Присвоение имен ячейкам и диапазонам

Ячейкам и диапазонам ячеек можно присваивать имена и затем использовать эти имена в формулах.  Работать  с  именами  удобнее  и  проще,  поскольку  отпадает  необходимость каждый  раз  вводить  в   формулу  загадочную  тайнопись  из  букв  и  цифр  наподобие

!A1:AJ51, кроме того, в отличие от обозначений, по ссылкам доступны ячейки таблицы в любом месте любой книги.

Имена, определенные на текущем листе книги, не теряют область видимости и на других ее  листах.  Например,  присвоенное  имя  диапазону  ячеек  на  Листе6,  в  той  же  мере применимо в формулах, расположенных на Листе1, Листе2 и т. д. Но вы также можете назначать имена на уровне листа; в этом случае они будут доступны только на том листе, на котором они определены.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Об именах на уровне листа см. далее раздел «Имена на уровне листа в сравнении с име-

нами на уровне книги».

СОВЕТ

В простой таблице совсем не обязательно явно именовать ячейки, используйте в формулах обозначения диапазонов строк или столбцов.

Использование имен в формулах

Результат применения имени ячейки или диапазона в формуле будет тем же самым, что и при вводе ссылки на ячейку или диапазон.  Предположим, что в ячейке A3 содержится формула =А1+А2. Если  ячейке А1 присвоить имя Вася, а ячейке А2 — имя Маша, то формула =Вася+Маша возвратит то же значение, что и формула =А1+А2.

Для того чтобы присвоить имя ячейке, выполните следующие действия:

1.    Выделите ячейку.

2.    Щелкните в поле Имя (Name) в строке формул, как показано на рис. 12.13.

3.    Введите имя для ячейки и нажмите клавишу Enter.

Рис. 12.13. Самый простой и быстрый способ назначить имя ячейке или диапазону — это ввести его в строке формул, в поле Имя

При работе с именованными ячейками следует знать некоторые особенности поведения

Excel:

? В поле Имя обычно отображается адрес выделенной ячейки  (диапазона). Но если ей уже присвоено какое-либо имя, выводится именно оно, а не ссылка на ячейку.

? Если имя определено для диапазона ячеек, оно не появится в поле Имя, пока не будет полностью выделен весь диапазон.

? При щелчке на поле Имя и выборе имени из списка  соответствующая именованная ячейка или диапазон автоматически выделяются.

? Если вы вводите имя, которое уже есть в списке имен, Excel не станет дублировать его в списке, а просто выделит связанную с ним ячейку или диапазон.

В определение имени обязательно включается имя листа и абсолютные ссылки на ячейки. Например, если присвоить ячейке С5 листа Лист1  имя  Вася, фактически определение этого имени будет все равно выглядеть как Лист1!$С$5.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Подробнее  об  абсолютных  ссылках  см.  ранее  раздел  «Относительные,  абсолютные  и смешанные ссылки».

Определение имен и правила именования

Вместо  того  чтобы  придумывать  разнообразные  имена  ячейкам  и  диапазонам,  проще использовать уже существующие обозначения. Выберите в меню Вставка команду Имя (Name), а затем — Присвоить (Define), выделите нужную ячейку или диапазон, и Excel автоматически  предложит  вам  свой  вариант,  в  соответствии  с  названиями  заголовков таблицы, как показано на рис. 12.14. Вы вправе как согласиться с  предложением, так и отказаться от него и назначить любое другое имя.

Рис. 12.14. Диалоговое окно Присвоение имени

При назначении имен ячейкам и диапазонам не забывайте про следующее:

? имя должно начинаться с буквы, обратной косой черты (\) или символа подчеркивания

(_);

? в именах нет ограничений на числовые символы;

? пробелы в именах недопустимы;

? Excel  автоматически  заменяет  все  пробелы  в  обозначениях  диапазонов  символами подчеркивания;

? никакие  другие  знаки,  кроме  обратного  слэша  (косой  черты)  и   подчеркивания,

использовать нельзя;

? остерегайтесь имен, которые могут трактоваться как ссылки на ячейки, например АВ$5

или R1C7;

? в качестве имен могут выступать любые буквы, кроме R и С.

? Длина имени ограничена 255 символами. Но если оно будет больше, чем 253 символа, вы не сумеете выделить его в поле Имя. Обратите внимание, программа не различает в именах регистр букв, поэтому избегайте перекрытия имен вида Налог и НАЛОГ.

СОВЕТ  

Чтобы быстро вывести на экран окно Присвоение имени, нажмите клавиши Ctrl+F3.

Если  вас  устраивает  предложенное  имя,  нажмите  Enter.  В  следующий  раз,  когда  вы откроете  окно  Присвоение  имени,  это  имя  уже  появится  в  списке  Имя  (Names  In Workbook), в котором отображаются все назначенные имена текущей книги.

Имя можно определить без предварительного выделения ячейки или диапазона. Для того чтобы, например, ячейка D20 «отзывалась на имя»  Коля, наберите его в списке Имя (Name) диалогового окна  Присвоение имени, а в поле Формула (Refers To) укажите ссылку на  эту ячейку — =D20. Щелкните на кнопке Добавить (Add), и Колино  имя попадет в общую копилку.

Диалоговое  окно  все  еще  остается  открытым,  а  в  поле  Формула  появляется  ссылка

=Лист!D20. Excel добавляет ссылку на лист, но обратите внимание, что ссылка на ячейку остается относительной, такой, какой вы ее ввели. Если перед ссылкой не поставить знак равенства, программа воспримет это определение как текст. Так, если вместо =D20 ввести просто D20, в поле  Формула в качестве определения имени Коля будет отображаться текстовая константа ="D20".

Вы вправе выделять ячейки рабочего листа и при открытом окне  Присвоение имени. Поэтому, вместо того чтобы вводить в поле Формула ссылку на диапазон вручную, легче просто  щелкнуть  на  этом  поле,  а  затем  обвести  нужный  диапазон  ячеек.  Если  вы назначаете  имена  нескольким  диапазонам,  не  забывайте  после  ввода  каждого  нового имени нажимать кнопку Добавить. (При нажатии OK Excel закроет диалоговое окно).

Редактирование имен

Чтобы  изменить  содержимое  поля  Формула,  в  диалоговом  окне  Присвоение имени следует выбрать в списке нужное имя ячейки или  диапазона, а затем отредактировать ссылку в поле Формула. Вы можете ввести в это поле новую ссылку или выделить новый диапазон; таким  образом, вы создадите дополнительное имя, не закрывая диалогового окна.

Чтобы удалить имя из списка, выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete). Имейте в виду, что в дальнейшем любая формула на листе, которая ссылается на это имя, будет возвращать значение #ИМЯ?, свидетельствующее об ошибке.

Имена на уровне листа в сравнении с именами на уровне книги

Имена в Excel обычно определяются на уровне книги. То есть имя, присвоенное ячейке или диапазону одного листа, доступно для  использования в формулах на любом листе текущей книги. Но имена можно задавать и на уровне листа, и они будут видимы только

в пределах этого листа. Чтобы задать имя подобным образом, предварите его названием листа с восклицательным знаком.

Например, чтобы присвоить какому-либо диапазону листа Лист1 имя  Вася, имеющее силу только на текущем листе, выделите ячейку или  диапазон, далее выберите в  меню Вставка команду Имя, а затем —  Присвоить. Введите текст Лист1!Вася в  поле Имя диалогового окна Присвоение имени.

При работе с именами, определенными для листа или для всей книги, обратите внимание на следующее:

? имена на уровне листов не отображаются в списке Имя и в окне Присвоение имени

для всех остальных листов текущей книги;

? при выделении именованной на уровне листа ячейки или диапазона соответствующее имя (в нашем примере Вася) появится в  поле имени в строке формул, но часть его с названием листа при этом (Лист1) будет скрыта. Чтобы, например, использовать слово Лист в  качестве части текста имени, с этой точки зрения разумно иметь характерные имена листов;

? чтобы отредактировать имя на уровне листа, активизируйте лист, на котором это имя определено, и измените его, открыв окно Присвоение имени;

? когда лист содержит имя на уровне  листа, совпадающее с именем  на  уровне книги,

первое имеет более высокий приоритет;

? соответственно, Excel не позволяет создать имя уровня книги на  листе, на котором идентичное имя определено уже на уровне листа;

? все вышесказанное не ограничивает обращение к имени уровня листа  в  формулах на других листах при том условии, что вы укажете полную ссылку на это имя. Например, в любую ячейку листа ЛистЗ вы вправе ввести формулу =Лист1!Вася.

Полуавтоматическое создание имен

Если в  меню Вставка выбрать команду Имя, а затем — Создать (Create), программа предложит опереться на текстовые значения в  соседних ячейках или диапазонах. Свой выбор вам предстоит  сделать  в  диалоговом окне  Создать  имена  (Create  Names), представленном на рис. 12.15.

Рис. 12.19. Диалоговое окно Переход

СОВЕТ

•   Программа  запоминает  четыре  последние  точки  перехода.  Самое  недавнее  место отображается  в  поле  Ссылка  (Reference)  при  открытии  этого  диалогового  окна.  Для быстрого  перемещения   между  текущей   позицией  и   последним   местом   посещения используйте клавиши F5 и Enter.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий