Работа с элементами Building Blocks (Стандартные блоки)

Building Blocks  (Стандартные блоки)  – великолепное  нововведение в Office Word 2007, основанное на принципе повторного использования содержимого. Если  у вас есть логотип,  бланк,  объявление целей  и задач, либо другие сведения, требующие повторного  использования в профессиональных документах, почему  бы не сохранять эти элементы в виде компонентов, которые можно быстро вставлять в создаваемые документы? Это позволит экономить время и исключит необходимость повторного ввода  содержимого, а также снизит риск  ошибок (так как каждый

раз при вводе данных с клавиатуры существует вероятность опечаток и грамматических ошибок).

Функция Building Blocks  (Стандартные блоки)  находится в наборе  команд на вкладке Insert (Вставка). Щелкнув на стрелке Quick Parts (Экспресс%блоки), можно отобразить созданные и сохраненные документы, а также набор опций для вставки полей, номеров страниц или других компонентов  из Building Blocks  Organizer (Организатор стандартных блоков) (см. рис. 4%3).

Рис. 4-3. Галерея Building Blocks (Стандартные блоки) содержит фрагменты данных для повторного использования, которые можно добавлять в документы

Примечание. В бета"версии Office Word 2007 функция Building Blocks (Стандартные блоки) изначально называлась Quick Parts.

Встроенные элементы Building Blocks (Стандартные блоки)

Office  Word  2007  содержит несколько десятков готовых  элементов Building Blocks (Стандартные блоки), которые можно использовать для  добавления в документы цитат, уравнений, таблиц и др. Эти компоненты отображаются в виде  опций в различных галереях Office  Word  2007. К примеру, если щелкнуть на стрелке Text Box (Надпись) на вкладке Insert (Вставка), то появится галерея с компонентами Building Blocks  (Стандартные блоки), поставляемыми с Office Word 2007. Эти компоненты можно использовать в том виде,  в котором  они есть,  либо отредактировать их, добавив  необходимое содержимое, изменив дизайн и сохранив как  компонент Building Block (Стандартные блоки).

Выберите Building Blocks Organizer (Организатор стандартных блоков) в галерее Building Blocks (Стандартные блоки),  чтобы просмотреть весь набор элементов. Нажмите Edit Properties (Изменить свойства), чтобы настроить параметры, связанные с данным  элементом; чтобы удалить элемент из списка, нажмите Delete (Удалить), либо нажмите Insert (Вставить), чтобы добавить элемент в документ в месте расположения курсора.

Новый формат, новый уровень гибкости

Office Word 2007 поддерживает новый формат Open XML – новый формат по умолчанию для Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007. Формат Open XML позволяет значительно сокращать раз" мер файлов (до 50%) и делает создаваемое содержимое доступным для по" вторного использования для других целей. Проведем краткий обзор XML в Office Word 20071.

■           Формат Open XML в Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007 обеспечивает обратную совместимость, обуславливая возможность использования файлов, сохраненных в формате XML из Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP и Microsoft Office 2003.

■           Файлы, создаваемые в Office Word 2007, по умолчанию имеют новое рас" ширение, отражающее это нововведение (.docx).

■           Файлы, сохраненные в прежних версиях Office Word (форматы, отличные от XML), полностью поддерживаются в Office Word 2007.

Совет. Новая команда Publish (Опубликовать) в меню File (Файл) позволяет создать рабочее пространство для текущего докумен" та, сделать документ общедоступным на сервере управления до" кументами (например, на сервере Microsoft Office SharePoint Server 2007), либо опубликовать документ в виде записи в интер" нет"журнале.

Быстрое создание профессиональных графиков с помощью SmartАrt

Инструмент SmartArt – прекрасный метод создания рисунков или графиков, отражающих данные в документах. С помощью SmartArt можно  создавать сложные диаграммы, отражающие информационные процессы, иерархии, циклы  и отношения.

Выберите SmartArt  на вкладке Insert (Вставка), чтобы начать работу; затем выберите один из четырех базовых стилей (List [Список], Process [Процесс],  Cycle  [Цикл],  Hierarchy [Иерархия], Relationship [Связь],  Matrix [Матрица] и Pyramid [Пирамида]), чтобы создать именно ту диаграмму, которая необходима в текущем документе. Каждый стиль  имеет  несколько десятков настраиваемых параметров (см. рис. 4%4).

1 За дополнительной информацией по XML в приложениях Microsoft Office System обратитесь к блогу менеджера по Microsoft Office System Брайана Джонса по адресу http:// blogs.msdn.com/brian_jones/.

Рис. 4-4. Инструмент SmartArt позволяет быстро создавать сложные диаграммы, добавляя в них изображения, описания и другие элементы

Совет. Гибкость – одно из главных преимуществ компонента SmartArt. При построении диаграммы, отражающей объем про" даж, либо создании новой организационной диаграммы для под" разделения компании, можно использовать широкий спектр воз" можностей,  способствующих достижению  необходимого результата.

Подсчет слов

Если вы ответственны за написание определенной спецификации, инструмент Word Count (Число слов) облегчает отслеживание размера документа при его создании. Более того, не нужно выполнять какие%либо действия, чтобы отобразить этот элемент; он отображается постоянно в левом нижнем углу окна Office Word  2007 (см. рис. 4%5).

Рис. 4-5. Новый инструмент Word Count

(Число слов) позволяет отслеживать размер документа непосредственно во время его

создания

При составлении документа Office Word 2007 отображает число слов в документе, а также осуществляет проверку орфографии и грамматики при наборе текста.  (Эта функция действует аналогично проверке текста в Office Word  2003, при  которой  орфографические и грамматические ошибки в документе отмечаются подчеркиванием.)

Совет. Чтобы подсчитать количество слов в статье или текстовом поле, выделите соответствующий фрагмент текста. В строке со" стояния отобразятся два числа (например, 35/1250), первое из ко" торых отражает число слов в выделенном тексте, а второе – общее число слов в документе.

Оперативная статистика документа

Если вы хотите быстро получить представление о различных элементах ва" шего документа, щелкните правой кнопкой мыши на строке состояния в окне Office Word 2007. Появится всплывающее меню с информацией о различных элементах, включая число строк, столбцов и секций, а также о состоянии та" ких элементов, как подписи и разрешения, об отслеживании изменений, па" раметрах ввода и отображения.

Щелкнув на любом из элементов, его можно разместить в строке состоя" ния. Например, щелкните на опции Line Number (Номер строки), чтобы доба" вить соответствующий индикатор в строку состояния слева от счетчика слов. Чтобы удалить элементы, вновь щелкните на строке состояния правой кноп" кой мыши и выключите элемент, который требуется скрыть.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий