СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА MS-OFFICE1

Организация справочной системы для всех приложений, входящих в состав MS-Office, выполнена одинаково, поэтому, изучая ее в данной главе, не будем уточнять какое-либо конкретное приложение, за исключением случаев, когда это принципиально важно. То есть будем приводить примеры использования справки в любых из рассмотренных в пособии приложений MS-Office.

Рис. 4.1 – Панель справки

Вызов справки осуществляется нажатием клавиши F1 или с помощью команды меню «Справка ⇒ Справка: Microsoft Office <приложение>. Здесь <приложение> определяет название активного приложения (Word, Excel, PowerPoint и др.) — с которым пользователь работает в данный момент.

1На примере MS-Office 2003.

Выбор названной команды приводит к появлению в правой стороне экрана области задач «Справка <приложение> », пример которой изображен на рисунке 4.1. Из рисунка видно, что пользователь желает получить справочную информацию по функциям и приемам работы в MS-Excel (заголовок окна содержит строку «Справка Excel»).

Чтобы завершить работу со справкой, достаточно нажать кнопку  «Закрыть», расположенную в заголовке отображаемой области задач.

Рассмотрим доступные функции области задач «Справка», отмеченные на рисунке 4.1 цифрами:

1)        Навигационная панель: предназначена для просмотра истории работы с областями задач. Кнопка   «Назад» позволяет перейти к предыдущей области задач1, а кнопка   «Вперед» — вернуться к следующей2. Нажатие кнопки    «Домашняя страница» приводит к активизации области задач

«Приступая к работе».

2)        Поле ввода ключевых слов, определяющих тему поиска.

3)        Кнопка «Начать поиск»: нажатие этой кнопки приводит к запуску процедуры поиска. Инициировать поиск также можно, нажав клавишу Enter в момент, когда курсор мыши находится в поле 2.

4)        Команды Office Online: представляют собой мощный инструмент получения обновленной справочной информации по MS-Office, однако для их использования требуется подключение к Internet. Следует отметить, что информации инсталлированной справочной системы MS-Office чаще всего достаточно для поиска ответов на возникающие вопросы.

5)        Ссылки на дополнительную информацию, как правило, содержащую данные о новых функциях, реализованных в данной версии MS-Office.

Полезным элементом области задач «Справка» является  «Оглавление» (расположено под областью 2 на рисунке 4.1), при использовании которого в текущую область задач загружается оглавление справочной системы, включающее в себя все существующие разделы справки активного приложения MS-Office. Пример оглавления представлен на рисунке 4.2.

Раскрыть содержимое раздела справки можно двойным кликом мыши на его имени. Имена разделов отмечены картинкой в виде книжки, а страниц справочных данных — вопросительным знаком, заключенным в кружок. После двойного клика мышью на имени страницы открывается дополнительное окно с ее содержимым.

Возможны два способа взаимного размещения окна справочной системы MS- Office и активного приложения:

•      отображать с перекрытием окон: активируется кнопкой  «Разобрать» панели инструментов окна справочной системы;

•      уместить окна на экране: активизируется командой  «Автомозаика» панели инструментов окна справочной системы.

1Кнопка не активна (серая), если достигнут конец истории.

2Кнопка не активна (серая), если достигнуто начало истории.

Рис. 4.2

В первом случае активное приложение MS-Office и справочная система представлены на экране как два независимых окна Windows. Во втором случае размеры окна активного приложения и справочной системы автоматически подбираются таким образом, чтобы вся информация этих двух окон полностью отображалась пользователю (умещалась) на экране.

Информация в справочной системы MS-Office представлена в виде гипертекста — текста, содержащего ссылки на другие разделы. Если кликнуть по ссылке, то, в зависимости от ее типа, возможны две реакции:

•      система перейдет к другому разделу, отвечающему данной ссылке;

•      ссылка представляет собой некий термин, и в этом случае пользователю будет отображена дополнительная информация, поясняющая выбранный термин (повторный клик мыши по ссылке скроет эту информацию).

Перемещаться по ранее просмотренным страницам справочной системы можно с помощью кнопок  «Назад» и  «Вперед» панели инструментов окна справочной системы MS-Office. Данные кнопки неактивны, когда достигнуты конец или начало списка истории просмотренных страниц соответственно.

Вывод текущей страницы справки на печать возможен при нажатии на кнопку   «Печать», расположенную так же на панели инструментов окна справочной системы.

Имея представление об общих способах работы со справочной системой MS- Office, рассмотрим некоторые ее дополнительные возможности.

С помощью кнопки ▼ «Другие области задач» (рисунок 4.1) можно переключаться между различными доступными областями задач. После нажатия на кнопку

«Другие области задач» появляется контекстное меню (рисунок 4.3), состоящее из

Рис. 4.3

нескольких групп команд1. Верхняя часть (группа команд) этого контекстного меню для любых приложениях MS-Office одинакова, так как в ней располагаются названия рабочих областей, относящиеся к справочной системе.

Название, соответствующее активной в данный момент области, отмечено слева (на рисунке 4.3 это область задач с именем «Справка»). Для переключения между рабочими областями следует кликнуть мышью на имени нужной области рассматриваемого контекстного меню.

В приложениях MS-Office доступны следующие области задач:

1)        Приступая к работе: активизируется при запуске приложения и содержит команды Office Online, а также имена последних открытых файлов и команду создания нового файла открытого приложения MS-Office.

2)        Справка.

3)        Поиск: позволяет выполнить расширенный поиск информации.

4)        Коллекция клипов: предназначена для поиска картинок и клипов из коллекции клипов MS-Office.

5)        Справочные материалы: данная область задач позволяет искать произвольную информацию, используя соответствующие серверы Internet.

6)        Буфер обмена: отображает пользователю содержимое буфера обмена Windows и предоставляет средства управления им, такие, как удаление и изменение хранящейся информации.

Особого внимания заслуживает область задач MS-Office «Поиск». Ее вид представлен на рисунке 4.4. В центральной области (на рисунке в ней содержится текст

«Введите текст для. . .») отображаются результаты поиска либо информационные сообщения справочной системы.

Область «Поиск» включает два элемента: непосредственно строку ввода ключевых слов (снизу) и область определения границ поиска. Выделяются следующие границы поиска: Office в Интернете», «Автономная справка», «Картинки и мультимедиа» и «Справочные материалы». Используя эти границы, пользователь может уменьшить область поиска, что значительно повысит скорость отыскания информации.

1Группы команд меню разделены горизонтальной сплошной линией.

Рис. 4.4

В качестве рекомендации можно назвать следующие правила, позволяющие наиболее эффективно использовать справочную систему MS-Office для поиска информации:

1)        Если требуется выполнить поиск картинок, клипов и т. п., то в качестве границ поиска следует выбирать «Картинки и мультимедиа».

2)        Для поиска произвольной справочной информации (не относящейся к MS- Office) лучше всего использовать «Справочные материалы».

3)        Информацию о возможностях MS-Office, способах и приемах работы в нем следует искать в разделе «Автономная справка» и только в случае, когда автономный поиск результатов не дал, — искать в «Office в Интернете».

В заключение, в качестве примера использования справочной системы MS- Office, рассмотрим задачу поиска информации о форматировании значений ячеек в MS-Excel и о способах форматирования текста абзаца MS-Word.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .        Пример 4.1    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Найти возможные способы форматирования значений ячеек MS-Excel.

Решение:

Для решения этой задачи запустим MS-Excel. После запуска справа будет отображаться область задач «Приступая к работе». Перейдем в область задач «Поиск», для чего кликнем мышью на кнопке ▼ «Другие области задач» и в появившемся меню выберем команду «Поиск». Область задач примет вид, показанный на рисунке 4.4. Укажем границу поиска «Автономная справка», в поле ключевых слов введем фразу: «способы форматирования содержимого ячеек» и нажмем кнопку

«Поиск».

Результаты поиска будут отображены в виде названия страниц справочной системы, как показано на рисунке 4.5. Таких страниц было найдено всего 8 (отображается в скобках после слова «Результаты»), поэтому не составляет труда, просмотрев их все, определить, что нужная информация находится на странице «Форматирование листов и данных».

Рис. 4.5

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .        Пример 4.2    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Найти возможные способы выравнивания абзацного текста.

Решение:

Для выполнения этого задания поступаем аналогично примеру 4.1 с той разницей, что запускаем MS-Word, и в поле ключевых слов введем фразу: «выравнивание абзацного текста» (можно также ввести фразу «выравнивание текста в абзаце»). В результатах поиска (их всего 16) присутствует страница справочной системы с названием «О выравнивании текста и интервалах». Нетрудно догадаться — это именно то, что было нужно найти.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Источник: Гураков А. В.,   Информатика. Введение в Microsoft Office : учебное пособие / А. В. Гураков, А. А. Лазичев. — Томск: Эль Контент, 2012. — 120 с.

Похожие посты:

Вы можете пропустить чтение записи и оставить комментарий. Размещение ссылок запрещено.

Оставить комментарий