Форматирование данных

Для правильного и красивого оформления документов в Excel можно применять различные шрифты, способы выделения и выравнивания текста, используя элементы

управления, расположенные на вкладке Главная. Здесь расположены группы инструментов Шрифт и Выравнивание. С их помощью можно выбрать шрифт, его размер и способ выделения (жирный, курсив),  а также изменить  цвет фона ячейки  или символов. Можно установить  выравнивание текста в ячейке по горизонтали (влево, по центру, вправо)  и по вертикали (вверху, посередине, внизу).  В нескольких  последних версиях Excel появилась возможность писать текст в ячейке не только горизонтально и вертикально, но и под углом. Эта возможность используется редко, но иногда она может быть полезна. В группе Выравнивание находятся  кнопки для объединения нескольких выделенных ячеек в одну и для расположения длинного  текста в ячейке в несколько строк вместо одной, предусмотренной по умолчанию. На этой же вкладке расположена группа Число, предназначенная для выбора формата представления чисел в ячейке (финансовый или процентный формат, количество  знаков после запятой и т. д.). Очень удобным форматом для изображения больших чисел является формат с разделителями, когда число разделяется на разряды по три цифры. Все это похоже на работу в текстовом редакторе. Отличие состоит в том, что эти параметры нельзя применить к отдельному символу, они устанавливаются для ячейки целиком, и все, что в ней находится, изображается одним и тем же способом. Аналогично  форматирование применяется к нескольким выделенным в данный момент ячейкам, строке или столбцу. На рис. 1.33 показан раскрывающийся список различных вариантов форматов содержимого ячейки. Этот список находится в группе Число вкладки  Главная. Если в списке выбрать пункт Другие числовые форматы…, то открывается окно Формат ячеек. В этом окне можно более детально  настроить формат содержимого выделенных ячеек. Используя различные вкладки этого окна, можно настроить все параметры формата, например, на рис. 1.34 показано изменение  выравнивания и направления (ориентации) текста. В группе Выравнивание вкладки Главная находятся  кнопки, позволяющие выполнить некоторые  из этих действий.

Рис. 1.33. Форматирование содержимого ячейки

Рис. 1.34. Настройка выравнивания содержимого ячеек

Содержимое ячеек может отображаться различными шрифтами и иметь различное  цветовое оформление. Фон ячейки также может быть окрашен различными способами. Для этого используются кнопки группы Шрифт вкладки Главная.

В Excel 2007 есть интересная  особенность: при изменении шрифта или его размера достаточно  подвести  курсор к соответствующему элементу  раскрывающегося списка  в группе  Шрифт, и в выделенной ячейке  отобразится этот вариант.  Это значительно облегчает подбор нужного шрифта и его размера. Для выбора окончательного варианта нужно щелкнуть кнопкой мыши на этом элементе списка. Этот эффект  продемонстрирован на рис. 1.35.

На рис. 1.36 показаны различные варианты форматирования ячеек:

✓                    перенос по словам;

✓                    выравнивание по середине (по вертикали);

✓                    выравнивание по центру (по горизонтали);

✓                    изменение  шрифта;

✓                    денежный формат числа;

✓                    формат с разделителями.

Интересные и наглядные  способы форматирования данных предлагает  условное форматирование (Стили¢Условное  форматирование). Например, можно  изменить  цвет ячейки  в зависимости от значения  ее содержимого.  Если  форматируется группа ячеек, то в некоторых случаях целесообразно вставить диаграмму, цветовую шкалу или специальный значок. При применении такого форматирования ячейки  могут менять свой вид и цвет в зависимости от своего содержимого и содержимого  соседних ячеек.

Рис. 1.35. Просмотр вариантов шрифтового оформления текста

Рис. 1.36. Примеры различного форматирования текста и чисел

На рис. 1.37 показано меню кнопки Условное форматирование. С его помощью можно не только выбрать вариант оформления, но и легко выполнить настройку параметров. Некоторые варианты условного форматирования показаны на рис. 1.38:

✓                    наборы значков (столбец A);

✓                    цветовые шкалы (столбец C);

✓                    гистограммы  (столбец E).

Рис. 1.37. Меню кнопки Условное форматирование

Рис. 1.38. Примеры условного форматирования ячеек

Здесь приведены лишь некоторые особенности и возможности Excel 2007, которые можно эффективно использовать в работе менеджера.


 

Источник: Трусов А. Ф. Excel 2007 для менеджеров и экономистов: логистические,  производственные и оптимизационные расчеты (+CD). — СПб.: Питер, 2009. — 256 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий