Общий доступ к заметкам в режиме реального времени ОneNote 2007

Еще одним способом предоставления доступа к записным книжкам и обсуждения всех элементов сразу в режиме реального времени явля

ется приглашение пользователей к участию в интерактивном сеансе со здания заметок. При  выборе команды Live  Sharing Session  (Совмест ный сеанс) и затем команды Start Sharing Current Section (Начать со вместное использование текущего раздела)  в меню  Share (Доступ)  открывается область задач Start Live Session  (Начать совместный се анс) (см. рис. 814).

Рис. 8-14. Запуск интерактивного сеанса создания

заметок осуществляется посредством нажатия кнопки и отправки сообщения электронной почты

Здесь можно  ввести необходимую информацию, выбрать страницы для  общего доступа и запустить сеанс. При  выборе  опции  Invite Parti cipates (Пригласить участников) на второй странице области задач Start  Live Session (Начать совместный сеанс) отображается сообщение элект  ронной почты с приглашением к участию в сеансе общего доступа.  Про сто добавьте пользователей в строку To (Кому) и отправьте сообщение.  После этого другие пользователи смогут принять участие в сеансе, про сто открыв вложение, и вы сможете просматривать заметки, добавлять текст  и рисунки и запрашивать мнение пользователей во время сеанса общего доступа.  По окончании сеанса заметки автоматически сохраня ются на компьютере каждого участника.

Отправка заметок по электронной почте

Сбор информации в Оffice ОneNote 2007 осуществляется столь просто и интуитивно, что  за  небольшой промежуток  времени можно  записать большое  количество заметок, файлов, интернетроликов и других эле ментов. Вы можете делиться полученной информацией с другими пользо вателями, чтобы  обеспечить использование ими идентичной информа ции и исключить создание дубликатов результатов ваших собственных усилий.  Одним из способов предоставления общего доступа к записной книжке является отправка выделенных страниц другим пользователям в виде вложений в сообщениях электронной почты.

Если  открыть меню File (Файл)  и выбрать Email (Электронная по чта), откроется окно сообщения электронной почты, и текущая страница заметок будет  присоединена к сообщению  в виде  файла (см. рис. 815). Перед отправкой страницы можно сначала ввести пользователей в курс  дела, отправив небольшое ознакомительное сообщение. Пользователи Оffice ОneNote 2007, получившие файл, могут добавить страницу в свои собственные записные книги,  а пользователи, не работающие в Оffice  ОneNote 2007, могут просматривать страницу записной книжки как часть электронного сообщения.

Рис. 8-15. Страницы записной книжки могут быть отправлены другим пользовате лям по электронной почте; пользователи, работающие с Оffice ОneNote 2007, могут сохранить страницу прямо в своих записных книжках

Интервью с сотрудником «кухни» 2007 Microsoft Оffice System

Даниэль Эскапа, руководитель проекта Оffice ОneNote 2007

Каковы наиболее интересные для вас новые возможности Оffice ОneNote 2007?

Это довольно сложный вопрос, сродни вопросу «кого из ваших детей вы любите больше всего?». Наверное я отдал бы предпочтение функции калькулятора. Она позволяет просто ввести несколько простых уравнений, после чего Оffice ОneNote 2007 выполнит их вычисление. Чтобы узнать, сколько будет 76, просто введите 76=, и Оffice ОneNote 2007 выведет результат. Это не требуется каждый день, но когда необходимо что-то быстро посчитать, эта функция незаменима.

Как вы представляете себе рядового пользователя Оffice ОneNote

2007? Какие действия он будет пытаться выполнить?

На самом деле все люди – пользователи; они просто еще об этом не знают. Все мы имеем дело с ежедневно фиксируемой информацией, однако при этом мы не обеспечиваем эффективное хранение и быстрый поиск данных. Все наше рабочее место заклеено записками, все тетради, блокноты, книги исписаны заметками на полях, повсюду клочки бумаги с записями… Доходит до того, что пользователи сами себе отправляют сообщения электронной почты с напоминаниями. Почти у всех людей есть информация, которую необходимо хранить: числа, данные о товарах, лекционные записи или заметки, сделанные на собрании. Обстоятельства складываются так, что мы делаем записи и никогда больше к ним не обращаемся; кроме того, эти записи очень трудно найти, когда они нужны. Оffice ОneNote 2007 – вот где нужно хранить всю эту информацию для дальнейшего обращения! Пусть эта программа станет надстройкой для вашего головного мозга!

Какая функция в этой версии Оffice ОneNote 2007, по вашему мнению,

вызовет всеобщий ажиотаж?

Общий доступ к записным книжкам. Представьте себе, что у вас есть возможность предоставления общего доступа сотрудников к своей записной книжке, где каждый из них может вносить коррективы и дополнения. Вы можете обмениваться информацией, заметками, сделанными на собрании, не дающими покоя мыслями и другой информацией, необходимой всем сотрудникам (документы, страницы с аннотациями, вложенные файлы и т.д.). Общая записная книжка сродни книге отзывов и предложений, только в данном случае множество пользователей могут одновременно вносить изменения, вы можете забрать записную книжку с собой на время автономной работы, а также придавать страницам насыщенный вид, не останавливаясь на простом текстовом информационном наполнении. И все работает безупречно. Эту технологию можно также использовать для синхронизации личной записной книжки с настольным компьютером. Вслед за общим доступом к записным книжкам следует расположить усовершенствованные возможности рисования и синхронизацию задач Оffice Оutlook 2007.

Действительно ли большая часть пользователей работает с Оffice ОneNote

2007 на различных устройствах, например, Tablet PC, настольных компьютерах и PDА? Или же пользователи предпочитают работать с Оffice ОneNote 2007 на одном, наиболее подходящем для них компьютере?

В действительности, верно все, что вы сказали; Оffice ОneNote 2007 может работать на настольных компьютерах, ноутбуках, устройствах Tablet PC и теперь также поддерживает устройства Windows Mobile. Большая часть пользователей мобильны и работают с ноутбуками, используют Оffice ОneNote 2007 на совещаниях, переговорах, занятиях и т.д. С Оffice ОneNote 2007 работать стало еще проще, так как появилась возможность быстрой синхронизации заметок между всеми компьютерами. Кроме того, с помощью ОneNote Mobile теперь можно делать заметки на карманном компьютере или смарт-фоне с последующей синхронизацией с Оffice ОneNote 2007, включая фотографии с мобильного телефона и голосовые сообщения. Также можно напрямую передавать заметки из Оffice ОneNote 2007 в Оffice ОneNote Mobile на вашем портативном компьютере. Теперь мои записи всегда со мной, где бы я ни был.

Чем стало для вас участие в столь масштабном проекте?

В действительности, я не знаю, как работать иначе, так как я присоединился к коллективу во время работы над данным релизом. Все сотрудники были великолепны в работе и трудились не покладая рук, чтобы дать пользователям то, что им необходимо. Должен сказать, что испытываю невероятные чувства, когда оглядываюсь назад и вспоминаю, что было сделано в Оffice ОneNote 2007, равно как и в продукте Microsoft Оffice в целом – это просто потрясающе! Новый пользовательский интерфейс, новые форматы файлов, новые возможности интеграции с сервером и многое другое – все это захватывает дух, и я горжусь, что являюсь непосредственным участником этого великолепия.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий