Использование Office Groove 2007 с библиотеками документов Office SharePoint

Office Groove 2007 – прекрасное средство для работы над совместными проектами. Его можно использовать, например, для разработки и выпуска нового каталога, подготовки события или разработки учебного курса для  отдела информационных технологий. Однако, вероятнее всего, вам при’

дется работать с проектом, которым в данный  момент занимается орга’ низация, и здесь оказывается незаменимой интеграция Office Groove 2007 с библиотеками документов Office SharePoint.

Windows SharePoint Services и Office SharePoint Server 2007 исполь’ зуются во многих компаниях для хранения, распространения, управле’  ния и обработки данных в больших масштабах с соблюдением безопас’  ности. При работе с Office  Groove 2007 совместно с Office  SharePoint Server 2007 или  с групповым сайтом  Windows SharePoint Services V3, можно, заблокировав документ в исходном месте, коллективно редакти’ ровать его в рабочем пространстве Office Groove 2007, после чего просто  возвращать его обратно в библиотеку документов Office SharePoint. Кро’ ме того, можно также осуществлять синхронизацию файлов в рабочем пространстве Office Groove с содержимым библиотеки документов Office  SharePoint на протяжении всего проекта.

Для настройки Windows SharePoint Services нажмите кнопку  Add  A Tool To This  Workspace (Добавить инструмент в это рабочее простран’ ство) в окне рабочего  пространства и выберите SharePoint Files (Файлы SharePoint). Отобразится окно Setup (Настройка), в котором  можно  на’ чать  работу (см. рис. 11’10).  Вам понадобится URL сайта  SharePoint,  с содержимым которого следует синхронизировать файлы, а также необ’ ходимые права доступа к сайту.

Рис. 11-10. Добавьте инструмент SharePoint Files (Файлы SharePoint) для работы с файлами из библиотек документов Office SharePoint

Одной из самых  замечательных особенностей Office  Groove 2007 явля’ ется  предоставление сотрудникам пространства для  совместной рабо’ ты, независимо от того, подключены ли все они к сети в данный  момент времени. Когда вы работаете автономно, другие пользователи могут пуб’ ликовать и обновлять файлы, отправлять вам сообщения и продолжать работу над проектами. Когда вы следующий раз войдете в систему Office  Groove 2007, все изменения автоматически загрузятся на ваш компью’ тер,  и вы сможете с ними работать, независимо от того, где и когда это происходит. В данном параграфе рассказывается о методах использова’ ния Office Groove 2007 в типичном рабочем сеансе.

При первом  входе в Office Groove 2007 может отобразиться ряд тек’  стовых оповещений над значком Office  Groove 2007 в системном меню Windows с информацией о том, какие из рабочих пространств содержат данные и были ли получены новые сообщения (см. рис. 11’11). Щелкните на оповещении о рабочем пространстве, чтобы перейти прямо в это про’ странство и к новой информации. Кроме того, на панели Launchbar (Па’ нель запуска) отображается информация о том, какие рабочие простран’  ства  содержат непрочитанные  данные  и сколько пользователей  в настоящий момент работают с пространствами (т.е. у скольких пользо’ вателей открыто окно рабочего пространства).

Рис. 11-11. При запуске Office Groove 2007 появляется окно с сообщением о наличии непрочитанных данных в рабочем пространстве

Совет. Office Groove 2007 можно настроить на автоматический запуск при входе в Windows. Для этого откройте меню Options (Параметры), выберите Preferences (Предпочтения), откройте вкладку Options (Параметры) и отметьте опцию Launch Groove When Windows Starts Up (Запускать Groove при входе в Windows) в области Startup Settings (Параметры запуска). Нажмите OK, чтобы сохранить настройки.

Для  быстрой  отправки сообщений  пользователям Office  Groove 2007 дважды щелкните на имени контакта на вкладке Contacts (Контакты) на

панели запуска любого рабочего  пространства (см. рис. 11’12). Введите текст  в окне Send  Message (Отправка сообщения) и нажмите Files (Фай’ лы), чтобы присоединить вложение. Кроме того, можно добавить других получателей сообщения с помощью команды Add More (Другие). Нажмите кнопку  Send (Отправить), чтобы  отправить сообщение;  после  этого  на экране отобразится сообщение о том, что от вас было получено сообще’ ние.

Рис. 11-12. Чтобы отправить сообщение другому члену

коллектива, просто дважды щелкните на имени контакта

Office Groove 2007 с помощью оповещений информирует о состоянии отправленного сообщения, что в особенности полезно при срочной обра’ ботке информации и необходимости знать о том, получил ли адресат от’ правленные данные. Оповещение информирует об отправке сообщения, получении сообщения и даже об открытии сообщения получателем.

Совет. Отправленные и полученные сообщения можно просматривать, упорядочивать, а также осуществлять поиск данных, выводить сообщения на печать и удалять старые сообщения с помощью кнопки Message History (История сообщений) (имеет форму конверта) в левом нижнем углу панели запуска или любого рабочего пространства.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий