если только не собираетесь создать рабочую область для документов или добавить книгу в существующую рабочую область. (Этой теме посвящен раздел «Создание рабочей области для документов» данной главы.) При отсутствии доступа к узлу SharePoint панель задач Параметры вложений вам не нужна. (Кнопка Параметры вложений позволяет скрыть или отобразить эту панель; снимите флажок Показывать при вложении файлов (Show When Attaching Files), если не хотите, чтобы она автоматически появлялась при каждом присоединении книги к сообщению.)

Рис. 19.13. Когда вы отправляете книгу в виде вложения в почтовое сообщение Outlook 2003, панель задач Параметры вложений поможет вам создать рабочую область документов на узле SharePoint

Естественно, ничто вам не мешает прикрепить книгу к письму непосредственно из среды Outlook или другой почтовой программы. Например, в Outlook применение команды Файл (File) из меню Вставка (Insert) приведет к тому же результату, что и выполнение описанной выше процедуры.

Отправка текущего листа в качестве текста сообщения

Перед тем как создать сообщение электронной почты и включить в него содержимое рабочего листа или листа диаграммы, убедитесь, что в листе нет несохра-ненных изменений (пояснения о необходимости этого шага даются во врезке, расположенной в конце текущего раздела). Затем в меню Файл выберите команду Отправить и в диалоговом окне Электронная почта (E-Mail) установите переключатель в положение Включить текущий лист в текст сообщения (Send The Current Sheet As The Message Body). На рис. 19.14 представлен результат этих действий, если почтовой программой по умолчанию назначена Outlook 2003.

Рис. 19.14. При включении текущего листа в текст сообщения электронной почты вы можете описать содержимое сообщения в поле Введение и отредактировать лист, используя меню и панели инструментов Excel

В окне Excel дополнительно появятся поля, характерные для интерфейса Outlook, включая поле Введение (Introduction), в которое вы можете ввести вспомогательное описание листа или диаграммы, а поскольку вы находитесь в среде Excel, то имеете возможность вносить изменения в рабочий лист или диаграмму перед отправкой сообщения. Обратите внимание, хотя вы видите полноценную

сетку электронной таблицы (включая пустые строки и столбцы), при отправке письма почтовая программа преобразует заполненную область листа в изображение. Таким образом, конечное сообщение будет содержать рисунок вашего листа, и, следовательно, получатель сумеет просмотреть его, не имея в своем распоряжении Excel.

Но вас никто не обязывает делать все это из Excel, можно просто скопировать диапазон рабочего листа или диаграмму в буфер обмена и затем вставить содержимое последнего в почтовое сообщение. Учитывая некоторые причуды в поведении команды Отправить ? Сообщение,"возможно, вы предпочтете пользоваться последним способом.

РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ‘?-

Когда вы посылаете текущий лист в теле почтового сообщения, Excel может вас удивить. Например, уже заполнив (условие проявления эффекта) поля письма, если вы передумаете и решите придержать отправку листа, подобного показанному на рис. 19.14, то обнаружите, что единственным способом восстановить прежний вид окна является нажатие кнопки Закрыть (текущего документа или главного окна). Тогда, скорее всего, Excel предложит вам сохранить книгу, хотя изменений содержимого листа не было. Не спешите. Если в этот момент вы выполните сохранение, то в следующий раз при открытии документа Excel восстановит его в текущем, готовом для отправки, виде. Другими словами, конверт сообщения, которым вы никогда не пользовались, станет постоянным свойством документа. Единственный способ отсоединить конверт — выполнить операцию Отправить (в том числе послать самому себе).

А если книга содержит несохраненные изменения? Ваш выбор не из самых легких. Отказавшись при закрытии документа от сохранения, вы потеряете их. А если примете предложение, документ будет упакован в назойливый конверт.

Допустим, вы все-таки отправите лист, чтобы избавиться от «обертки». Однако если вы впоследствии сохраните отредактированный документ, Excel запомнит адрес получателя и содержимое поля Введение. И когда вы снова выберете команду Файл ? Отправить ? Сообщение, программа заполнит конверт старыми данными. Конечно, это не беда; несложно изменить адрес и вводный текст, но все равно данное занятие не отнесешь к приятным.

Если эти «выкрутасы» Excel (они присутствовали и в более ранних версиях) раздражают вас, напрямую копируйте данные в буфер обмена и вставляйте их в тело сообщения. Это проще и безопаснее.

Отправка рабочей книги на рецензию

Команда Файл ? Отправить ? Сообщение (для ознакомления) (File ? Send To ? Mail Recipient (For Review)) предоставляет удобный способ передать рабочую книгу для внесения комментариев и изменений членами вашей рабочей группы. При выборе этой команды Excel присоединяет документ к сообщению и использует текст Пожалуйста, проверьте [имя файла] в качестве темы письма по умолчанию.

В идеале команду Сообщение (для ознакомления) следует применять для общих рабочих книг. При отправке книги с монопольным доступом Excel предложит сохранить ее как общую. Вы не обязаны переводить книгу в совместное пользование, несмотря на то что ваши адресаты смогут выполнить свои обязанности рецензентов более эффективно с общим документом.

Отправка книг по маршруту членам рабочей группы

Работа в групповом проекте подразумевает, что мнениями членов группы пренебрегать не следует. Упростить процедуру опроса и рецензирования позволяет распространение рабочей книги с помощью электронной почты. Чтобы создать новый маршрутный лист для вашей книги, начните с выбора команды Файл ? Отправить ? По маршруту (File

? Send To ? Routing Recipient). Дальнейшие действия в некоторой степени зависят от почтовой программы, используемой по умолчанию. В Outlook 2003 последовательность действий следующая:

1.  Outlook откроет диалоговое окно, показанное ниже.

Какой должна быть ваша реакция? В качестве меры предосторожности Outlook просит разрешения на предоставление другой программе доступа к вашей адресной книге. Поскольку адреса из нее вам необходимо предоставить Excel, вы должны дать свое согласие. Безопаснее всего разрешить доступ с ограничением по времени, достаточным для того, чтобы успеть выбрать все имена, которые нужно включить в маршрутный лист. Установите флажок Разрешить доступ на (Allow Access For) и укажите интервал времени в минутах. Затем на экране появится диалоговое окно Проверка имен (Check Names).

2.   Нажмите кнопку Другие имена (Show More Names), чтобы открыть адресную книгу.

Затем выберите в списке собственное имя. (При его отсутствии нажмите кнопку Создать контакт (New Contact) вместо Другие имена. Затем создайте запись о самом себе.) Ваше имя появится в строке Автор (From) маршрутного листа.

3.   После открытия диалогового окна Маршрут (Routing Slip) нажмите кнопку Адрес (Address) и укажите первого адресата. Повторите эту операцию для каждого члена рабочей группы.

4.   Заполните поля Тема (Subject) и Текст сообщения (Message Text) в диалоговом окне Маршрут, при необходимости-измените порядок прохождения письма по адресатам с помощью кнопки Порядок (Move) и далее настройте параметры в разделе Порядок рассылки (Route To Recipient). Пример заполненного диалогового окна Маршрут приведен на рис. 19.15.

Рис. 19.15. Чтобы отправить книгу по маршрутному листу, используйте команду По маршруту

Команда По маршруту обладает рядом преимуществ по сравнению с командой Сообщение. Например, вы вправе задать строго последовательный маршрут. Если вы создадите список адресатов при помощи кнопки Адрес (Address) и установите переключатель в нижней части диалогового окна в положение По очереди (One After Another), книга будет отправлена первому пользователю в списке. Когда этот сотрудник закончит работу с книгой, он должен выбрать команду Файл ? Отправить ? Следующий адресат (File ? Send To ? Next Routing Recipient), чтобы переслать измененный документ следующему адресату в маршрутном списке. (Команда Следующий адресат (Next Routing Recipient) заменяет команду По маршруту (Routing Recipient), если к книге присоединен маршрутный лист.) Последовательность отправки показана в списке Кому (То), который вы можете изменять, выбирая имя

в списке и щелкая на кнопке Порядок (Move). В качестве альтернативы допускается отправить книгу всем адресатам сразу, установив переключатель в положение Всем сразу (All At Once).

Чтобы непосредственно отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Route) в диалоговом окне Маршрут. Чтобы присоединить к рабочей книге маршрутный лист, нажмите кнопку Добавить маршрут (Add Slip). Последний способ позволит вам продолжить работу с книгой. Когда вы будете готовы к отправке, выберите команду Следующий адресат.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.