Открытие общего доступа к календарям и их сравнение Office Outlook 2007

При  работе  с группой  занятых людей  поиск  времени, когда все смогут присутствовать на собрании, затруднителен.  В этом  случае помогают  приглашения по электронной почте, однако по!прежнему остается про!  блема координации времени. В Office Outlook 2007 есть несколько новых функций, помогающих планировать время собраний.

■           Отправка «снимка»  календаря сотруднику в сообщении электронной почты.

■           Подключение календарей Office SharePoint 2007 к Office Outlook 2007 и динамическая синхронизация данных между Office Outlook 2007 и Office SharePoint 2007.

■           Публикация календаря в Интернете с помощью Microsoft Office Online  Hosting Services.

■           Многослойное представление календарей для быстрого выявления не занятых временных промежутков.

Отправка календаря по электронной почте

При выборе команды Send  A Calendar Via E!Mail  (Отправить календарь по электронной почте)  на навигационной панели Calendar (Календарь) Office Outlook 2007 позволяет отправить HTML!представление инфор! мации из календаря. Это способствует удобству связи между вами и дру! гими людьми,  будь то клиент, работающий в другой  компании, или про!  сто друг. После щелчка на этой ссылке Office Outlook 2007 автоматически открывает окно нового сообщения и отображает диалоговое окно Send  A Calendar Via E!Mail (Отправка календаря по электронной почте) (см. рис. 10!10). Здесь указывается диапазон дат (можно  выбрать любой проме! жуток времени, начиная с текущего дня) и определяется степень деталь!

Рис. 10-10. Выберите набор информации, включаемый в календарь при его отправке по электронной почте другим пользователям

ности представления (можно включить отображение только свободного времени, включить ограниченные детали, например, сведения о доступ! ности  и предметные строки  из  записей календаря, а также полную  информацию для всех записей). Кроме того, с помощью кнопки Show (По! казать) в области Advanced  (Дополнительно) можно включить инфор! мацию, помеченную как частная, а также какие!либо данные, присоеди! няемые к записям календаря.

В диалоговом окне Send  A Calendar Via E!Mail  (Отправка календаря по электронной почте)  можно  также указать структуру  отправляемого сообщения с помощью опции E!Mail Layout (Макет сообщения электрон! ной почты), включив в него либо перечень событий, либо ваше  ежеднев! ное расписание. На рис. 10!11 показан пример сообщения, в котором дру! гому пользователю отправляется ежедневный календарь.

Рис. 10-11. Календарь можно быстро отправить другим пользователям по электронной почте

Три вещи, которые следует опробовать

Джин Бойс, автор книг «Microsoft Office Outlook 2007 Inside Оut» и «Microsoft Office Outlook 2007 Plain & Simple», рассказал о наиболее понравившихся ему нововведениях в Office Outlook 2007.

1.          Функция Attachment Preview (Предварительный просмотр файла) позволяет предварительно просматривать содержимое вложения без его открытия.

Функция Instant Search (Мгновенный поиск) помогает быстро найти сообщения, задачи и другие элементы.

2.          Возможность подписки, чтения и управления данными Really Simple Syndication (RSS) прямо из Office Outlook 2007.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий