Добавление  задач в календарь Office Outlook 2007

Рассмотрим еще одну функцию Outlook 2007, экономящую время и помо! гающую в организации данных. Теперь можно непосредственно планиро! вать  время для  работы над  задачами, перетаскивая их  в компонент Calendar (Календарь). Ранее задачи и компонент Calendar (Календарь) функционировали в некотором смысле раздельно; для отслеживания од! ного события или проекта в обоих представлениях необходимо было со! здавать записи для каждого из них, что удваивает усилия, прилагаемые к организации задачи. Так как список Daily Task List (Список ежедневных задач) отображает задачи на панели To!Do (Список дел) в соответствии с днем, когда истекает срок их исполнения, задачи уже упорядочены таким образом, что их можно  легко  перетащить в компонент Calendar (Кален! дарь), чтобы сэкономить время для их выполнения. С помощью списка Daily Task List (Список ежедневных задач) также можно менять срок исполне! ния задач, перетаскивая их с одной даты на другую, и панель To!Do (Спи! сок дел) будет отражать эти изменения.

Примечание. На практике мы редко выполняем абсолютно все задачи, намеченные на день. В процессе работы нам приходится прерываться и изменять приоритеты задач, в результате чего некоторые из них откладываются на следующий день. Если это происходит с задачей, созданной в Office Outlook 2007, она автоматически переносится на следующий день без какого-либо участия со стороны пользователя. Задача остается активной на панели ToDo (Список дел) (а также в списке Task [Задачи] и компоненте Calendar [Календарь]) до тех пор, пока вы не пометите ее как завершенную.

Рис. 10-4. Задачи из списка Daily Task List (Список ежедневных задач) панели To-Do (Список дел) автоматически отображаются в модуле Calendar (Календарь)

Присвоение цветов задачам, мероприятиям, сообщениям и контактам

Любому элементу, создаваемому в Office Outlook 2007, можно присвоить цветовую категорию, чтобы визуально выделить его независимо от ис! пользуемого представления. Например, чтобы было легко найти  только  что созданное предписание в модуле Calendar (Календарь), ему можно  присвоить цвет  с  помощью  кнопки  Categorize (Выбрать категорию) в пользовательском интерфейсе. При открытом окне Appointment (Встре! ча) нажмите кнопку  Categorize (Выбрать категорию) и выберите нуж! ный цвет в появившемся списке  (см. рис. 10!5).

Цветовые категории в Office  Outlook 2007 помогают унифицировать способ организации и поиска  информации. Так как категории распрост! раняются на почту, контакты, задачи и календарь, с их помощью можно  легко  визуализировать различия между типами данных, связанных с одним проектом или предназначенных для  достижения какой!либо од! ной цели. Например, если вы работаете над деловым отчетом,  то все со! брания, задачи и контакты, с которыми вы работаете при создании со! держимого отчета, могут  представлять собой категории, помечаемые зеленым цветом. В результате, появляется возможность дальнейшего уп! равления и поиска  информации в данной  цветовой категории с целью

сбора  нужной информации, что, в конечном  счете, значительно эконо!

мит время.

Рис. 10-5. Присвойте элементу цветовую категорию, чтобы быстро определять, что он собой представляет

Самый простой способ присвоить цветовую категорию – щелкнуть на столбце Categories (Категории) в поле списка  в текущем представлении. Области Inbox (Входящие) и Task List  (Список  дел)  содержат столбцы  Categories слева  от столбца флагов (см. рис. 10!6). При работе  с компо!  нентом Calendar (Календарь), как видно на рис. 10!7, столбец Categories (Категории) отображается под областью  Calendar (Календарь) (более подробно об этом будет рассказываться в следующем параграфе). В пред!

Рис. 10-6. Щелкните на столбце Categories (Категории) в списке Task List (Список дел),

чтобы присвоить задаче цвет

ставлении Contacts (Контакты) столбец Categories (Категории) является частью списка  Contacts (Контакты) (см. рис. 10!8).

Рис. 10-7. Столбец Categories (Категории) в представлении Calendar (Календарь) отображается под областью предписания

Рис. 10-8. Присваивайте контактам цветовые категории

для их распределения по должности, компании или установленным взаимоотношениям

Примечание. В списке Contacts (Контакты) столбец Categories (Категории) отображается на несколько столбцов правее; на данном рисунке столбец Categories (Категории) был перемещен влево, чтобы его было видно на примере.

Чтобы  сменить цвет  выделенной категории, щелкните правой  кноп!  кой мыши на элементе в списке или на панели To!Do (Список дел). Неза! висимо от того, является ли элемент задачей, предписанием, сообщени! ем или  контактом, просто  щелкните на нем  правой  кнопкой  мыши  и выберите Categorize (Категории); после этого выберите нужную катего! рию для элемента (см. рис. 10!9).

Рис. 10-9. Измените цветовую категорию, щелкнув на элементе правой кнопкой мыши

Совет. Если вы регулярно используете одну и ту же категорию, настройте функцию Quick Click, позволяющую сделать категорию присвоенной по умолчанию одним щелчком мыши на элементе. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе и выберите Categorize (Категории); затем выберите Set Quick Click (Включить Quick Click). Выберите цвет для категории Quick Click и нажмите OK, чтобы сохранить параметры.

Источник: Мюррей Кэтрин, Новые возможности системы Microsoft Office 2007/ Мюррей К.; пер. с англ.  — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007.— 248 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий