Внешние данные

Во многих случаях удобно хранить данные в отдельных файлах, которые не явля ются книгами Excel. Такими  файлами  могут являться базы данных, файлы  XML, простые  текстовые  файлы.  Это может понадобиться, например,  если некоторые данные легче подготовить  в другой программе  или пользователь получил  их из другого источника.

В этом случае диапазон ячеек, таблицу Excel, отчет сводной таблицы или сводной диаграммы можно подключить к внешнему источнику данных. Такие данные можно обновлять, отражая данные из источника данных. При каждом обновлении данных отображается их последняя версия, содержащаяся в источнике  данных, включая  внесенные изменения.

Возможность подключения к внешним данным на конкретном компьютере может быть отключена. Для обновления данных при открытии  книги необходимо разрешить подключение  данных  (рис. 2.41), используя панель  системы  безопасности  (Office¢Параметры  Excel¢Центр  управления безопасностью¢Параметры  центра управления безопасностью¢Внешнее содержимое) либо помещая книгу в список надежных расположений (рис. 2.42).

Рис. 2.41. Настройка параметров подключения к внешним данным

Для  работы  с внешними  данными  предназначена вкладка  Данные. Нажав  одну из кнопок  в группе Получить внешние  данные, можно подключить  новые внешние данные. Получить  данные можно из баз данных Microsoft  Access и Microsoft  SQL Server, текстовых файлов, файлов XML и некоторых других источников. Особенно  легко подключаются базы данных  Microsoft.  Для  этого надо указать, например, файл базы данных Access, способ представления данных (таблица,  отчет сводной таблицы или сводная диаграмма) и ячейку, начиная с которой вставляются данные. При подключении баз данных необходимо  также указать  имя таблицы,  из которой будут взяты  данные. Очевидно,  что таблицы  базы данных имеют различную  структуру, и поэтому такие данные не могут быть вставлены в виде одной таблицы

Excel. При необходимости использовать различные таблицы базы данных нужно повторить операцию подключения несколько раз.

Рис. 2.42. Настройка надежных расположений данных

На рис. 2.43 показан простой пример использования внешних данных (база данных содержит три поля, в нее введено три записи).

Рис. 2.44. Открытие базы данных как обычного документа в Windows Vista

СОВЕТ

Отменить операцию подключения внешних данных обычным способом (кнопка Отменить ввод на панели быстрого доступа) невозможно, поэтому желательно перед началом этих действий сохранить книгу Excel.

Источник: Трусов А. Ф. Excel 2007 для менеджеров и экономистов: логистические,  производственные и оптимизационные расчеты (+CD). — СПб.: Питер, 2009. — 256 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий