Жизненно важные системы: помощь и безопасность Microsoft Office System

■           Улучшенная система справки

■           Использование подсказок Super Tooltip

■           Изменения в Microsoft Office Online

■           Защита файлов

Продуктивность находится в прямой зависимости от движения: продвижение проекта, создание документов, выполнение задач, назначенных в планировщике и т.д. Не зависимо от того, кто вы: руководитель крупной компании или единоличный владелец фирмы, работающий в офисе  без других сотрудников,  способность преодолевать препятствия  сегодня обуславливается тем, насколько вы (или ваш  отдел/компания) можете быть продуктивны в работе.

Данная глава посвящена двум важным системам, помогающим поддерживать продуктивность использования 2007 Microsoft Office System. Система справки в версии 2007 удалена с панели задач и теперь немедленно связывает пользователей с расширенными и усовершенствованными ре сурсами.  Улучшения в методах завершения и защиты документов обеспечивают целый ряд  способов  разграничения доступа пользователей к документам и степени доступа, определяющей, какие элементы пользователи могут изменять, открывать для общего доступа, а также могут ли они распечатывать принимаемые файлы.

Улучшенная система справки

Системы справки в программном обеспечении, как правило, не приносят много пользы.  Пользователи, которые на них надеются (довольно странно, но согласно статистике это чаще всего достаточно опытные пользователи),  хотят быстро  выяснить, чего не хватает, что не работает или не помогает. Так как пользователи при возникновении препятствия в рабо те, желая быстро получить ответ на вопрос, обращаются именно к справке, довольно сильно разочаровывает тот факт, что им приходится нажимать (F1)  и просматривать справочный материал в поиске  необходимой помощи.

Если вы пользователь, предпочитающий самостоятельно разбираться в новых программах, то, вероятнее всего, вы будете открывать все меню и изучать доступные опции в попытках выяснить для себя все необходимое, вместо того, чтобы обратиться к справочному ресурсу. Если вы предпочитаете сначала ознакомиться с инструкцией (тогда эта книга для вас!), то сначала вы обратитесь к печатным материалам (или держите книгу под рукой  при самостоятельном изучении программы). Итак, где же необходима  система справки? Справка необходима тогда, когда ни в одном из  других ресурсов невозможно найти необходимый материал, чтобы преодолеть проблему; если вся надежда на справку, то она должна быстро выдавать необходимый ответ.

Администраторы могут организовать хорошую систему справки в виде первой  линии  службы поддержки пользователей, не имеющих опыта  работы с приложением  Microsoft Office.  Краткое введение в систему справки может предоставить пользователям целый  набор способов уст ранения неполадок (и ресурсов для разработки, таких как шаблоны, онлайн-тренинг и т.д.); в перспективе они могут сэкономить для компании время и деньги, которые были бы потрачены на поиск ответа, расстояние до которого  на самом  деле  измеряется всего  несколькими щелчками мыши.  Справочный ресурс, отвечающий требованиям пользователей, независимо от того, где они находятся, и предоставляющий детальные справочные сведения (начиная от простого названия инструмента [подсказки ToolTip] и заканчивая статьями, шаблонами, группами новостей, видеоматериалами и тренингами), обеспечивает постоянную поддержку там, где другие самостоятельные приложения, по большей части, беспо мощны.

Изменения в справочной системе продукта версии 2007 призваны обеспечить наилучшую обработку вопросов пользователя в самые  кратчайшие сроки. Новая система справки Microsoft Office  снабжена областью просмотра справки, обеспечивающей поиск, отображение и сохранение справочной информации, связанной с действием, которое пытается вы полнить пользователь.

На рис. 3-1 показано окно Help (Справка) в релизе 2007. Панель инст рументов содержит уже знакомые средства навигации: кнопки Back (На зад),  Forward (Вперед) и Stop (Стоп),  а также новую  команду Refresh (Обновить), предназначенную для обновления содержимого окна по мере

необходимости. Инструмент Application Home (Сайт приложения) позволяет осуществить доступ  к дополнительной информации, связанной с используемой в данный  момент программой.

Четыре дополнительных инструмента помогают искать и просматривать  справочную информацию, а также сохраняют найденный материал. Кнопка TOC (Содержание) позволяет отобразить перечень тем справки, связанных с текущим приложениям (см. рис. 3-2), инструмент Text Size (Размер текста) позволяет увеличить (или уменьшить) размер текста в окне Help (Справка), инструмент Print (Печать) выводит на печать содержимое текущего окна,  а кнопка  Pin (Скрепка) позволяет «закрепить» текущую страницу справки с открытом состоянии так, чтобы к ней можно было обращаться во время работы.

Back (Назад)

Forward (Вперед) Stop (Стоп)

Refresh (Обновить) Application Home

(Сайт приложения)

TOC (Содержание)

Pin (Скрепка)

Рис. 3-1. Новый внешний вид окна системы справки

2007 Microsoft Office System Help

Print (Печать) Text size

(Размер текста)

Рис. 3-2. Инструмент TOC содержит ссылки на справочную информацию, связанную с выполняемой задачей

Возвращение F1

Если вы привыкли использовать клавишу (F1)  для получения контекстной справки при работе с вашим любимым приложением, рады вам сообщить, что теперь клавиша (F1) вернулась в ряды инструментов Microsoft Office. Майк Келли из Microsoft Office Оnline говорит: «В версии 2003 эта возможность не была реализована по технической причине, которую мы устранили. При на’ жатии (F1) не всегда отображаются контекстные ссылки, однако в любом слу’ чае при этом вы сможете осуществить поиск… И мы предусмотрим контек’ стные ссылки для большинства активно используемых диалоговых окон (еще одно преимущество онлайн’справки в том, что она позволяет выявить наи’ более популярные строки поиска и контекстные запросы, на совершенство’ вании которых можно сконцентрировать усилия в первую очередь)».1

1  Майк  Келли, из  Microsoft Office  Online,  комментируется в блоге Дженсена Харриса:

http://blogs.msdn.com/jensenh/archive/2005/11/29/497861.aspx.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий