Сохранение форматирования в шаблонах – ЧАСТЬ 3

Удаление стрелок зависимостей

При отслеживании каждой серии влияющих или зависимых ячеек на  экране появляется очередная группа соединительных стрелок. В результате окно может оказаться настолько перегруженным различными  линиями, что весь смысл идеи окажется потерян. Поэтому лучше всего  каждый этап отслеживания зависимостей начинать с чистого экрана.  Чтобы удалить с экрана все стрелки трассировки, следует нажать кнопку Удалить все стрелки (Remove All Arrows) панели инструментов Зависимости.

Отслеживание влияющих ячеек

Просматривать  зависимости  можно  и  в  обратном  направлении  —  начиная  с  ячейки, содержащей формулу, и далее прослеживать ячейки, на которые эта формула ссылается. На листе,  продемонстрированном  на  рис.  9.18,  выделена  ячейка  Е5,  в  которую  занесена формула  расчета   повременной  оплаты  труда.  Чтобы  выяснить,  на  какие  ячейки  она ссылается, достаточно нажать кнопку Влияющие ячейки (Trace Precedents).

После  нажатия  кнопки  стрелка  и  кружки  появляются  в  ячейках  С5  и  D5.  Точки обозначают, что обе ячейки являются влияющими в  интересующем нас потоке данных. (Это также указывает на то, что обе влияющие ячейки, С5 и D5, относятся к одному и тому же уровню подчинения.) Обратите внимание, что направление стрелки не изменилось, хотя мы начали отслеживание с другой стороны: не к формулам, а от  формул. Чтобы найти следующий уровень зависимостей, просто  щелкните  на кнопке Влияющие ячейки еще раз. Результат показан на рис. 9.19.

Отслеживание ошибок

Предположим,   что   на   листе   существуют   ошибочные   значения,   подобные   продемонстрированным на рис. 9.20. Чтобы проследить путь от места обнаружения ошибок до их источника, необходимо, прежде всего, выделить ячейку с ошибкой.

Рис. 9.18. При отслеживании влияющих ячеек стрелки исходят из всех ячеек, на которые непосредственно ссылается формула в выделенной ячейке

Рис. 9.19. При повторном отслеживании влияющих ячеек на экране появляется новая группа стрелок, для следующего (косвенного) уровня влияния

Обратите внимание, что подобная ячейка помечается в левом верхнем углу треугольником зеленого цвета. Он хорошо виден на рис. 9.21 (ячейка В7). Если выделить такую ячейку, рядом  с  ней  появится  значок  смарт-тега.  В  меню  смарт-тега  собраны  команды  для исправления  обнаруженной  ошибки,  включая  и указание  на  Источник ошибки (Trace Error).

Excel  выделяет  ячейку,  содержащую  первую  формулу  в  цепочке  ошибочных  ячеек,  и соединяет  стрелкой  ячейку-источник  ошибки  и  выделенную  ячейку.  Также  на  экране проводятся синие стрелки к первой ошибочной формуле от всех ячеек, на которые в ней

есть ссылки. Отображение умозрительных связей существенно упрощает  поиск причины возникновения ошибки и устранение ее, хотя все, что делает Excel, — показывает ячейкуисточник неприятностей и каждую из влияющих на нее ячеек. В нашем примере в основе всех бед лежал символ пробела, введенный в ячейку Вб вместо числа отработанных часов. Это   довольно  стандартная,  но  крайне  досадная  ошибка:  ячейка,  значением   которой является пробел, кажется пустой, но вызывает проблемы в ссылающихся на нее формулах в отличие от действительно пустой ячейки.

Рис. 9.20. Рядом с ячейкой, содержащей ошибочное значение, появляется значок смарт-тега

Рис. 9.21. Чтобы найти источник ошибки, выделите ячейку, содержащую неверное значение, и нажмите кнопку Источник ошибок

Отслеживание ссылок на рабочие листы

В  случае  когда  ячейка  содержит  ссылку  на  другой  лист  или  на  лист  в  другой  книге, соединительная стрелка зависимости выводится в виде  пунктирной линии с маленьким значком, как показано на рис. 9.22. Здесь процедура дальнейшего отслеживания влияющих ячеек изменится. Если дважды щелкнуть на пунктирной линии, откроется диалоговое окно Переход  (Go  To)  с  соответствующей  ссылкой  в  списке  Перейти  к  (Go  To).  Оно представлено на рис. 9.23.

Рис. 9.22. При отслеживании влияющих данных для ячейки, содержащей ссылку на другой лист или книгу, стрелка отображается пунктиром

Рис. 9.23. Двойной щелчок на пунктирной стрелке выводит на экран диалоговое окно Переход

Теперь в этом списке можно выбрать нужную ссылку, нажать кнопку ОК и, таким образом, активизировать  новый  лист  или  книгу.  Если  ссылка  указывает  на  закрытую  в  данный момент книгу, появится сообщение об ошибке.

Кнопка   Обвести   неверные   данные   (Circle   Invalid   Data)   панели   инструментов Зависимости позволяет обвести красной границей ячейки, в которых содержатся данные, противоречащие   параметрам,   заданным   в    диалоговом   окне   Проверка   вводимых значений (Data Validation).  Соответственно, нажатие на кнопку Удалить обводку неверных данных (Clear Validation Circles) отменяет выделение таких ячеек.

СМОТРИ ТАКЖЕ  –

О проверке данных рассказывается в разделе «Проверка вводимых значений» главы 28.

Добавление примечаний

К  ячейкам  рабочего  листа  мЪжно  добавлять  примечания,  в  которые,   как  правило, записываются  комментарии,  пояснения  или  напоминания  о  чем-либо.  Чтобы  добавить примечание к какой-либо ячейке, выделите  ее и нажмите кнопку Создать примечание (New Comment) на панели инструментов Зависимости. А затем введите нужный текст в открывшееся окно примечания, как показано на рис. 9.24.

Рис. 9.24. К любой ячейке рабочего листа можно добавить примечание

В   верхней   части   выноски   примечания   полужирным   шрифтом    отображается   имя зарегистрированного  пользователя.  Это  имя  легко  изменить,  выбрав  в  меню  Сервис команду Параметры, перейдя на  вкладку Общие и отредактировав текст в поле Имя пользователя (User Name).

По  умолчанию  каждая  ячейка  с  примечанием  маркируется  в   верхнем   правом  углу небольшим треугольником красного цвета  (индикатором). Когда вы наводите указатель мыши на такую ячейку, на экране автоматически появляется выноска примечания. Можно отменить  отображение индикаторов, установив на вкладке Вид (View) диалогового  окна Параметры  (Options)   переключатель   Примечания  (Comments)   в   положение   Не отображать  (None). Если  выбрать  вариант  Примечание  и  индикатор  (Comment  & Indicator), на рабочем листе всегда будут видны и индикаторы, и примечания.

К ячейке допустимо добавить только одно примечание, но его текст при этом может быть любой длины1. Чтобы начать новый абзац текста  примечания, нажмите клавишу Enter. Также допускается изменение размеров выноски с помощью маркеров, расположенных по ее углам и сторонам.

Однажды создав примечание, вы в любой момент вправе его отредактировать. Для этого выделите ячейку и нажмите кнопку  Изменить  примечание (Edit Comment) на панели инструментов   Зависимости.  (Кнопка  Изменить  примечание  после  выбора  ячейки заменит  кнопку  Создать примечание.)  Чтобы  удалить  примечание,  откройте  его  для редактирования,  затем  щелкните  на  рамке  выноски  и  нажмите  клавишу  Delete.  Или щелкните правой кнопкой мыши на  ячейке, содержащей примечание, а затем выберите команду Удалить примечание (Delete Comment) в контекстном меню.

Для  работы  с  примечаниями  удобнее  использовать  специальную  панель  инструментов Рецензирование (Reviewing), продемонстрированную на  рис. 9.25. Чтобы вывести эту панель   на   экран,   выберите   в   меню    Вид   команду   Панели   инструментов   ? Рецензирование (Toolbars ? Reviewing).

Рис. 9.25. Панель инструментов Рецензирование в числе прочего содержит кнопки для работы с примечаниями

С помощью панели инструментов Рецензирование вы можете:

? Создать   примечание/Изменить   примечание   (New   Comment/Edit   Comment).

Данная кнопка позволяет добавить примечание к выделенной ячейке. Если ячейка уже снабжена  примечанием,  название  кнопки  меняется  на  Изменить  примечание.  Таким образом, с одной ячейкой связывается только один комментарий.

? Предыдущее  примечание  (Previous  Comment),  Следующее  примечание  (Next Comment). Кнопки используются для последовательного перемещения между примечаниями  с  целью  их  редактирования.  То  есть  щелчок  на  кнопке  вызывает  переход  к очередной  ячейке  и  установку  мигающего  курсора  в  текст  примечания.  Даже  если примечания расположены на нескольких листах текущей книги, так можно поочередно обойти все листы, не обращаясь к их ярлычкам.

? Отобразить/Скрыть примечание (Show/Hide Comment). Эта  кнопка предназначена для отображения (а не активизации режима редактирования) примечания, связанного с выделенной  ячейкой.  Если   примечание  уже  выведено  на  экран,  название  кнопки изменяется на Скрыть примечание (Hide Comment).

? Отобразить  все  примечания  (Show  All  Comments).  Команда  аналогична  кнопке Отобразить примечание за исключением того, что она позволяет показать одновременно все примечания на рабочем листе.

? Удалить  примечание  (Delete  Comment).  Кнопка  удаляет   примечания  для  всех выделенных ячеек.

Рис. 9.28. Программа может зачитать вам содержимое выделенных ячеек, что облегчает их сравнение с напечатанным текстом

1   Этот  инструмент  в  стандартной  комплектации  русской  версии  Office  отсутствует,  и  кнопки  панели инструментов Текст в речь недоступны, но его можно установить вместе с пакетом Microsoft Office 2003

Proofing  Tools  —  дополнительным  продуктом,  содержащим  шрифты,  средства  проверки орфографии  и грамматики, двуязычные словари и др. для более чем 30 языков. Пакет поставляется на отдельном компакт-

диске и занимает более 500 Мбайт. Впрочем, есть и другой путь. Нужно зайти на страницу программного

компонента   Microsoft   Agent   (http://www.microsoft.corn/MSAGENT/downloads.htm)   и   загрузить,   следуя инструкциям, ряд модулей. Но заработают они только в случае, если вы напишете макрос, имитирующий работу  панели  инструментов  Текст  в  речь,  используя  технологию Microsoft  SAPI4  (интегрированная  в англоязычную версию Office система обработки речи имеет номер 6). — Примеч. ред.

Если вместо диапазона выделить одну ячейку, Excel произнесет вслух текст из всех ячеек текущего блока. Нажатие кнопки По строкам (By  Rows) вызывает воспроизведение по строкам, то есть программа сначала  последовательно проговаривает содержимое каждой ячейки в строке и, достигнув конца, переходит на следующую строку вниз. Как нетрудно понять, при нажатой кнопке По столбцам (By Column) сначала зачитывается содержимое ячеек в первом столбце, затем во втором и т. д.

Нетрудно сделать так, чтобы Excel зачитывал содержимое ячеек тут же после ввода — это удобно при наборе списков. Так, немедленное проговаривание набранных имен, фамилий и адресов упрощает  отслеживание орфографических ошибок и их исправление — ведь вы еще не успели перейти к другой части листа. Чтобы включить этот режим, нажмите кнопку Проговаривать ячейки при нажатии клавиши ввода (Speak On Enter).

«Голос Excel» можно подстроить под себя: выбрать скорость чтения, язык и устройство аудиовыхода. Для доступа к этим параметрам в Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), в меню выберите команду Настройка ? Панель управления (Settings ? Control Panel

? Sounds, Speech, And Audio Devices) и щелкните на значке Речь (Speech).

ПРИМЕЧАНИЕ

Надстройка Spreadsheet Assistant включает в себя средства для выделения ячеек на основе заданных  условий.  В  подменю  Conditional  Select  (Условное  выделение)  меню  Assistants (Помощь) собраны команды,  позволяющие выделять только формулы, дубли или ячейки, отформатированные  определенным  образом.  При  выборе  команды   Select  Using  An  If (Выделение по условию Если) открывается  изображенное на рисунке диалоговое окно, в котором задаются критерии отбора.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий