Представления сводных таблиц: больше поддержки, больше интуитивности

Если ваша  работа подразумевает обработку больших объемов данных и их отображение в гибком и понятном другим пользователям формате, то вам понравятся возможности Office Excel  2007, облегчающие восприя$ тие и использование сводных таблиц. Иногда, казалось бы, простые вещи  могут иметь решающее значение, например, функция Undo (Отменить), которая теперь доступна для большей части операций, знакомые инди$ каторы в виде  плюсов  и минусов для  развертывания данных, а также сортировка и фильтрация.

Расширенная поддержка сводных таблиц

Начните создание сводной  таблицы с выбора  диапазона данных, кото$ рый необходимо представить в отчете, затем выберите PivotTable на ко$ мандной  вкладке Insert  (Вставка). Появится  диалоговое окно Create PivotTable (Создание сводной  таблицы) с предложением подтвердить выбранный диапазон и указать место, в котором  будет создана сводная таблица – в новом или существующем рабочем листе. Выберите нужную опцию и нажмите OK.

PivotTable Field List (Список полей сводной таблицы) отображается в виде панели в правой  части рабочей области, а над пользовательским ин$ терфейсом отображается контекстная вкладка PivotTable Tools (Работа со сводными таблицами) (см. рис. 5$11). Вкладка Design (Конструктор) по$ зволяет выбрать структуру сводной таблицы, применить стили Quick Style, например, к заголовкам столбцов и строк, а также выбрать дизайн табли$ цы в галерее PivotTable Quick Styles (Стили свободной таблицы).

Рис. 5-11. Среди новых возможностей сводных таблиц следует выделить улучшен%

ный список полей, возможность отмены операций, а также значительно расширенный набор инструментов

Улучшенные сводные диаграммы PivotChart

Завершив работу над сводной таблицей, ее значения можно отобразить на сводной диаграмме для иллюстрации данных. Расширенные возмож$  ности  сводных  диаграмм аналогичны усовершенствованиям в методы  построения графиков в Office Excel 2007; при создании сводной диаграм$ мы в вашем распоряжении имеются инструменты обычных графиков и инструменты сводных  диаграмм, что обуславливает широкие возмож$  ности анализа, отображения, сортировки, редактирования и сохранения информации (см. рис. 5$12).

Рис. 5-12. Дополнительные средства управления сводными диаграммами позволяют отображать данные множеством различных способов

Интервью с сотрудником «кухни» 2007 Microsoft Office System

Мор Хези, старший менеджер проекта, 2007 Microsoft Office System

Можете ли вы назвать наиболее интересные для себя новые возмож’ ности Office Excel 2007?

Мне очень нравятся две возможности программы. Первая из них – это преобразование диапазона ячеек в таблицу и последующее использова! ние быстрого форматирования. Лично я как пользователь Office Excel тра! тил много времени на форматирование таблиц: выделение заголовков, разграничение строк, изменение цветов ячеек и т.д. Теперь же Office Excel 2007 невероятным образом распознает таблицу даже при щелчке лишь на одной ячейке в диапазоне. Галерея стилей таблицы проста, удобна и придает электронным таблицам прекрасный вид, так что таблицу можно сразу вставлять в слайд презентации Microsoft Office PowerPoint 2007. Второй особенностью приложения, которая мне очень понравилась, яв! ляется новый набор инструментов для работы со сводными таблицами PivotTable. Раньше я всегда испытывал дискомфорт при работе с пред! ставлениями сводных таблиц. Мне казалось, они могут понравиться толь! ко чокнутому. Теперь же представления сводных таблиц стали простыми в использовании благодаря инструментам с перетаскиванием элемен! тов, а также стало очевидным, зачем и когда следует использовать свод! ную таблицу для анализа информации. Кроме того, очень занимательно переключать поля и наблюдать за изменением результатов таблицы; это дает дополнительное представление о происходящем.

Каким образом в данной версии Office Excel 2007 реализованы поже’

лания пользователей, занятых в бизнесе?

Прежде всего, большинство клиентов сошлось во мнении, что бизнес! пользователи задействуют лишь 10 возможностей Office Excel 2003. Даже с учетом того, что пользователи работают лишь с некоторой частью возможностей, мы приложили все усилия, чтобы пользователям было легче найти необходимые функции именно тогда, когда они в них нужда! ются. Кроме того, нашей целью было упростить работу с возможностя! ми, которые прежде адресовывались опытным пользователям. Кроме того, сегодня нашим клиентам часто требуется распространять электрон! ные таблицы и сохранять у себя одну копию «для верности». При этом они нередко путаются в различных версиях материала и теряют контроль над информацией. На этот случай предусмотрена интеграция с Excel Services для сохранения электронных таблиц на сервере с предоставлением к ним доступа посредством Office Excel Web Аccess.

В данной версии программы представлен набор прекрасных возмож’

ностей визуального представления данных: наборы значков, полосные графики, усовершенствованные диаграммы и т.д. Что вы знаете о среднестатистическом пользователе, для которого были добавлены все эти возможности? Как, по вашему мнению, будут восприняты эти нововведения?

Эти функции до сих пор «срывают аплодисменты» пользователей демон! страционных версий продукта. Полосные диаграммы, наборы значков, карты значений и другие возможности условного форматирования про! сты в понимании и в использовании. Чем больше объем данных, который вы анализируете, тем сложнее определить тенденции, провалы или мо! менты, относительно которых необходимо принимать важные решения. Я думаю, что пользователи сначала будут слишком интенсивно исполь! зовать эти возможности, чтобы приукрасить свои электронные таблицы, однако со временем, как мне кажется, эти функции станут незаменимы! ми инструментами для ведения бизнеса. Диаграммы активно использу! ются для представления данных другим пользователям. Их вставляют в документы Office Word и презентации Office PowerPoint. Людям нравится составлять презентабельные отчеты. Это формирует впечатление об их профессионализме и помогает восприятию результатов. Новые диаграм! мы в трехмерном виде, с эффектами затенения и автоматической на! стройкой цветов в соответствии с примененной к документу темой – пре! красный инструмент для таких пользователей.

Чем было для вас столь активное участие в таком масштабном проек’

те?

Я счастлив и невероятно горжусь тем, что мне довелось стать непосред! ственным участником разработки версии 2007 продукта Microsoft Office System. Самое приятное, что ты один из первых людей, кто может рабо! тать с новейшим продуктом. В частности, Office Excel 2007, вероятно, яв! ляется одним из наиболее распространенных программных продуктов в мире. Работать руководителем проекта и быть членом группы разработ! ки – большая удача. Каждый день узнаешь что!то новое, а положитель! ные отзывы клиентов доставляют большое удовольствие.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий