Создание и редактирование таблиц MS-Word

Еще одним способом форматирования текста в MS-Word являются таблицы, позволяющие наглядно представить различного рода информацию: результаты анализа, статистических прогнозов, финансовых отчетов и т. д.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Таблица — один или несколько рядов ячеек, обычно используемых для представления чисел и других элементов в виде, упрощающем их просмотр и анализ.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

MS-Word предлагает несколько способов создания таблицы. Выбор наилучшего из них зависит от ее сложности отображаемых данных и требований пользователя. Вначале следует выбрать место создания таблицы, а затем использовать один из следующих способов:

1)        Если формат таблицы несложный: на панели инструментов «Стандартная» нажать кнопку  «Добавить таблицу», выбрать нужное число строк и столбцов перемещением указателя мыши.

2)        Если формат таблицы должен отличаться от используемого по умолчанию: выбрать команду «Таблица ⇒ Вставить ⇒ Таблица» и в появившемся окне (рисунок 1.28) задать число строк, столбцов, параметры для настройки размера таблицы (группа «Автоподбор ширины столбцов»), один из встроенных форматов (кнопка «Автоформат»).

Рис. 1.28 – Вставка таблицы

Для создания более сложного представления таблиц в MS-Word имеется целый набор средств.

Добавление строк/столбцов к уже существующей таблице возможно с помощью меню «Таблица ⇒ Вставить» и соответствующих команд добавления строк/ столбцов. Удаление строк/столбцов осуществляется с помощью команд меню «Таблица ⇒ Удалить». Аналогичные действия можно выполнить соответствующими командами контекстного меню, если вызвать его на заданных элементах таблицы.

Ячейки таблицы можно также разбивать на несколько ячеек и выполнять обратную процедуру — объединять несколько ячеек в одну. В первом случае следует вызвать контекстное меню на ячейке, выбрать команду «Разбить ячейки» и в появившемся окне указать нужное количество строк и столбцов. Во втором случае ячейки для объединения нужно выделить, а затем, вызвав контекстное меню, выбрать команду «Объединить ячейки».

На рисунке 1.29, a представлен пример таблицы с разбиением ячеек, а на рисунке 1.29, б — с их объединением. Кроме того, на этом рисунке для оформления таблиц использовались различные приемы оформления, такие, как настройка обрамления таблицы, изменение направления текста ячеек, выравнивание содержимого ячеек.

Рис. 1.29 – Представление таблиц

Вид таблицы можно изменять с помощью команд панели инструментов «Таблицы и границы», представленной на рисунке 1.30, a. Например, для изменения границ следует выбрать тип линий границы (на рисунке выбрана одинарная сплошная линия), их толщину (на рисунке установлено значение 0,5), а затем с помощью элемента    «Границы» определить границы таблицы, для которых следует использовать указанный тип форматирования.

Текст, расположенный в ячейках таблицы, может быть отображен с разным направлением. Для этого используется соответствующая команда «Направление текста» панели «Таблицы и границы», исполнение которой приводит к смене направления вывода текста: горизонтально слева направо, горизонтально справа налево, вертикально снизу вверх, вертикально сверху вниз (рисунок 1.29, б).

Содержимое ячеек также может быть выровнено внутри ячейки нескольким способами. Эти способы выравнивания доступны из контекстного меню. На рисунке 1.30, б показано, как можно задать способ выравнивания информации в ячейке. Для изменения практически всех параметров таблиц можно использовать команду «Свойства таблицы». При выборе этой команды на экране появляется диалоговое окно, где пользователь может изменять любые элементы таблицы и любые их параметры.

Рис. 1.30 – Приемы работы с таблицами

В таблицах MS-Word предусмотрена возможность проводить элементарные математические расчеты. Для этого необходимо поместить курсор в ячейку и открыть диалоговое окно «Формула» с помощью команды «Таблица ⇒ Формула» (рисунок 1.31).

Рис. 1.31 – Создание и форматирование формул

В первое поле вводится формула с использованием простых арифметических операций и некоторых стандартных функций, доступных из выпадающего списка

«Вставить функцию:».

Во втором поле «Формат числа:» задается формат представления результата.

Практически в любой формуле используются значения, находящиеся в других ячейках. Чтобы получить эти значения, необходимо обратиться к ячейке по ее адресу. Адрес ячейки формируется из индекса столбца и номера строки. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (A, B, C, . . .). Нумерация строк начинается с единицы. Ниже показана таблица 3 × 4, в каждой ячейке которой помещен ее адрес.

Таблица 1.1

A1

B1

C1

D1

A2

B2

C2

D2

A3

B3

C3

D3

Если в функции используются значения из нескольких ячеек, то их адреса перечисляются через точку с запятой (A2; B4; C3; C4). В том случае, когда ячейки

располагаются рядом, можно указать только адрес первой и адрес последней ячеек, разделив их двоеточием. Например:

•      А1:А3 (группа из трех, вертикально расположенных ячеек);

•      А1:D1 (группа состоит из четырех ячеек, которые находятся в первой строке);

•      B1:D3 (прямоугольная область, включающая в себя девять ячеек. B1 обозначает верхний левый угол области, D3 — нижний правый).

Существуют еще два зарезервированных слова, обозначающие группы ячеек:

•      LEFT — указывает на все ячейки, стоящие в строке слева от ячейки с формулой;

•      ABOVE — указывает на все ячейки, стоящие в столбце выше от ячейки с формулой.

В таблице 1.2 представлены некоторые стандартные функции, используемые в поле «Формула:».

Таблица 1.2 – Функции MS-Word

Функция

Результат

ABS(x)

Абсолютное значение числа или формулы (без знака)

AVERAGE( )

Среднее значений, включенных в список

MIN( )

Наименьшее значение в списке

MAX( )

Наибольшее значение в списке

PRODUCT( )

Произведение значений, включенных в список

SUM( )

Сумма значений или формул, включенных в список

Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок1, содержащих числа.

Для выполнения вычислений в таблице предлагается следующий алгоритм:

1)        Выделить ячейку, в которую будет помещен результат.

2)        В меню «Таблица» выбрать команду «Формула».

3)        Если MS-Word предлагает неподходящую формулу, удалить ее из поля

«Формула».

4)        В списке «Вставить функцию» выбрать нужную функцию.

5)        Для ссылки на ячейки таблицы ввести в формулу их адреса в скобках.

6)        В поле «Формат» числа ввести формат представления чисел.

MS-Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9.

1Закладка — отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет переходить к нему в дальнейшем.

Источник: Гураков А. В.,   Информатика. Введение в Microsoft Office : учебное пособие / А. В. Гураков, А. А. Лазичев. — Томск: Эль Контент, 2012. — 120 с.

Похожие посты:

Вы можете пропустить чтение записи и оставить комментарий. Размещение ссылок запрещено.

Оставить комментарий