Создание гиперссылки в ячейке

В предыдущей главе мы обсудили один из способов создания связей между документами Excel  и  другими  документами.  Описанный  ранее  метод,  который  иногда  называют вставкой со связыванием (paste-linking), основан на технологии связывания и внедрения объектов. В таком варианте на листе Excel вы увидите сам документ (иногда только его часть)    или    представляющий    его    значок.    Изменения    в    исходном    документе соответственно отражаются и в его представлении в Excel. Двойной щелчок на связанном документе (или на его значке) запускает создавшее его приложение.

В  этой  главе  мы  рассмотрим  другой,  метод  создания  связей  в   документах  Excel, основанный на общих соглашениях, принятых в  Интернете. Этот метод подразумевает использование гиперссылок. Гиперссылка (hyperlink) в листе Excel ведет себя точно так же, как и гиперссылка в браузере, — одиночный щелчок на ссылке открывает объект, на который  она  указывает.  Как  правило,  этот  объект  находится  в  другом  месте  —  в Интернете, на жестком диске или на сервере локальной сети.

Гиперссылки в Excel могут выглядеть как текстовые гиперссылки на  веб-страницах, то есть как отдельные слова или фразы, подчеркнутые и выделенные цветом, для того чтобы они отличались от остального текста  в листе. После щелчка на ссылке ее цвет обычно меняется, отмечая, что ссылка уже просмотрена.

Так же как ссылки на веб-страницах, ссылки в Excel могут быть присоединены не только к тексту, но и к графическим объектам. Вы вправе не только присоединить гиперссылку Excel  к  рисованному  объекту  или  импортированному  изображению,  но  и  назначить ссылку  значку на панели инструментов или команде меню. Если вы полюбили  и  часто посещаете какой-то веб-узел, назначьте гипер-. ссылку на этот  узел команде меню (или кнопке на панели инструментов), которой вы не пользуетесь. Таким образом гиперссылка будет всегда доступна, независимо от того, с каким файлом Excel вы работаете.

Вот несколько полезных советов по применению гиперссылок:

? Ссылки на веб-узлы. Возможность ссылаться на веб-страницы особенно удобна, если вы   используете   Excel   для   подготовки   документов   с   целью   последующей   их публикации в Интернете. Когда вы поместите документ Excel на веб-сервер, ссылки на нужные страницы будут уже расставлены.

? Ссылки  на  существующие  документы.  Предположим,  вы  занимаетесь  продажей недвижимости  и  работаете  в  Excel  со  списком  объектов.  У  вас  есть  фотографии каждого дома, но их не удается компактно расположить в ячейках рабочего листа. В этом   случае  разумно  использовать  гиперссылки  (на  фотографии),   назначив  их, например, адресам домов. Или, предположим, вы хотите упорядочить свою коллекцию цифровых  фотографий.  Описание  фотографий  можно  сделать  на  основе  дат,  имен файлов и папок, но существуют ограничения на количество символов в имени файла. Рассмотрите вариант создания таблицы Excel с гиперссылками на файлы фотографий и на комментарии к ним.

? Ссылка  на  несуществующий  документ.  Excel  создаст  документ  при  щелчке  на ссылке.

? Ссылка на другое место в текущем документе. Допустим, вы  создали сложную и большую таблицу Excel для другого пользователя. Добавление гиперссылок поможет

этому пользователю ориентироваться в таблице и по достоинству оценить ваш шедевр.

? Ссылка на сообщение электронной почты. Сформируйте на  листе  Excel адресную книгу и для каждого адресата создайте гиперссылку на его адрес электронной почты. При щелчке на ссылке  Excel запустит почтовую программу по умолчанию и откроет новое сообщение с заполненным полем адреса.

СОВЕТ

В старых версиях Excel было достаточно трудно выделить гиперссылку для редактирования, не открывая ее. Начиная с Excel 2002 это делается  легче. Щелкните на ссылке и удерживайте кнопку мыши до тех пор,  пока указатель не примет свой основной вид (большой белый значок «плюс»). Отпустите кнопку мыши — ссылку можно редактировать.

При   создании   гиперссылки   на   веб-узел   не   обязательно    пользоваться   командой Гиперссылка (Hyperlink) меню Вставка  (Insert), если вам известен URL этого узла. Просто  введите  в  ячейку  адрес,  и  программа  преобразует  его  в  гиперссылку.  Если введенный  адрес начинается с букв www, Excel добавит префикс http://. В  противном случае вы должны сами набрать нужный префикс, например ftp://.

СОВЕТ

По умолчанию Excel преобразует правильные URL в гиперссылки. Если этого не происходит, вам нужно настроить параметры автозамены. В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены (AutoCorrect Options), откройте вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type) и установите флажок Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (Internet And Network Paths With Hyperlinks).

Преобразование текста в гиперссылку

Чтобы преобразовать в гиперссылку текст, не являющийся URL, выделите его и выберите команду Гиперссылка в меню Вставка (или выделите текст и нажмите клавиши Ctrl+K). Excel откроет диалоговое окно, показанное на рис. 22.1. (Если вы пользовались командой Гиперссылка в предыдущих версиях Excel, то заметите в нем небольшие различия.)

1.   В поле Адрес (Address) укажите целевой объект ссылки (то место, куда вы перейдете при щелчке на ней).

2.   В поле Текст (Text To Display) введите текст гиперссылки. Excel отобразит в ячейке листа  этот  текст  подчеркнутым.  (Скорее  всего,   при  открытии  диалогового  окна Добавление гиперссылки это поле уже будет заполнено.)

3.   Нажмите  кнопку  Подсказка  (ScreenTip),  чтобы  ввести  текст  для   всплывающей подсказки, которая будет появляться при наведении  указателя мыши на ячейку. Это может быть «дружественное» имя веб-узла или описание содержимого файла. Если вы опустите  этот  шаг,  Excel будет  пользоваться  подсказкой  по  умолчанию  на  основе указанного адреса.

Рис. 22.1. Диалоговое окно Добавление гиперссылки позволяет создать  ссылку на файл или веб-страницу

ПРИМЕЧАНИЕ  

Поскольку ячейки сводной таблицы перемещаются при ее реорганизации, нельзя назначить гиперссылку ячейке внутри сводной таблицы.

Гиперссылка на веб-узел или файл

Чтобы создать ссылку на веб-узел или на локальный файл, укажите адрес (URL) веб-узла или  имя  файла  в  поле  Адрес  диалогового  окна   Добавление  гиперссылки.  Факт недавнего посещения узла или открытия файла упростит вашу задачу. Щелчок на стрелке справа от поля  Адрес раскрывает список последних использовавшихся адресов URL и файлов. Если в этом списке нет искомого адреса, щелкните на кнопке Просмотренные страницы (Browsed Pages) — будет представлена  информация из Журнала (History) Internet Explorer, отсортированная так, что последние посещенные узлы и открывавшиеся файлы попадут в начало списка (рис. 22.2).

Если  поиск  оказался  неуспешным  или  вы  не  уверены,  что   действительно  нашли требуемый узел, щелкните на кнопке Интернет (Browse The Web) над списком адресов, чтобы запустить браузер и  найти  нужную страницу в Интернете. При возврате в Excel диалоговое окно Добавление гиперссылки будет содержать адрес этого узла.

Обратите внимание: если вы создаете ссылку на веб-страницу для себя,  адрес должен включать  соответствующий  префикс  протокола  (например,  http://  или  ftp://).  Если  же создаваемая ссылка будет использоваться на веб-узле, не полностью заданный адрес будет рассматриваться как относительная ссылка на текущую страницу.

При  создании  ссылки  на  локальный  файл  удобнее  пользоваться  кнопкой  Последние файлы (Recent Files). Как видно из рис. 22.3, соответствующий список содержит файлы

только с вашего жесткого диска (и из локальной сети). Если нужного файла нет в этом списке, воспользуйтесь кнопкой Поиск файла  (Browse For File), расположенной над списком.

Рис.  22.2.  Кнопка  Просмотренные  страницы  открывает  список   посещенных  узлов  и открывавшихся файлов

Рис. 22.3. Чтобы в списке остались только файлы, нажмите кнопку Последние файлы

СОВЕТ  

Ставшая ненужной гиперссылка становится только помехой, например приводит к запуску браузера при неосторожном выделении ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите  команду  Удалить  гиперссылку  (Remove  Hyperlink)  в  контекстном  меню,  чтобы избавиться от такой ссылки.

Кнопка Закладка (Bookmark) в диалоговом окне Добавление гиперссылки позволяет создать ссылку на определенное место в любом  файле Excel. Вы можете указать имя листа, именованную ячейку или диапазон. К сожалению, эту кнопку нельзя использовать для указания на позицию (закладку) в документе Word.

Гиперссылка на место в текущей книге

Для  создания  ссылки на  определенное  место  в текущей  книге  Excel  нажмите  кнопку Место  в  документе  (Place  In  .This  Document)  в   диалоговом  окне  Добавление гиперссылки. Как показано на рис. 22.4,  вы вправе выбрать любой лист, именованную ячейку или диапазон. При выборе листа можно в поле Введите адрес ячейки (Type The Cell Reference) указать любую ячейку листа, на которую будет установлена фактическая ссылка. По умолчанию таковой является ячейка А1.

Рис. 22.4. Вы можете создать ссылку на любой лист, именованную ячейку или диапазон текущей книги

Гиперссылка на новый файл

Чтобы создать ссылку на новый файл, нажмите кнопку Новым документом (Create New Document) в левой части диалогового окна  Добавление гиперссылки. После этого в диалоговом окне появятся две  кнопки переключателя (рис. 22.5). При выборе одной из них файл будет  создан сразу же, а для другой — будет создан при первом щелчке на гиперссылке.

Гиперссылка на адрес электронной почты

Кнопка Электронной почтой (E-Mail Address) в левой части диалогового окна Добавление гиперссылки позволяет создать гиперссылку, которая будет открывать почтовую программу и заполнять  адрес нового сообщения. На рис. 22.6 показано, как выглядит диалоговое  окно  Добавление  гиперссылки  после  щелчка  на  кнопке  Электронной почтой.

Список Недавно использовавшиеся адреса электронной почты (Recently Used EMail  Addresses) содержит  адреса,  по  которым  вы  уже  отправляли  сообщения.  Если требуемого адреса в этом списке не окажется, вам придется ввести его в строке Адрес эл. почты (E-Mail Address), поскольку Excel не открывает адресную книгу.

Рис. 22.5. Вы можете установить ссылку на файл, которого пока нет, и создать его здесь же или при первом щелчке на гиперссылке

Рис. 22.6. Эта форма диалогового окна Добавление гиперссылки поможет вам создать ссылку вида mailto:

В поле Адрес эл. почты допустимо указать несколько адресов, разделяя их знаком точки с запятой. Вы можете добавить тему сообщения, заполнив поле Тема (Subject).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий