Удаление личной или частной информации из файла Microsoft Office System

Инструмент Document Inspector (Инспектор документов) (доступен в Office Word  2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007) осуществляет в файле поиск информации, которая могла быть случайно включена в законченный документ. При выборе  пункта Finish  (Подготовить) и затем Document Inspector (Инспектор документов) в меню File (Файл)  появляется окно Document Inspector (Инспектор документов) с опциями, показанными на рис. 3-6.

Рис. 3-6. Инструмент Document Inspector

(Инспектор документов) может проверить

документ, рабочий лист или презентацию на

предмет потенциальных недостатков

После нажатия кнопки Inspect (Проверить) начинается оценка  документа, после  которой  отображается окно с результатами проверки (см. рис. 3-7). Чтобы удалить информацию, нажмите кнопку Remove All (Уда лить  все) для  любого элемента, который следует удалить; после этого нажмите кнопку  Reinspect (Повторить проверку), чтобы еще раз проверить  документ. Повторяйте эти действия до тех  пор, пока  документ не примет требуемый вид.

Совет. Процедура настройки файловых разрешений в Microsoft Office System идентична соответствующему процессу в Microsoft Office 2003, однако теперь настройка и управление файловыми разрешениями может осуществляться из меню File (Файл). Для работы с разрешениями конкретного файла откройте меню File (Файл), выберите Finish (Подготовить) и затем Restrict Permissions (Ограничить разрешения). В подменю выберите опцию, устанав’ ливающую требуемые параметры.

Рис. 3-7. Document Inspector (Инспектор документов) отображает результаты проведенной проверки

Добавление цифровой подписи

Цифровая подпись, также называемая цифровым  идентификатором, представляет собой электронный идентификатор, аутентифицирующий документ и подтверждающий достоверность его источника. Для  добавления цифровой подписи в файлы, создаваемые в Microsoft Office System,  необходимо либо подписаться на цифровой идентификатор от партнера Microsoft, либо создать его самостоятельно.

Присвоение документу статуса завершенного

Чтобы по окончании работы над документом сохранить его в файле, доступном только  для чтения (чтобы другие могли читать, но не могли вносить в него изменения), выберите Mark As Final  (Пометить как окончательный) в подменю  Finish  (Подготовить). Приложение  предложит сначала сохранить файл; нажмите Yes (Да), чтобы сохранить окончательную версию  файла. Теперь все команды, с помощью  которых пользователи могут изменить и повторно сохранить файл, отключены, что позволяет сохранить файл в исходном  состоянии.

Примечание. Из Microsoft Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Access 2007 можно обратиться в Trust Center (Центр управления безопасностью), открыв меню File (Файл) и выб’ рав команду Options (Параметры) в правом нижнем углу меню. Вы’ берите Trust Center (Центр управления безопасностью) в окне Options (Параметры), чтобы открыть параметры безопасности и конфиденциальности в рамках того или иного приложения.

Прежние методы защиты документов

Помимо  перечисленных новых  параметров защиты в Microsoft Office  System, можно  по-прежнему использовать  проверенную функцию

Protect Document (Защитить документ), доступную теперь на вкладке Review (Рецензирование) в Microsoft Word 2007, а также функции Protect Sheet (Защитить лист) и Protect Workbook (Защитить книгу) на командной вкладке Review (Рецензирование) в Office Excel 2007. Обе команды позволяют настроить различные уровни защиты и назначить пароли для  файлов во избежание несанкционированного доступа к ним.

Читайте далее

В данной  главе  проведен краткий обзор двух  важных систем,  работающих  в фоновом  режиме при создании документов, подготовке рабочих листов  и разработке презентаций. Нововведения, такие как  подсказки Super Tooltips и параметры защиты широкого спектра действия, делают новые  приложения универсальными  инструментами для  ежедневной работы.

Со следующей главы  начинается вторая часть  книги. Вы изучите новые возможности и усовершенствования, помогающие создавать профессиональные документы в Office Word  2007.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий