Ввод данных в ячейки MS-Excel

Имея общее представление о способах работы с книгами и листами MS-Excel, можно приступить к непосредственному рассмотрению вопросов, связанных с различного рода вычислениями.

Все операции над данными осуществляются с использованием ячеек, в которых эти данные и хранятся. Содержимым ячейки может быть:

1)        Число: в качестве разделителя целой и вещественной частей выступает символ, указанный в региональных настройках Windows (по умолчанию символ «,»).

2)        Дата, время или дата и время: в одном из возможных форматов.

3)        Формула: начинается с символа «=» и может включать любые операции, а также все доступные в MS-Excel функции.

4)        Текст: все, что не может быть интерпретировано как число, дата, время или формула.

Для ввода данных в ячейку следует сделать ее активной и затем вводить информацию, которая будет отображаться как в самой ячейке, так и в строке формул (область 6 на рисунке 2.1). При этом ранее введенные в ячейке данные будут заменены вводимыми значениями.

Если требуется не заменять, а только изменить ранее введенное содержимое ячейки, то можно воспользоваться одним из следующих способов:

•      дважды кликнуть мышью на нужной ячейке и после этого приступить непосредственно к редактированию ее содержимого на листе;

•      сделать ячейку активной и изменять ее содержимое в строке формул. Все изменения в этом случае будут отображаться в активной ячейке;

•      сделать ячейку активной и нажать клавишу F2, что в принципе эквивалентно двойному клику мыши.

Последний способ хорош тем, что позволяет, не отрываясь от клавиатуры, выполнять ввод и изменение данных, в значительной степени повышая скорость набора.

Иногда бывает нужно ввести одинаковые значения в несколько разных ячеек одного листа. В Excel это можно сделать следующим образом:

1)        Выделить ячейки, в которые следует вводить данные (можно использовать любые способы выделения ячеек).

2)        Перейти в строку формул, кликнув на ней мышью.

3)        Ввести значение.

4)        Нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.

После этого введенные в строке формул данные будут автоматически скопированы во все выделенные ячейки.

Следует отметить еще одну полезную функциональность. Если в рассмотренном выше случае использовать нажатие одной клавиши Enter вместо сочетания Ctrl+Enter, то можно последовательно вводить содержимое в каждую из выделенных ячеек в том порядке, в котором выполнялось их выделение. Переход на следующую ячейку будет выполняться автоматически, а для ввода следующего значения не требуется повторно переходить в строку формул. Другими словами, еcли нужно последовательно ввести значения в несколько отдельно стоящих ячеек, то их следует выделить, перейти в строку формул и вводить соответствующие значения, завершая ввод каждого из них нажатием клавиши Enter. Например, 1 Enter, 2 Enter, 3 Enter и т. д.

Заметим, что если при вводе данных выделено несколько листов, то все введенные значения будут скопированы в соответствующие ячейки каждого листа.

Бывает ситуация, когда размера ячейки (как правило, ее ширины) недостаточно для вывода значения. В этом случае MS-Excel сообщает пользователю, заполняя ячейку последовательностью символа «#» следующим образом: «#######».

Источник: Гураков А. В.,   Информатика. Введение в Microsoft Office : учебное пособие / А. В. Гураков, А. А. Лазичев. — Томск: Эль Контент, 2012. — 120 с.

Похожие посты:

Вы можете пропустить чтение записи и оставить комментарий. Размещение ссылок запрещено.

Оставить комментарий