Создание и ведение списков – ЧАСТЬ 3

4.    Нажмите кнопку ОК и затем обновите список.

Публикация   столбца   с   пятизначными   почтовыми   индексами   также    представляет небольшую  проблему.  Если  в  столбце  отсутствуют  индексы  с  ведущими  нулями,  вы можете  оставить  их  числовыми  в  общем  списке.  В  противном  случае  преобразуйте числовой  столбец  в  текстовый  и  затем  отредактируйте  индексы,  которые  оказались обрезаны. Чтобы преобразовать столбец, выполните шаги 1 и 2 предыдущей процедуры. Затем на странице Изменение столбца  (Change Column) установите переключатель Имя и тип (Name And Type) в положение Однострочный текст (Single Line Of Text).

Для  других  типов  числовых  данных  Excel,  которые  SharePoint  может  искажать,  — номеров  телефонов,  индексов  социального  страхования  или  девятизначных  почтовых кодов  —  лучшее  решение  состоит  в  том,  чтобы  преобразовать  числовые  значения  в текстовые до публикации списка (или просто вводить их как текст). Предположим, что в своем  списке  контактов  вы  назначили  столбцу  телефонных  номеров  формат  Номер телефона (Phone Number). Этот формат очень удобен во время ввода данных, так как освобождает вас от необходимости заключать часть номера в круглые скобки. Но он не транслируется в  список SharePoint. Выход в преобразовании таких чисел в текстовые

значения с помощью функции ТЕКСТ (TEXT). Выполните следующие действия:

1.   Вставьте новый столбец рядом со столбцом, содержащим номера телефонов.

2.   В этом столбце напротив первого номера телефона введите  формулу  =TEKCT(D2; "(000) 000-0000") (замените D2 ссылкой на ваш первый номер телефона).

3.   Скопируйте  формулу  вниз  до  конца  списка  так,  чтобы  каждый  числовой  номер телефона получил текстовый эквивалент в соседнем столбце.

4.   Скопируйте весь столбец текстовых номеров телефонов в буфер обмена.

5.   Выделите  столбец  числовых  номеров  телефонов,  в  меню  Правка  (Edit)  выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и затем установите переключатель в положение Значения (Values).

6.   Удалите столбец, который вставили. Если вы делаете это в объекте-списке, выделите заголовок вставленного столбца. Затем в  меню Правка выберите команду Удалить столбец (Delete Column).

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Дополнительную информацию о функции ТЕКСТ и других текстовых функциях вы найдете в разделе «Текстовые функции» главы 14.

Синхронизация связанного списка

Объект списка, связанный со своей копией на странице SharePoint, становится запросом к источнику внешних данных. Подобно другим видам запросов, описываемых в главе 29, он может  обновляться  по  расписанию  или  по  требованию.  Если  список  связан  с  узлом SharePoint, обновлять  допускается оба списка. То есть изменения, сделанные в Excel, передаются   в   список   SharePoint,   и   наоборот.   Такой   вид   обновления   называется синхронизацией.

Чтобы синхронизировать связанный список, выберите команду Данные  ? Список ? Синхронизировать список (Data ? List ?  Synchronize List With SharePoint) или нажмите аналогичную кнопку  на  панели инструментов Список (List). Если вы хотите, чтобы  синхронизация выполнялась по расписанию, щелкните правой кнопкой  мыши на любой  ячейке  списка  и  затем  в  контекстном  меню   выберите  команду  Свойства диапазона данных (Data Range Properties). (Эта команда также становится доступной после  нажатия   кнопки  Список  (List  Range)  на  панели  инструментов  Список.)  В появившемся  диалоговом  окне  Свойства диапазона данных  (External  Data Range Properties) установите флажок Обновлять каждые (Refresh Every) и введите интервал обновления в минутах.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Дополнительная информация о диалоговом окне Свойства диапазона данных приведена в разделе «Режимы обновления и другие свойства запросов» главы 29.

Если  одна  и  та  же  ячейка  списка  была  отредактирована  на  странице  SharePoint и  в локальной  копии,  в  момент  синхронизации  вы  увидите   диалоговое  окно,  подобное показанному на рис. 28.6. Чтобы подтвердить изменения в общем списке

и   отказаться  от  своих, нажмите кнопку  Отменить  мои  изменения   (Discard  My Changes). Чтобы были приняты  ваши изменения, необходимо открыть общий список и внести  их туда (или удалить  чужие изменения  в списке SharePoint и затем нажать кнопку Повторить мои изменения (Retry My Changes) в Excel). Если конфликтов несколько, Excel предложит вам разрешить первый, затем второй и т. д. Вы можете отказаться сразу от   всех   своих  изменений или,   наоборот,   подтвердить   их    при  помощи  кнопок, расположенных внизу диалогового окна.

Рис. 28.6. Если после последней синхронизации список изменен на странице SharePoint и в рабочем листе, Excel предоставит вам возможность выбора

В любой момент вы вправе отказаться от локальной правки и восстановить последнюю версию списка с узла SharePoint. Для этого  выберите команду Данные ? Список ? Отменить изменения и обновить (Data ? List ? Discard My Changes And Refresh) или воспользуйтесь аналогичной кнопкой на панели инструментов Список.

Если после  изменения  своей  копии списка вы  сохраните книгу без  синхронизации, появится  окно с предупреждением.  При следующем открытии книги вы получите такое сообщение;

Чтобы  сохранить свои  ранее  сделанные  изменения и    оставить   возможность  синхронизации  их с копией списка SharePoint, нажмите кнопку Да (Yes). Изменения станут отложенными, а время синхронизации вы уже выберете на свое усмотрение, сразу же или позднее.

При нежелании объединить свои изменения с общим списком нажмите кнопку Нет (No).

Excel отобразит список в том виде, в каком он был сохранен в последний раз. Но если вы

попытаетесь что-либо исправить в этом списке, то увидите следующее сообщение:

Тем самым Excel информирует  вас, что связанный список находится в  ненормальном состоянии: вы ранее внесли изменения, но сейчас их невозможно синхронизировать. Есть два способа восстановить  функциональность списка: отказаться от связывания (выбрать команду Данные ? Список ? Отменить связывание списка (Data ? List ? Unlink List)) или обновить его текущей копией списка Share-Point (выбрать .команду Данные ? Список ? Отменить изменения и обновить (Data ? List ? Discard My Changes And Refresh)). Но если вы попали в такую ситуацию по ошибке (то есть на самом деле хотели обновить копию SharePoint своими ранее несинхронизированными изменениями), просто закройте книгу, снова откройте ее и на этот раз выполните обновление.

Работа с вычисляемыми столбцами в связанных списках

Если вам требуется список с вычисляемыми столбцами для совместного использования, лучше создать его средствами SharePoint и затем экспортировать в Excel по той причине, что все формулы, определенные в Excel, заменяются константами в момент публикации списка.

Но когда есть уже готовый список Excel и вам совсем не хочется создавать его заново на странице SharePoint, поступите наоборот — опубликуйте список и доработайте его на вебузле. Проиллюстрируем сказанное следующим примером.

На рис. 28.7 показан список Excel, предназначенный для формирования отчета за год на основе квартальных данных. Предположим, что вы хотели  бы опубликовать его на узле SharePoint с тем, чтобы другие  члены  рабочей группы могли обновлять список своей информацией.  При  поступлении  новых  данных  вы  также  хотели бы  поддерживать в актуальном состоянии за счет синхронизации свой рабочий лист. К сожалению, формулы в ячейках F2:F6 будут заменены их  текущими  значениями, как только вы опубликуете список.

Чтобы решить проблемы, возникающие после публикации,  откройте список  SharePoint. Затем  щелкните на  ссылке  Изменить  настройки  и  столбцы  (Modify  Settings  And Columns) в левой части страницы. Загрузится страница (рис. 28.8), которая позволит вам устранить не одну, а  две проблемы, связанные с этим списком! Столбец Всего имеет формат Число (Number) (поскольку он содержит числовые константы, а не вычисляемые значения), а для столбца Кв 4 по умолчанию установлен  тип данных Однострочный текст (SingleLine Of Text) (так как в данный момент столбец пустой).

Рис. 28.7. Когда вы опубликуете этот список, вычисляемые значения в столбце F станут константами, и это противоречит первоначальной цели публикации

Рис.   28.8.   Беглый   взгляд   на   параметры   столбцов   опубликованного   списка   сразу обнаруживает д^е проблемы: столбец Кв 4 имеет текстовой тип данных и столбец Всего содержит числовые константы, а не формулы

С проблемой столбца Кв 4 вы справитесь следующим образом:

1.   В разделе Столбцы (Columns) страницы Настройка (Customize) щелкните на заго-

ловке Кв 4.

2.   Переведите переключатель  Имя  и  тип  (Name  And  Type)  на   странице, которая появится на экране, в положение Число(1;1,0;100) (Number (1,1.0,100)).

3.   Нажмите кнопку ОК.

Со столбцом Всего несколько сложнее: его необходимо удалить и  затем создать новый,

но уже вычисляемый столбец. Ниже описана примерная процедура.

1.   В разделе Столбцы страницы Настройка (рис. 28.8) щелкните на заголовке Всего.

2.   В  самом  низу страницы Изменение столбца (Change Column)  нажмите кнопку

Удалить (Delete) и затем подтвердите свое намерение.

3.   Вернитесь к странице Настройка и щелкните на команде Добавить новый столбец

(Add A New Column).

4.   В поле Имя столбца (Column Name) страницы Добавление столбца (Add Column)

введите слово Всего.

5.   В разделе Имя и  тип страницы  Добавление столбца выберите вариант Вычисляе-

мый (Вычисление по другим столбцам) (Calculation Based On Other Columns).

6.   В разделе Дополнительные параметры столбца (Optional  Settings  For Column) страницы Добавление  столбца  (Add   Column)  выберите тип Число(1;1,0;100) (Number (1,1.0,100)).

7.   В поле Формула (Formula) (прямо над списком типов данных) введите знак =.

8.   В списке Добавить столбец (Insert Column) щелкните дважды на элементе Кв 1.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий