Сводные таблицы

Сводные  таблицы  являются удобным  средством  анализа  и обработки  данных. С их помощью можно обобщать большие объемы данных. Отчеты сводных таблиц позволяют гибко выполнять форматирование, фильтрацию, сортировку и т. д. Они могут найти широкое применение при ведении бухгалтерского учета.

В предыдущих версиях Excel операция создания сводной таблицы производилась из меню Данные и запускала соответствующий мастер. В версии Excel 2007 команда разделена на следующие: собственно создание сводной таблицы (команда Сводная таблица) и команду Сводная диаграмма, которая  открывает  диалоговое  окно создания сводной таблицы и сводной диаграммы. Обе команды запускаются нажатием  кнопки Сводная таблица в группе Таблицы на вкладке Вставка.

и способы работы с ними часто кажутся пользователям чем-то сложным, и они сознательно не используют их в своей работе. Это оправдано, так как операции создания сводных таблиц сложнее, чем использование простых вычислений. Однако это не настолько сложно, чтобы отказываться от всех преимуществ,  которые предоставляют сводные таблицы для анализа данных.

Остановимся на процессе создания  сводной таблицы подробнее.

Выберите диапазон ячеек, которые будут включены в сводную таблицу. Эти ячейки должны содержать  все необходимые данные. Убедитесь, что в диапазон  ячеек попадает заголовок столбца.

На  вкладке  Вставка в группе  Таблицы выберите  кнопку  Сводная  таблица, а затем в появившемся меню — пункт Сводная таблица (рис. 2.35). На экран будет выведено диалоговое окно Создание сводной таблицы.

Рис. 2.35. Создание сводной таблицы

Если перед запуском мастера был выбран некоторый  диапазон ячеек, то он будет помещен в поле Таблица или диапазон.  На рис. 2.36 показан  первый  шаг создания  сводной таблицы с помощью мастера.

Для выбора диапазона ячеек или таблицы также можно нажать кнопку свертывания диалогового окна (кнопка с красной стрелкой справа от поля Таблица или диапазон), чтобы временно скрыть диалоговое  окно и выделить  нужный  диапазон  на листе, а затем нажать кнопку развертывания диалогового окна.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если диапазон ячеек находится на другом листе той же книги или в другой книге, введите имя книги и листа, используя следующий синтаксис: [имякниги]имялиста!диапазон.

Рис. 2.36. Определение диапазона ячеек при создании сводной таблицы

Результат действия команды создания сводной таблицы называется по терминоло гии Excel отчет сводной таблицы. Для продолжения работы необходимо определить  его расположение. Он может быть помещен на тот же лист, что и данные, или на новый создаваемый лист (этот вариант предлагается по умолчанию). Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, следует выбрать пункт На новый лист. Для помещения отчета на существующий лист нужно выбрать пункт На существующий  лист и ввести первую ячейку диапазона, в который следует поместить отчет сводной таблицы.

Далее нужно нажать кнопку ОК.

В указанное место будет вставлена пустая сводная таблица, при этом на экран будет выведен список полей сводной таблицы. Этот этап создания сводной таблицы показан на рис. 2.37. Пользователь получает возможность вставлять в нее поля, создавать макет и настраивать отчет сводной таблицы. Для этого используется открывшееся в правой части экрана окно настройки параметров сводной таблицы (рис. 2.38).

Рис. 2.39. Сводная диаграмма

ВНИМАНИЕ

Во время работы иногда возникает необходимость добавлять новые строки в ту область ячеек, которая была выбрана для сводной таблицы в качестве данных. Это допустимая операция, однако необходимо помнить, что автоматического обновления отчета сводной таблицы не происходит. Для его обновления необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на этих ячейках и в меню выбрать пункт Обновить.

Во время  работы можно многократно  возвращаться к настройке отчета сводной таблицы, изменяя количество  отображаемых полей, их порядок  и т. д. Для этого необходимо установить  указатель  на какую-либо ячейку отчета, после чего снова появится окно настройки параметров сводной таблицы.

Для вставки диаграммы сводной таблицы необходимо проделать примерно такие же действия,  но только  в самом начале  при выборе команды  на вкладке  Вставка в группе Таблицы выбрать кнопку Сводная таблица, а затем пункт Сводная диаграмма. Вставленная диаграмма  может быть настроена  дополнительно как любая другая диаграмма (рис. 2.39).

Источник: Трусов А. Ф. Excel 2007 для менеджеров и экономистов: логистические,  производственные и оптимизационные расчеты (+CD). — СПб.: Питер, 2009. — 256 с.: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий