Просмотр  документов в полноэкранном режиме чтения Microsoft Office System

В зависимости от типов документов, создаваемых вами в Office Word 2007, вам может показаться полезной возможность скрытия меню и панелей инструментов для  максимального освобождения пространства на экране. Для просмотра документа в полноэкранном режиме откройте вкладку View (Вид) и выберите Full Screen Reading (Режим чтения). Документ отображается в двухстраничном формате, а панель инструментов вверху экрана содержит команды для печати, сохранения, обзора  и изменения представления отображаемого документа (см. рис. 4%10).

Рис. 4-10. Полноэкранный режим чтения идеально подходит для просмотра и комментирования документов при их создании

Средства просмотра в полноэкранном режиме чтения

Полноэкранный режим чтения в Office Word 2007 отличается от полноэкран" ного режима в Office Word 2003 тем, что содержит полный набор средств ре" цензирования и просмотра документа, однако в этом представлении нельзя редактировать отдельные слова. Вместо этого, при выделении слова или фразы в документе, отображенном в полноэкранном режиме чтения, появ" ляется контекстное меню с командами Highlight (Выделить), New Comment (Добавить комментарий) и Research (Исследовать).

Проверка документа

Во время совместной работы над документом часто возникают ситуации, в которых несколько пользователей добавляют свои комментарии, вставляют фразы, изменяют форматы, удаляют текст и изображения. При этом возможно, что некоторые элементы, которые должны быть удалены, остаются в документе случайно. Чтобы  обеспечить присутствие в законченном  документе только необходимой информации, предназначенной

для  общего  доступа, можно  использовать функцию Document Inspect (Инспектор документов), доступную после выбора команды Finish  (Подготовить)  в меню File (Файл).

Инструмент Document Inspector (Инспектор документов) проводит пять  различных проверок документа (см. рис. 4%11). При выборе  команды Inspect (Проверить) Document Inspector (Инспектор документов) осуществляет выбранные проверки и отображает окно с результатами, оповещающее обо всех проблемах, найденных в документе. Просто нажмите кнопку Remove All (Удалить все),  чтобы  устранить проблему, и затем нажмите Reinspect (Повторить попытку), чтобы убедиться в отсутствии других проблем  в документе перед окончанием работы над ним.

Рис. 4-11. Document Inspector (Инспектор документов) выполняет пять различных

наборов проверок для исключения из документа информации, не подлежащей общему доступу

Окончание работы над документом

По завершении составления документа (после выполнения Document Inspector [Инспектор документов]) можно сделать файл доступным только для чтения, чтобы пользователи, читающие документ, не могли изменить его

тем или иным способом. Откройте меню File (Файл) и наведите указатель мыши на команду Finish (Подготовить). В появившемся вложенном меню вы" берите Mark As Final (Пометить как окончательный). Теперь пользователи смо" гут открывать, читать, распечатывать и отправлять документ по электронной почте, однако они не смогут изменять содержимое или форматирование в документе.

Улучшенная интеграция с Office SharePoint Server 2007

Если в вашей компании используется продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007, вы сможете пользоваться расширенными возможностями интеграции Office Word 2007 и Microsoft Windows SharePoint Services, а также Office SharePoint Server 2007. С помощью Office SharePoint Server 2007 можно организовывать, отслеживать и управлять документооборотом и выполнением задач, создавать библиотеки исходных материалов, связываться  с другими членами коллектива, упрощать процесс рецензирования и выполнять многие другие задачи.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий