Защита файлов Microsoft Office System

Не так давно термин «глобальное рабочее пространство» воспринимался как нечто концептуальное и далекое, и мысль о том, что в один прекрасный день  все люди смогут  работать сообща  для  достижения результатов, была сродни мечте. Сегодня  глобальное рабочее пространство – это реальность. Мы работаем с группами пользователей по всему миру, связываемся с информационными центрами на различных континентах, осуществляем обмен файлами (или  работаем совместно в общем  рабочем пространстве в Интернете) для реализации  коллективных проектов и презентаций.

Подобный обмен данными – это огромное подспорье для малых и крупных компаний, однако при этом также возникает повышенная необходимость в защите важных документов. Компаниям требуется возможность защищать свои документы и секретные данные; пользователи должны быть уверены, что создаваемые ими документы попадают в нужные руки  (и только в нужные руки). Специалистам в области информации необхо дим метод  разграничения доступа, обуславливающий наличие или  отсутствие прав на изменение, печать или отправку полученных документов у тех или иных лиц. Независимо от размеров организации, повышение уровня безопасности файлов и функций защиты Microsoft Office System обеспечивает дополнительный уровень защищенности создаваемых и распространяемых материалов.

Завершение и защита файлов

В Office Word  2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007 меню File (Файл) содержит новую команду Finish (Подготовить), предоставляющую набор возможностей по защите завершаемых документов, рабочих лис тов и презентаций (см. рис. 3-4). Рассмотрим краткое описание некоторых из этих возможностей.

■           Опция Properties (Свойства) позволяет вводить идентификационную информацию об открытом файле, включая имя автора, ключевые слова, тему и др. (см. рис. 3-5).

■           С помощью  опции Inspect Document (Инспектор документов) можно  осуществлять поиск и удаление любой личной  или конфиденциальной информации в документе перед  его распространением.

Рис. 3-4. Команда Finish (Подготовить)

предоставляет набор

опций, которые можно использовать для

завершения и обеспе& чения безопасности

файлов

Рис. 3-5. Добавление идентификационной информации в файл с помощью команды Properties (Свойства)

■           Выберите опцию Restrict Permission (Ограничить разрешения), что бы настроить и осуществлять контроль доступа к вашим файлам других пользователей.

■           Выберите опцию Add  A Digital Signature (Добавить цифровую подпись), чтобы присоединить к документу скрытую подпись, отображаемую только  авторизованным получателям.

■           Используйте опцию Mark As Final (Пометить как окончательный), что бы сохранить доступную только  для чтения версию  файла во избежание изменения документа его получателями.

Совет. Опция Compatibility Checker (Проверка совместимости), имеющаяся в подменю Finish (Подготовить), позволяет проверить текущий документ на предмет совместимости данной версии фай’ ла с другими версиями программы.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий