Работа с веб-узлом SharePoint

Excel 2003, подобно другим приложениям Microsoft Office 2003, предоставляет несколько важных новых средств для  совместной работы,  базирующихся  на  службах  SharePoint Team Services. Если у вас есть доступ к узлу SharePoint, вы можете использовать его как хранилище для документов рабочей группы. Во время работы над общим проектом вам и остальной  команде  будет  доступна  вся информация,  относящаяся  к  этому  проекту  и размещенная на этом узле, — документы, списки  задач,  контактные сведения о членах команды, сроки выполнения этапов,  ссылки на дополнительные  материалы. Когда вы подключены к узлу —  напрямую с помощью браузера или через открытие совместного документа в Excel, — вы сразу видите, кто из коллег находится в сети, и можете тут же

начать с ними обсуждение или отправить им сообщения электронной почты.

Загрузка документов с сайта и помещение их обратно

На рис. 19.18 показано содержание библиотеки документов на узле  SharePoint в  окне браузера Internet Explorer. На рис. 19.19 изображена та же библиотека в том виде, как она выглядит в  диалоговом окне Open  (Открытие документа) в  Excel. Чтобы попасть в библиотеку документов из Excel, после открытия диалогового окна Открытие документа щелкните на ярлыке Мое сетевое окружение (My Network  Places), находящемся на панели адресов. Вы также можете попасть на узел, введя его URL в поле Имя файла (File Name).

Рис. 19.18. Вы можете загрузить документ с веб-узла SharePoint, щелкнув на ссылке в окне браузера

Доступ к общему документу с одинаковым успехом возможен как из Internet Explorer (или из другого обозревателя Интернета), так и из Excel. Единственный элемент управления, предоставляемый SharePoint и отсутствующий в диалоговом окне Открытие документа Excel,   это    значок   Windows   Messenger,   который   появляется   рядом   с    именами пользователей, находящихся в сети в текущий момент времени. Щелкните на этом значке, чтобы открыть меню со списком возможных  действий, применимых в  отношении этих пользователей, например:  отправить пользователю мгновенное сообщение  с  помощью Windows  Messenger,  запланировать собрание,  послать  сообщение  электронной  почты, уведомить о  звонке по  телефону,  открыть  контактную  запись   в   Microsoft  Outlook.

Как вы увидите  позднее, все перечисленное доступно в  Excel из панели  задач Общая рабочая область (Shared Workspace).

Рис. 19.19. Вы также можете открыть общий документ прямо из Excel

Чтобы загрузить документ с узла SharePoint в  окно Excel, щелкните на  нужной ссылке правой кнопкой мыши в браузере и затем выберите команду Изменить в Microsoft Office Excel (Edit In Microsoft Excel). Или просто откройте его стандартным способом прямо из Excel (рис. 19.19).

Если  вы загружаете  документ  с  помощью  браузера,  документ  поступает  в   Excel  с отметкой Только для чтения (Read-Only), как показано на рис. 19.20. Однако при условии, что документом не владеет в  текущий момент другой пользователь и вы имеете права участника или администратора на узле SharePoint, вы можете сохранять свои изменения на узле без переименования документа. Просто выберите команду  Сохранить в  меню Файл и укажите то же самое имя (и место хранения). Сервер примет отредактированный файл без всякого подтверждения, и отметка Только для чтения исчезнет.

Чтобы  разместить  рабочую  книгу  на  узле  SharePoint,  используйте   команду  Excel Сохранить меню Файл или, находясь в  библиотеке  документов на узле SharePoint (см. рис. 19.18), щелкните на ссылке Поместить документ (Upload Document) и затем выберите нужный файл на своем локальном диске. Для успешного выполнения этой операции вы должны обладать правами участника (contributor) или администратора (administrator).

СМОТРИ ТАКЖЕ

Информация о публикации списков Excel на узле SharePoint приведена в  разделе «Пуб-

ликация списка» главы 28.

Рис. 19.20. Документ, загруженный из браузера, поступает в Excel с отметкой «только чтение», но при наличии у вас определенных прав вы можете сохранить свои изменения на узле SharePoint

Выдача и возврат документа

Механизм выдачи и возврата документов позволяет пользователям  SharePoint временно резервировать  за  собой  привилегии на  чтение-запись.  Если  вы извлекли  документ  (из библиотеки),  то  только  вы  обладаете   правами на  чтение-запись.  Ваши  коллеги  в состоянии загружать  документ в  его текущем состоянии, но не вправе сохранять в  нем свои изменения. Чтобы временно овладеть книгой, щелкните левой кнопкой мыши на ее названии на  странице  библиотеки  документов  и  затем  в  меню  щелкните  на  пункте Извлечь (Check Out). Чтобы вернуть  документ, сохраните его, затем щелкните на его названии левой кнопкой  в  обозревателе и выберите пункт Вернуть (Check In). Сервер представит  форму,  показанную  на  рис.  19.21,  позволяющую снабдить  комментариями внесенные вами изменения.

Общая рабочая область

Открытие документа с узла SharePoint в  Excel обычно сопровождается  выводом панели задач Общая рабочая область (Shared Workspace) (показанной в  правой части рис. 19.20).  Эта  панель  задач   предоставляет,   среди  прочего,  информацию  о  состоянии документа и о присутствии ваших коллег в  сети. (Если отображается другая панель или сама  она  почему-то  не  появляется в  окне  Excel, выберите команду  Общая рабочая область в меню Сервис.)

Рис. 19.21. Когда вы возвращаете документ, выводится эта форма, позволяющая присоединить к документу свои примечания

Общение с членами команды

На  рис.  19.20  мы  видим,  что  нажата  кнопка  Члены  (Members),   предоставляющая информацию о составе рабочей группы: имя текущего пользователя

Рис. 19.24. Реплики участников обсуждения отображаются в нижней части окна документа,

и их допустимо просеивать по участникам и датам

Для  ответа на  поданную  реплику  щелкните  на  значке  справа от  ее  текста  (лист  с завернутым уголком).  Чтобы  в   окне  документа   отображались  высказывания только определенного  участника  или  за  конкретный  промежуток  времени, выберите команду Фильтр обсуждений (Filter Discussions) в меню Обсуждения.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий