Сбор, поиск и распространение информации в ОneNote 2007

■           Новый внешний вид Оffice ОneNote 2007

■           Работа с несколькими записными книжками

■           Сбор заметок и информации

■           Использование инструментов рисования и таблиц

■           Планирование работы над заметками

■           Усовершенствованные возможности быстрого поиска заметок

В современном мире, пронизанном информацией, поиск нужных данных не представляет особого труда, чего нельзя сказать об упорядочивании информации. Очень многим людям  приходится обрабатывать огромные  объемы  информации с момента утреннего подъема и до отхода  ко сну вечером.  Мобильный телефон связывает с родственниками, друзьями и коллегами, PDА хранит расписание и запланированные мероприятия, MP3плеер автоматически загружает  ваши  любимые композиции, по ступающая электронная почта  содержит новости, файлы и приглаше ния  на встречи, а просматриваемые вами  вебстраницы и вовсе  могут содержать все, что угодно.

Microsoft Оffice ОneNote 2007 – это программа, предназначенная для  борьбы с информационными «перегрузками» посредством более эффек тивной  организации, управления, сбора и использования получаемой вами информации. Программа Оffice  ОneNote 2007, призванная оказы  вать поддержку при  сборе,  упорядочивании, поиске  и использовании поступающей информации, содержит большой набор возможностей, по могающих быстро сохранять (на настольном компьютере, ноутбуке, ком пьютере Tablet PC, устройстве Microsoft Windows Mobile и др.) цифро  вую  информацию любого  типа  (текст, изображения,  вебстраницы, сообщения электронной почты, а также аудио и видеозаписи) и быстро открывать их при необходимости.

При первом  открытии Оffice ОneNote 2007 программа отображает ком понент ОneNote Guide (Гид по ОneNote) – образец записной книжки, ко торый  можно использовать для испытания различных задач при изуче  нии работы в Оffice  ОneNote 2007. Первая страница содержит обзор  с информацией о том, как  начать пользоваться различными возможнос тями  программы (см. рис. 81). В обзоре предлагается щелкнуть на лю бом месте стартовой страницы и ввести ваше имя, чтобы получить пред ставление о методе добавления заметок в любом месте и в любой удобной форме.

Рис. 8-1. Стартовое окно Оffice ОneNote 2007

На рис. 82 показана структура окна Оffice ОneNote 2007. Имена откры тых записных книжек (в данном примере – Образец Оne Note 2007, Лич ная  записная книжка и  Рабочая записная книжка) отображаются на вкладке навигации слева, вкладки секций для выбранной записной книж ки отображаются вверху окна, а вкладки страниц располагаются вдоль  правой  стороны  области заметок, что облегчает выбор нужной записной книжки, секции  или страницы (см. рис. 82).

Рис. 8-2. Чтобы выбрать нужную записную книжку, секцию или страницу, щелкните на вкладке элемента слева, вверху или справа от области заметок

Совет. Одним из нововведений в Оffice ОneNote 2007 является возможность работы с несколькими записными книжками. Теперь можно открыть несколько записных книжек одновременно и переносить информацию из одной записной книжки в другую посредством перетаскивания.

Щелкните на двойной стрелке в правой  части навигационной панели, чтобы развернуть ее и отобразить перечень открытых записных книжек и секций  в текущем сеансе  работы (см. рис. 83). Щелкните на элементе списка, чтобы перейти к нему; также можно  перемещать секции  из од ной записной книжки в другую  (или переупорядочивать элементы) по средством перетаскивания имен секций  в другое место списка.

Рис. 8-3. Чтобы развернуть или свернуть навигационную панель, щелкните на двойной стрелке в правом верхнем углу

В Оffice ОneNote 2007 есть два меню, отражающих важные возмож  ности программы. Меню Share (Доступ) позволяет создавать записные книжки для общего доступа и поддерживать сеансы  обмена заметками в режиме реального времени, меню Table  (Таблица) содержит коман ды, необходимые для  добавления и работы с таблицами на страницах заметок.

Совет. Для получения более подробной информации по работе с общими записными книжками и поддержке сеансов обмена записями в режиме реального времени, обратитесь к параграфу «Общий доступ к заметкам в режиме реального времени» далее в этой главе. Чтобы узнать больше о новых возможностях работы с таблицами, обратитесь к параграфу «Использование инструментов рисования и таблиц».

Использование шаблонов для настройки заметок

В Оffice ОneNote 2007 есть несколько десятков шаблонов страниц, с помощью которых можно упорядочивать заметки. Начав работу с пустой страницы и затем применив шаблон, либо выбрав шаблон изначально, вы сможете применить к своим данным наиболее подходящий стиль.

Чтобы выбрать шаблон страницы, щелкните на кнопке списка New Page (Новая страница) и выберите More Template Choices and Оptions (Дополнительные параметры и варианты шаблонов) внизу отображаемого списка. В пяти категориях (Planners [Планировщики], Decorative [Декоративные], Business [Деловые], Blank [Пусто] и Аcademic [Для учащихся]) представлен набор готовых шаблонов, которые можно использовать в качестве базовой структуры для хранения информации. Щелкните на категории, чтобы отобразить опции в списке; щелкните на элементе списка, чтобы отобразить страницу заметок в соответствующем конкретном представлении.

Работа с несколькими записными книжками

В Оffice ОneNote 2007 можно открывать, обрабатывать и осуществлять перенос информации между несколькими записными книгами  в рамках одного сеанса работы.  Как правило, не возникает необходимости одно временно работать над  информацией, связанной сразу с несколькими проектами. При  подготовке рекламной стратегии для  нового продукта можно,  например, работать с записной книгой,  содержащей  информа цию о продукте, а при непосредственном запуске проекта – с другой за писной книгой.

Новый внешний вид окна Оffice ОneNote 2007 облегчает переключе ние между записными книгами; просто щелкните на вкладке нужной за писной книги слева от окна. Кроме того, можно также копировать и встав лять  информацию в записные книги  и легко  распространять  данные посредством выделения, перетаскивания и расположения информации из одной записной книги на вкладку другой.

Настройка параметров записной книжки

Теперь, когда можно открыть несколько записных книжек в рабочей области в рамках одного сеанса работы в Оffice ОneNote 2007, необходим способ разграничения записных книжек, когда несколько книжек открыто в рабочей области. Выбрав команду Notebook Properties (Свойства записной книжки) в меню File (Файл), можно присвоить записной книжке имя и присвоить ей цвет. В диалоговом окне Notebook Properties (Свойства записной книжки) можно ввести экранное имя для записной книжки и выбрать цвет ее вкладки. Нажмите ОK, чтобы сохранить параметры, после чего новый цвет и имя отразятся на вкладке записной книжки в навигационной панели.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий