Microsoft Office Extensions

Хорошими   примерами   автоматизации  отдельных  видов  деятельности  могут быть многочисленные разработки, представлявшиеся на конкурс Microsoft  Office Extensions. Этот конкурс проводился компанией Microsoft несколько лет назад, но на страницах  сайта и сейчас можно найти  его материалы (http://www.offext.ru). Все присланные разработки проверялись, оценивались и комментировались редакцией  журнала  PC Magazine Russian Edition.  Среди них значительную долю составляют

средства, выполненные на базе Excel. Некоторые из них были представлены в виде демонстрационных версий, но многие представляли собой бесплатные полнофункциональные версии программ.  Со времени  их создания  прошло  несколько  лет, поэтому некоторые из них успели устареть по причине изменений в законодательстве. Особенно это относится к программам расчета заработной платы. Кроме того, многие даже бесплатные версии программ имеют парольную защиту программной  части (модули Visual Basic, макросы). Основная часть программ создавалась не ради конкурса, а для удовлетворения собственных потребностей; ко времени публикации они уже имели  значительный стаж практического применения, поэтому  можно надеяться,  что их авторы продолжают совершенствовать свои разработки,  и у них есть более современные версии.

Система складского учета Doors

Данная  разработка  представляет собой комплексное решение задачи складского учета. Программа  реализована на Visual Basic в виде иерархической системы модулей (XLA-файлов) с хранением базы данных (БД) в XLB-файлах. При работе используется табличный интерфейс Excel с диалоговыми формами для ввода параметров и графическими диаграммами для представления результатов. Вместе с программой поставляется демонстрационная БД. Пример реализован в виде отдельного модуля, воспроизводящего функциональность остальных рабочих блоков.

Обращает  на себя внимание  блок начальной  настройки — необходимый  атрибут любой достаточно сложной программы. Этот блок служит для настройки каталогов  и присвоения значений некоторым другим параметрам, выводится только при первом запуске системы (или пока не соблюдены все правила проверки). Например, по умолчанию предполагается, что все файлы  и папки программы находятся  внутри основной папки C:\DOORS.

Исходный код программы полностью доступен для просмотра. Его анализ и изучение могут служить хорошим примером для обучения. Для предохранения пользовательского интерфейса от возможных искажений используются средства защиты листа.

Программа имеет важную особенность: при работе она переводит Excel в полноэк ранный режим без показа обычных элементов управления (ленты в Excel 2007 или меню с панелями инструментов в предыдущих версиях). При выходе из программы обычный оконный режим работы не восстанавливается, и для многих пользователей это может оказаться  проблемой.

СОВЕТ

Для возврата к обычному режиму работы Excel необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на иконке в левом верхнем углу окна, в появившемся меню (так называемом системном меню) выбрать пункт Восстановить. Обычный вид рабочего окна Excel будет восстановлен.

Кнопки управления в главном меню программы (рис. 8.5) имеют вид дверей (види мо, отсюда и происходит название программы) с соответствующими табличками — названиями модулей. Основные модули программы:

✓                    продажи (управление счетами, клиентами);

✓                    закупки (заказы  товаров);

. Бланки, документы,технические спецификации

✓                    товары + (товары,  ассортиментные группы, клиенты, поставщики,  прайс-лист,

типы расчетов);

✓                    статистика (отчеты, складская  ведомость);

✓                    оплаты (входящие и исходящие  платежи);

✓                    склад (состояние склада);

✓                    разное (возвратные накладные, маркетинг, очистка баз данных).

Рис. 8.5. Главное меню программы Doors

Работа с программой достаточно понятна, первому знакомству помогает также уже упоминавшийся демонстрационный пример. Он запускается как отдельный модуль (файл demo.xla) или в главном меню программы кнопкой DOORS. Кроме этого, имеется документация, в которой  описываются системные  требования, структура  файлов  и папок. Особенно  подробно,  буквально  по шагам, в ней описываются действия  пользователя во время работы с программой. Навигация в программе проста, только для переключения между окнами в некоторых случаях используется кнопка Назад, а в других — Сброс. Программа предназначена для ведения учета достаточно сложной деятельности, например предусмотрено создание различных категорий товаров. Возможен учет доступных товаров, резерва и товаров, находящихся «в пути». В модуле Статистка предусмотрено построение  различных видов отчетов, иногда достаточно сложных, например, сводного отчета по закупкам  товаров всеми клиентами.  Ввод данных  и их редактирование происходит  в специальных диалоговых  окнах, для просмотра  различного  рода списков  (например состояния склада)  используются окна, напоминающие лист Excel с дополнительными кнопками  управления.

Например, для создания нового счета необходимо в главном меню программы нажать кнопку Продажи (дверь с табличкой Продажи). Если ранее не был создан соответствующий клиент, то в открывшемся окне следует нажать кнопку Клиенты и далее ввести все его данные. На рис. 8.6 показано окно редактирования данных клиента. В другом

случае следует нажать кнопку  Счета, затем в новом окне (список ранее созданных счетов, рис. 8.7) нажать кнопку Добавить и выбрать категорию товаров (категории товаров и сами товары, разумеется, должны быть введены заранее). Открывается окно со списком товаров выбранной категории (рис. 8.8), в котором и происходит создание счета. Далее в списке товаров  просто отмечается  нужное количество конкретного товара (сумма вычисляется автоматически) и нажимается кнопка Счет.

Рис. 8.6. Редактирование данных клиента

Рис. 8.7. Список счетов в модуле Продажи

Перед созданием списка товаров в счете необходимо указать клиента (раскрывающийся список в верхней части окна). Счет можно заполнить в рублях или в у. е., указав их курс; можно настроить величину скидки и НДС. После нажатия кнопки Счет на экран выводится новое окно с подготовленным счетом (рис. 8.9), который можно  просмотреть  перед печатью, сразу распечатать,  а также подготовить  на-

. Бланки, документы,технические спецификации

кладную к данному счету. Сохраняется счет нажатием  кнопки Сохранить. Из окна подготовки  (редактирования) счета можно также создать накладную  (рис. 8.10), счет-фактуру (рис. 8.11), поставить  отметку отгрузки,  просмотреть  список документов с данным наименованием товара и т. п.

Рис. 8.8. Начало формирования нового счета

Рис. 8.9. Сформированный счет

В программе предусмотрены настройки модулей, которые позволяют гибко изменять относящиеся к их работе параметры.  Пример настройки параметров  одного из модулей показан на рис. 8.12.

Рис. 8.10. Накладная

Рис. 8.11. Счет-фактура

Подобным образом выполняются и многие другие операции.

Отличительной особенностью программы является блок расчета закупок на основе анализа статистики продаж. Пользователю предлагается уникальная графическая методика. Автор утверждает, что методика применялась на практике в течение двух

. Бланки, документы,технические спецификации

лет работы менеджером  по закупкам.  С помощью  этой методики поток товаров обретает наглядное представление в информативных графиках, на основе которых пользователь может рассчитывать ряд важнейших показателей товарооборота. Кроме этого, может формироваться несколько вариантов документов, представляющих необходимую информацию в табличном виде. Примером такого документа может служить отчет о продажах, показанный на рис. 8.13.

Рис. 8.12. Настройки модуля Продажи

Рис. 8.13. Отчет о продажах товаров по клиентам

При работе с программой следует учитывать некоторую специфику ее реализации. Вся вводимая информация хранится, как уже отмечалось, не в базе данных, а в файлах, поэтому удаление некоторой введенной ранее информации вызывает проблемы. При возникновении подобной ситуации,  например  ошибочном  вводе данных, их следует просто изменить на другие. При первоначальном заполнении справочников разработчиками рекомендуется придерживаться следующего порядка:

✓                    поставщики;

✓                    типы счетов;

✓                    ассортиментные группы;

✓                    структура ассортимента  и товары;

✓                    клиенты.

Еще одна особенность работы с программой  связана с ее модульным построением. Все модули выполнены в виде отдельных файлов, при работе некоторых из них возникает необходимость открывать вспомогательные файлы, и поэтому одновременно открывается большое количество  окон Excel. Конечно, работа происходит  в одном из них, оно в такой момент заслоняет  все вспомогательные окна (файлы), и те не видны пользователю. Однако если обычный порядок работы был нарушен, например пользователь свернул все окна, то при продолжении работы найти среди них нужное может оказаться непросто, особенно при малом опыте работы с программой.

Таблица 8.1. Основные характеристики программы Doors

Название   DOORS — локальная система складского  учета (Excel 97)

Автор         Ардзинов Алан Васильевич

E-mail         alan@h-labs.spb.ru Веб-страница       http://www.terchy.com Файл          Doors.zip Реализация           Excel-система

Условия использования                      бесплатная

При ежемесячном подведении итогов конкурса в январе 2000 года программа получила  первый приз.

Версия программы, представленная на сайте Microsoft, разработана в соответствии с законодательством своего времени, и сейчас в ней можно обнаружить устаревшие  моменты, например вычисление уже отмененного налога с продаж или использование старых вариантов бланков. Автор продолжает работу над программой, и сейчас существует более новая версия, которую можно свободно загрузить с сайта.

Источник: Трусов А. Ф. Excel 2007 для менеджеров и экономистов: логистические,  производственные и оптимизационные расчеты (+CD). — СПб.: Питер, 2009. — 256 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий