Создание и сохранение документов MS-Word

Создать документ MS-Word можно несколькими способами:

7)        Можно открыть нужную папку в проводнике и, кликнув правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать команду «Создать ⇒ Документ Microsoft Word». Затем ввести имя файла.

8)        Создать документ можно нажав на кнопку  («Создать») панели инструментов «Стандартная».

9)        Можно использовать команду меню MS-Word «Файл ⇒ Создать. . .». Если первые два способа выполняют только непосредственно создание документа, то последний является самым гибким инструментом, т. к. позволяет использовать различные дополнительные параметры.

После выбора команды меню «Файл ⇒ Создать. . .» на экране появляется диалоговое окно, изображенное на рисунке 1.6. В MS-Word 2003 при выборе этой команды справа открывается дополнительная панель (рисунок 1.7), с помощью которой можно вызвать показанное на рисунке 1.6 окно, выбрав команду «На моем компьютере. . .» из раздела «Шаблоны». В правом нижнем углу окна «Создание документа» указывается тип создаваемого документа: документ или шаблон.

Как уже упоминалось ранее, шаблон — специальный тип файлов MS-Word, имеющий расширение «dot». Данный тип файлов предназначен для хранения как различного рода пользовательских настроек, так и, при необходимости, некоторого отформатированного текста. Любой документ MS-Word создается на базе того или иного шаблона (по умолчанию используется шаблон «Normal.dot», который соответствует элементу «Новый документ», в представленном на рисунке 1.6 окне), при этом все настройки и текст шаблона переносятся в документ с точно такими же параметрами и форматированием, с какими он введен в шаблоне.

Рис. 1.6 – Диалоговое окно создания документов MS-Word

На вкладках диалогового окна (рисунок 1.6) располагаются имена шаблонов, сгруппированные по типу создаваемого с его помощью документа. Так, на вкладке

«Записки» расположены различные варианты оформления служебной записки, на вкладке «Отчеты» — варианты оформления отчетов и т. д.

При выборе того или иного шаблона его оформление загружается в область просмотра1. Для создания нового документа на основе выбранного шаблона достаточно нажать кнопку «OK». Далее можно вносить в документ любые необходимые изменения.

Рис. 1.7

Для сохранения документа или шаблона на диске в MS-Word существуют две команды меню:

•      «Файл ⇒ Сохранить» (можно вызвать сочетанием клавиш Ctrl+S): сохраняет документ с именем, которое было присвоено документу ранее. Если же документ ранее не сохранялся, то эта команда работает аналогично команде «Файл ⇒ Сохранить как. . .»;

•      «Файл ⇒ Сохранить как. . .»: перед сохранением позволяет присвоить или изменить файлу имя, для чего используется диалоговое окно, показанное на рисунке 1.8.

При использовании команды «Файл ⇒ Сохранить как. . .» можно указать не только новое имя файла, но также его новое месторасположение на диске и формат. Ранее говорилось, что документы MS-Word имеют расширение «doc», соответствующее файлам MS-Word. Однако в некоторых случаях (например, когда требуется перенести файл на другой ПК, но нет уверенности, что на нем установлен MS-Word) удобно использовать другой формат документа. Например, формат RTF, который поддерживается многими текстовыми процессорами, в том числе работающими под управлением отличных от Windows операционных систем.

Для сохранения документа в ином формате следует указать нужный формат в области «Тип файла» (рисунок 1.8), выбрать папку для сохранения, ввести имя файла и нажать кнопку «Сохранить».

1Область «Просмотр» расположена в правой части окна, представленного на рисунке 1.6.

Рис. 1.8 – Сохранение документа в MS-Word

Если для сохранения документа требуется создать новую папку, то это можно легко выполнить командой  «Создать папку» рассматриваемого диалогового окна.

Для того чтобы открыть документ MS-Word, достаточно дважды кликнуть мышью на имени файла документа в Windows. Однако если MS-Word уже запущен, новый документ можно открыть, вызвав команду меню «Файл ⇒ Открыть» (либо нажав сочетание клавиш Ctrl+O). При этом на экране появится диалоговое окно

«Открытие документа», которое функционально и внешне очень похоже на окно «Сохранение документа», представленное на рисунке 1.8. Далее следует найти нужный каталог, выбрать интересующий файл и нажать кнопку «Открыть», после чего указанный файл будет загружен в MS-Word.

Источник: Гураков А. В.,   Информатика. Введение в Microsoft Office : учебное пособие / А. В. Гураков, А. А. Лазичев. — Томск: Эль Контент, 2012. — 120 с.

Похожие посты:

Вы можете пропустить чтение записи и оставить комментарий. Размещение ссылок запрещено.

Оставить комментарий