Работа с данными диаграмм

Диаграммы  имеют  тенденцию  со  временем  изменяться.  Появляются   новые  данные, прежние  устаревают  или  становятся  ненужными,  и  возникает  потребность  в  новых визуальных представлениях. В этой  главе мы расскажем о методах работы с данными диаграмм в Microsoft  Excel. Вы узнаете, как добавлять на диаграмму новые маркеры и ряды    данных,    как    изменять    порядок    отображения    рядов    и    как    отображать многоуровневые категории информации. Мы также  остановимся на возможностях Excel по добавлению линий тренда и планок погрешностей.

Excel  также  умеет  создавать  диаграммы  на  основе  сводных  таблиц,   автоматически перестраиваемые    при    изменении    структуры     сводных     таблиц.    Дополнительная информация о работе со сводными  диаграммами приведена в главе 30 «Анализ данных при помощи сводных таблиц».

Добавление данных

В  Microsoft  Excel  существует  несколько  способов  добавления  данных  в  диаграмму.

Сначала рассмотрим простейшие из них.

На  графике,  показанном  на  рис.  26.1,  отображаются  данные  до  2  мая  некоего  года. Рабочий  лист  содержит  также  прогноз  на  следующую   неделю  —  эта  информация отсутствует  на  графике.  Обратите  внимание  на  два  прямоугольника  вокруг  исходных ячеек. Первый  прямоугольник вокруг столбца А очерчивает данные, задействованные в качестве подписей делений оси категорий. Второй прямоугольник,  включающий в себя столбцы с В по Е, охватывает четыре ряда данных  диаграммы. Excel выделяет первый прямоугольник  пурпурной  линией,  а  второй  —  голубой,  чтобы  вы  могли  легко  их различать. Именно таким способом всегда выделяются исходные данные в рабочем листе, когда вы щелкаете на области рисования или области диаграммы.

Если вы хотите включить в диаграмму значения в строках с 750 по 755, перетащите вниз до  строки  755  любой  из  маркеров заполнения,  отображаемых  в  правом  нижнем углу каждого  прямоугольника.  Вы  также  можете  воспользоваться  стандартной  операцией перетаскивания  Windows. Выделите новые данные, включая подписи делений (ячейки А750:Е755). Поместите указатель мыши на границе выделения так, чтобы он принял вид четырехнаправленной   стрелки.   После   этого    перетащите    выделенные   значения   в произвольное  место  диаграммы.  Excel  перерисует  прямоугольники  и  включит  в  них новые данные, а вы увидите соответствующие изменения.

Копирование и вставка данных

Описанные выше способы хороши, когда диаграмма и данные находятся на одном листе и располагаются  недалеко  друг  от  друга.  В  противном   случае  лучше  использовать стандартные процедуры копирования и  вставки. Выделите ячейки с данными и затем выберите  команду  Копировать (Сору) в  меню  Правка (Edit).  После  этого  выделите диаграмму  и  выберите  команду  Вставить  (Paste)  в  меню  Правка.  Другой  способ:

выбрать команду Добавить данные (Add Data) в меню Диаграмма  (Chart), затем в диалоговом окне Новые данные (Add Data ), показанном на рис. 26.2, ввести диапазон с новыми данными или выделить его на рабочем листе.

Рис. 26.1. При выделении области диаграммы или области рисования Excel обводит исходные данные на листе

Рис. 26.2. Введите диапазон, содержащий новые данные, или выделите его на листе

Добавление рядов данных

Включение в диаграмму  новых рядов производится аналогично  добавлению маркеров данных к существующим рядам: просто выделите  нужные ряды данных, скопируйте и вставьте  их  в  диаграмму  (или  перетащите  выделенный  диапазон  в  диаграмму).  Если добавляемые данные находятся в диапазоне, смежном по отношению к уже используемым

ячейкам, Excel без труда поймет, что вас интересуют именно ряды, а не отдельные точки данных.  Даже  если  новые  данные  расположены  в   несмежном  диапазоне,  Excel  в некоторых случаях может корректно  вставить их в диаграмму. Например, на рис. 26.3 программа правильно вставила диапазон F2:F6 как новый ряд (самое внешнее кольцо на диаграмме), поскольку присоединяемые ячейки находятся в тех же строках.

Рис. 26.3. При вставке в диаграмму данных из диапазона F2:F6 Excel знает, что вы хотите добавить новый ряд

Однако если вы попытаетесь добавить новые данные из диапазона К10:К14, как на рис. 26.4,  Excel  уже  не  поймет,  что  вы  намеревались  сделать.  В  этом  случае  откроется диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special), также присутствующее на рис.

26.4.  Параметры  вставки  в  этом  окне  показывают  предположения   Excel  о  ваших намерениях, но вам нужно их подтвердить.

СОВЕТ

Если вам часто приходится дополнять ряды новыми значениями, имеет смысл включить в конец  исходного  диапазона  диаграммы пустую  строку.  Когда  вам  понадобится  добавить другие данные, вставьте еще одну строку перед пустой строкой и поместите в первую эти данные.  Внесенные  изменения  Excel  автоматически  учтет  в  диаграмме.  При  наличии  в диаграмме оси категорий с временной шкалой можно обойтись и без пустой строки. Просто вставьте дополнительную строку перед последней заполненной строкой и добавьте в новую строку  новые  данные.  Excel  примет  к  сведению  свежие  поступления  и  правильно  их отсортирует  на  диаграмме.  Дополнительная  информация  об  автоматизации  расширения диаграмм данными приведена в разделе  «Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов» главы 27.

Рис. 26.4. Если Excel не знает точно, как должны вставляться новые  данные, он выводит диалоговое окно Специальная вставка

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий