Быстрое преобразование сообщений электронной  почты в элементы действий Office Outlook 2007

Одной из задач эффективной работы с электронной почтой является раз! деление сообщений, требующих немедленной обработки, и сообщений, которыми можно заняться позднее. В Office Outlook 2007 можно исполь! зовать улучшенную функцию пометки флагами для  определения важ! ных сообщений, требующих немедленных действий. При пометке сооб! щения флагом элемент автоматически добавляется на  панель To!Do  (Список дел).

Пометка элементов действий флагами для других пользователей

Улучшенная функция флагов также может использоваться для помет! ки отправляемых и принимаемых сообщений.  Если вы, например, толь! ко что закончили работу над черновым вариантом инструкции для  со! трудников, ее можно отправить в виде  сообщения электронной почты  другим пользователям, занимающимся тем же проектом, запросив у них отзыв  до конца недели.  Вы просите абонентов ответить к определенной дате,  поэтому  сообщение помечается флагом к исполнению. Так как со! общение  помечено  флагом, то при его получении адресатами оно авто! матически добавляется в имеющиеся у них панели To!Do (Список дел) в виде задачи с фиксированной датой выполнения (см. рис. 10!18).

Рис. 10-18. Усовершенствованные возможности работы с флагами позволяют

отправлять сообщения электронной почты, создающие элемент действия в списках дел других пользователей

Простота настройки электронной почты

В Office Outlook 2007 стало намного проще настраивать учетные записи электронной почты. Новая автоматизированная настройка учетных за!  писей просто запрашивает имя пользователя и пароль учетной записи, после  чего выполняет все остальные действия (см. рис. 10!19). Мастер определяет настройки сервера, автоматически настраивает учетную за!  пись, после чего отображает обновленное диалоговое окно E!Mail Accounts (Учетные записи электронной почты) с новой учетной записью и место! положением PST!файла учетной записи. После этого остается лишь про!  верить почту! В списке Personal Folders (Личные папки)  на навигацион! ной панели Mail (Почта) появится новая почтовая папка.

Рис. 10-19. Просто введите адрес электронной почты и пароль, и Office Outlook 2007 настроит за вас все необходимые параметры

Совет. В Office Outlook 2007 есть функция получения веб-почты и загрузки ее в папку Inbox (Входящие), что позволяет загружать почту с различных почтовых ящиков.

Создание и распространение электронных визитных карточек

Новая увлекательная и функциональная функция Office Outlook 2007 позволяет создавать, сохранять и распространять контактную информацию среди других пользователей в виде электронной визитной карточки. В окне New Contact (Новый контакт) выберите Business Card (Визитная карточка) на вкладке Contact (Контакт), чтобы изменить визитную карточку по умолчанию, созданную для нового контакта. В эти объекты можно вставлять фотографии и другие специальные элементы.

Визитные карточки можно легко отправлять другим пользователям по электронной почте, либо присоединять их к исходящим сообщениям. Просто выберите Options (Параметры) в меню Tools (Сервис) и откройте вкладку Mail Format (Сообщение) в диалоговом окне Options (Параметры). Выберите Signatures (Подписи), чтобы отобразить диалоговое окно Signatures and Stationery (Подписи), затем щелкните на элементе Business Card (Визитная карточка) в области Edit Signature (Изменить подпись), чтобы отобразить диалоговое окно Business Card (Визитная карточка), в котором можно выбрать карточку, присоединяемую к сообщениям.

С момента выхода Office Outlook 2003 на рынок,  RSS стала очень попу!  лярной технологией получения содержимого из Интернета. Интернет содержит неисчислимое множество интересных (и нужных) веб!страниц, но можно проводить долгие часы за поиском сайтов  с действительно ин! тересным и заслуживающим доверия содержимым. Если эти сайты под! держивают метод  передачи данных RSS (т.е. информация публикуется и распространяется издателем содержимого  посредством технологии RSS),  то эти данные можно принимать непосредственно в папку  Inbox (Входящие) в Office Outlook 2007, что позволяет значительно сократить время, проводимое за работой  в Интернете, и в любой момент получать доступ к необходимому содержимому.

Чтобы  использовать функцию RSS  в Office  Outlook 2007,  дважды щелкните на папке  RSS Feeds (Данные  RSS) в разделе Personal Folders (Личные папки)  на навигационной панели Mail (Почта). Появится окно с описанием основных принципов RSS  и информацией о том, как  начать работу (см. рис. 10!20).

Рис. 10-20. RSS-содержимое может доставляться прямо в папку Inbox (Входящие)

Примечание. При работе с Microsoft Internet Explorer 7.0 потоки данных RSS синхронизируются с Интернетом и с Office Outlook 2007, что обуславливает наличие различных способов чтения и использования наиболее интересного содержимого.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий