Новые возможности и усовершенствования в версии 2003

•    Если вы пропустили последнее обновление…

Не всегда очередная реализация программного обеспечения вызывает у  вас страстное желание обновить предыдущую версию. Вам, естественно, хотелось бы знать, насколько она ушла вперед с точки зрения удобства  работы и функциональности. И тут сомнений нет — Microsoft Excel  стала «зрелой» программой. Данная версия не является просто косметическим обновлением предыдущей, хотя многие из новых  возможностей скрыты

«под капотом» и не выглядят очевидными для рядового пользователя. Самое основное из явно  видимых  улучшений  —  это  новый  внешний  облик  офисного  пакета,  который Microsoft  описывает  как  «более   открытый  и  энергичный».  Кроме  того,  претерпели изменения старые  и  появились дополнительные панели  задач, в том числе такие,  как Справка, Общая рабочая область и Справочные материалы. Поддержка планшетного ПК теперь  позволяет  быстро  вводить  рукописные  данные  непосредственно  в  документы Microsoft Office.

В  Microsoft  Office  Excel  2003  улучшены  и  расширены  существующие  возможности, появилось несколько новых средств, которые обеспечивают более удобную и безопасную совместную   работу   с   документами,    эффективное   взаимодействие   пользователей, получение  наиболее  полной  справочной  информации,  в  том  числе  и  через  Интернет. Изменения также затронули вопросы программирования приложений.

В  этой  главе  представлен  обзор  новых  возможностей  Microsoft  Office  Excel  2003  и

Microsoft Office 2003.

Сначала мы рассмотрим новые возможности Microsoft Office 2003 в  целом и конкретно Microsoft Excel последней версии, а затем проведем обзор средств, которые окажутся для вас незнакомыми, если вы пропустили последнее обновление этих продуктов.

Интерактивная помощь

Справочная система Microsoft Office все время меняется, и текущая  версия не является исключением.  Сейчас  приоритет  отдан  веб-технологиям,  и  новые  команды,  такие  как Свяжитесь с нами  (Contact Us) и Проверить наличие обновлений (Check For Updates), предоставляют  прямой  доступ  к  веб-узлу  Microsoft.  Интерактивная   справка  теперь автоматически ищет дополнительные справочные разделы, имеющиеся на веб-узле Office Online,  что  делает  ее  более  полной  и  точной,  чем  когда-либо  прежде.  Интеграция автономной и сетевой справок происходит совершенно незаметно: все, что вам надлежит сделать,  —  это  подключиться  к  Интернету,  и  ответ  на  ваш  запрос  частично  будет включать в себя информацию из сети, как показано на рис. 1.1.

СМОТРИ ТАКЖЕ—

Дополнительная информация об интерактивной справке приведена в  разделе «Помощь в интерактивном режиме» главы 2.

Рис.  1.1.  Если  вы  подключены  к  Интернету,  результаты  поиска   содержат  данные,

найденные как в автономной справке, так и на веб-узлах

Настройка параметров сетевых служб Excel

Команда Параметры отзывов пользователей (Customers Feedback Options) меню Справка (Help) предоставляет доступ к параметрам новых сетевых служб Excel. При желании вы можете принять участие в интерактивной программе улучшения качества программного обеспечения,    призванной     сделать    следующие    версии    Microsoft    Office    более дружественными   к   пользователям.   Вы   также   можете   настроить-доступ   к   общим документам на узле SharePoint и параметры  подключения к веб-узлу Microsoft Office и отображения его содержимого.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Более подробно команда Параметры отзывов пользователей  рассматривается в разделе

«Параметры обратной связи» главы 2.

Обновление программного обеспечения

Теперь, чтобы обновить свое программное обеспечение Microsoft Office, вам достаточно щелкнуть  на  команде  Проверить  наличие  обновлений   (Check  For  Updates)  в  меню Справка. После этого в окне вашего браузера будет отображена страница Office Update, где вы найдете все доступные обновления, которые сразу можно загрузить.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Дополнительную  информацию  об  обновлении  программного  обеспечения  см.  в  разделе

«Обновление программы» главы 2.

Сравнение листов

Команда Сравнить рядом с… (Compare Side By Side) из меню Окно (Window) позволяет легко выявить различия между двумя листами, как  показано на рис. 1.2. При этом вы можете прокручивать оба листа синхронно.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Сравнение рабочих листов рассматривается в разделе «Работа с  несколькими книгами»

главы 6.

Рис. 1.2. Используя команду Сравнить рядом с, вы можете прокручивать два листа одновременно

Улучшенные статистические функции

У целого  ряда  встроенных  функций  Excel, применяемых  при  статистическом  анализе данных,  улучшены  некоторые  характеристики.   За  счет  нового  подхода  к  точности вычислений  и  округлению   результатов  при  этом  можно  получить  несколько  иные результаты, в отличие от предыдущих версий Excel. Усовершенствования были внесены в следующие функции:

БИНОМРАСП   (BIN0MDIST),  ХИ20БР   (CHIINV),   ДОВЕРИТ   (CONFIDENCE),   КРИТБИНОМ   (CRITBIN0M), ДСТАНДОТКЛ  (DSTDEV), ДСТАНДОТКЛП  (DSTDEVP),  БДДИСП  (DVAR),  БДДИСПП  (DVARP),  FPACnOBP (FINV),  ПРЕДСКАЗ  (FORECAST),   ГАММАОБР  (GAMMAINV),  РОСТ  (GROWTH),  ГИПЕРГЕОМЕТ  (HYPGE0MDIST),  ОТРЕЗОК (INTERCEPT), ЛИНЕЙН (LINEST), ЛГРФПРИБЛ (L0GEST), Л0ГН0РМ0БР  (L0GINV), ЛОГНОРМРАСП (L0GN0RMDIST), ОТРБИНОМРАСП (NEGBINOMDIST), НОРМРАСП (N0RMDIST), НОРМОБР (N0RMINV),  НОРМСТРАСП  (NORMSDIST),   Н0РМСТ0БР  (NORMSINV),  ПИРСОН  (PEARSON),  ПУАССОН (P0ISSON),    СЛЧИС     (RAND),    КВПИРСОН    (RSQ),    НАКЛОН    (SLOPE),    СТАНДОТКЛОН    (STDEV), СТАНДОТКЛОНА (STDEVA), СТАНДОТКЛОНП (STDEVP), СТАНДОТКЛОНПА (STDEVPA), CTOUJYX (STEYX), СТЬЮДРАСПОБР (TINV), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND), ДИСП (VAR),  ДИСПА (VARA), ДИСПР (VARP), ДИСПРА (VARPA), ZTECT (ZTEST).

СМОТРИ ТАКЖЕ

Дополнительную информацию о статистическом анализе см. в главе 17,  «Статистический анализ».

Новые панели задач

Новая   панель   задач   Справочные   материалы   (Research)   предлагает   разнообразную справочную информацию и дополнительные ресурсы, если вы подключены к Интернету. Она позволяет проводить поиск интересующих вас тем в энциклопедиях, веб-ресурсах и материалах, предоставляемых другими организациями.

Excel 2003,  опираясь  на  возможности  служб  SharePoint Team версии  2,  обеспечивает надежную  поддержку  совместной  разработки  проектов1.  Новая  панель  задач  Общая рабочая  область  (Shared  Workspace)  показывает,  кто  из  ваших  партнеров  в  текущий момент  работает в сети с общими документами, и облегчает взаимодействие с  другими членами  рабочей  группы  (рис.  1.3).  Достаточно  одного   щелчка,  чтобы  отправить

сообщение электронной почты одному человеку или всем работающим  над проектом, а также   начать   сетевое   обсуждение.   Отсюда   вы   можете   назначить   задачу   другому сотруднику и отследить ее выполнение.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Дополнительную информацию о новых панелях задач вы найдете в разделе «Оптимальный способ обращения к справке» главы 2 и разделе «Общая рабочая область» главы 19.

1 Уточнение: на момент выпуска окончательной версии Office 2003 цифра 2 относится к продукту Microsoft  SharePoint  Portal  Server,  для  работы   которого   требуется  операционная  система Windows Server 2003. Его  совместное использование с Microsoft Windows SharePoint Services (решение,  которое ранее  называлось SharePoint Team  Setrvices) дает  возможность  создавать собственные узлы и управлять ими в рамках всей организации.  Windows SharePoint Services обеспечивает технологию построения и поддержания узлов, a SharePoint Portal Server объединяет узлы  группы  в   каталоги  порталов  и  делает  их  доступными  для  обнаружения  и  поиска необходимых данных. Кроме того, страницы веб-компонентов SharePoint  Portal Server могут содержать общие данные, находящиеся на узле Windows SharePoint. — Примеч. ред.

Рис. 1.3. Панель задач Общая рабочая область позволяет организовать рабочее пространство для совместной работы с документами на узле SharePoint, с правами доступа на уровне пользователя

Рабочие области для документов

Пользователи,  имеющие  доступ  к  SharePoint,  вправе  создавать  собственнее   узлы  для  так называемых рабочих областей для документов. Все документы  Microsoft Office, относящиеся к определенному проекту, могут быть собраны вместе в отдельной рабочей области для документов, доступ к которой получат только сотрудники, принимающие участие в этом проекте.

СМОТРИ ТАКЖЕ -:

Дополнительная  информация  о  рабочих  областях  для документов  приведена  в  разделе

«Создание рабочей области для документов» главы 19.

Управление правами на доступ к данным

Новое средство IRM (Information Rights Management — управление  правами доступа к данным)  дает  вам  возможность  управлять  доступом  других  пользователей  к  вашим книгам Excel. Вы монете предоставить  пользователям (или их группам) разрешения на чтение  или  редактирование,  используя  систему  авторизации  сервера  или  паспортную систему  авторизации  .NET,  и  установить  срок  действия   разрешений,  по  истечении которого документы станут недоступны для  других пользователей. Защита IRM всегда сопровождает файл, где бы он ни находился.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Дополнительная  информация  приведена  в  разделе  «Управление  правами  на  доступ  к документам» главы 19.

Новые возможности списков

Новые  средства  работы  со  списками  помогают  сохранять   целостность  списков  и публиковать  списки  на  узле  SharePoint. Панель  инструментов  Список  (List)  дает  вам возможность  одним  щелчком  кнопки  мыши  обновить  данные  списка,  включить  или выключить отображение строки итогов и т. д.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Дополнительная  информация  о  работе  со  списками  приведена  в  разделе  «Работа  со списками как с объектами» главы 28.

Поддержка пользовательских структур ХМL

Теперь  Excel  умеет  импортировать  и  экспортировать  данные  файлов  XML  согласно любой схеме. С помощью новой панели задач  Источник  XML вы можете отобразить элементы XML на столбцы списка в рабочем листе.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Дополнительную информацию об импорте и экспорте данных XML см. в разделе «Работа с файлами в формате XML» главы 29.

Если вы пропустили последнее обновление…

На  тот  случай,  если  вы  своевременно  не  озаботились  «апгрейдом»   программного обеспечения и прошли мимо последних обновлений  Microsoft Office, ниже приведены краткие описания тех возможностей,  которые могут оказаться для вас новыми, но на самом деле они были реализованы еще в Excel 2002.

? Область задач. Объединяет ряд ранее существовавших средств. Ее панели более гибкие и менее назойливые по сравнению с диалоговыми окнами. Обсуждение панелей задач встречается во многих местах книги, включая разделы «Восстановление после сбоя» и

«Создание  и  открытие  рабочих  книг»  главы  2,  «Сохранение   форматирования  в шаблонах»   главы   9,   разделы   «Другие   автофигуры»   и   «Работа   с   коллекцией мультимедийных элементов» главы 10.

? Восстановление  после  сбоя.  Если  во  время  работы  Excel   возникает  критическая ситуация,  программа  пытается  сохранить  все  открытые  файлы,  которые  становятся доступными  при  следующем  запуске  Excel. Смотри  раздел  «Восстановление  после сбоя» главы 2.

? Автовосстановление. Excel сохраняет информацию, необходимую для восстановления файлов, с заданной периодичностью, что позволяет Microsoft Office более эффективно восстанавливать файлы после сбоя.  Смотри раздел «Настройка автовосстановления» главы 2.

? Открытие и восстановление. Команда Открыть и восстановить  (Open And Repair) может  восстановить  поврежденный  файл  или  извлечь  из  него  данные,  что  вносит дополнительную гибкость в функцию восстановления. Смотри раздел «Восстановление поврежденных файлов» главы 2.

? Открытие  и  сохранение  файлов.-Диалоговые  окна  Открытие  документа  (Open)  и Сохранение документа (Save As) несколько  изменили свой внешний вид. Теперь при желании вы можете изменять их размеры, перетаскивая маркер в правом нижнем углу диалогового окна. Смотри разделы «Сохранение файлов» и «Открытие файлов» главы 2.

? Поиск файлов. Средства поиска файлов имеют новый интерфейс и новые параметры поиска по заданному тексту. Смотри раздел «Поиск файлов» главы 2.

? Смарт-теги. Эти раскрывающие меню предоставляют быстрый  доступ к командам и операциям,  которые  могут  потребоваться  вам   при  выполнении  текущей  задачи. Например,   смотри   разделы:   «Как   сохранить   числа   в   виде   текста»   главы   5,

«Отслеживание  ошибок»  главы  9,  «Копирование  значений  формул»   главы  12  и

«Автозаполнение дат» главы 15.

? Цветные  ярлычки  листов.  Ярлычки  листов  могут  быть  цветными,  что  позволяет более гибко организовывать структуру книг. Смотри раздел «Изменение цвета ярлыка» главы 5.

? Вставка символов. Теперь в Excel предусмотрен доступ ко всем  наборам шрифтов, установленных на вашем компьютере, так что вы  можете вводить любые символы, которые не представлены на клавиатуре. Смотри раздел «Ввод специальных символов» главы 5.

? Защита диапазонов ячеек с помощью пароля. Такая защита обеспечивает доступ к определенным     областям     защищенного      листа      и     позволяет     устанавливать индивидуальные разрешения. Смотри раздел «Доступ по паролю к диапазонам ячеек» главы 5.

? Копирование нескольких объектов. Улучшенный буфер обмена  дает возможность теперь хранить в два раза больше (до 24)  скопированных объектов, а работа с ними выполняется  при  помощи  панели  задач  Буфер  обмена  (Clipboard).  Смотри  раздел

«Копирование нескольких объектов в буфер обмена» главы 7.

? Поиск  и  замена. Операции  поиска  и  замены  теперь  можно  выполнять  также  для данных  с  учетом  дрорматирования  и  во  всей  книге,  а  не  только  в  текущем  листе. Смотри раздел «Поиск и замена данных» главы 7.

? Форматирование ячеек. В диалоговом окне Формат ячеек (Format  Cells) на вкладке Число  (Number)  список  дополнительных  числовых   форматов  расширился  до  120 форматов  телефонных  номеров  и   почтовых  индексов  различных  стран.  Вкладка Выравнивание  (Alignment) этого диалогового окна содержит новые параметры По ширине (Distributed) и По правому краю с отступом (Right Indent), а также позволяет, при   определенных   условиях,   отображать   текст   справа   налево.   Смотри   разделы

«Нестандартные форматы» и «Выравнивание содержимого ячеек» главы 8.

? Рисование границ. С помощью инструмента Карандаш (Pencil) вы  можете обвести границами любое место листа. Смотри раздел «Выделение границ» главы 8.

? Объединение ячеек. Кнопка Объединить и поместить в центре  (Merge And Center) теперь умеет не только объединять ячейки, но и работает в обратную сторону. Смотри раздел «Установка границ с помощью панели инструментов» главы 8.

? Команда  Вычислить  формулу.  Команда  Вычислить  формулу   (Evaluate  Formula) облегчает отладку  сложной формулы, позволяя  выполнить вычисление по шагам и понять, каким образом  получается  итоговый результат. Смотри раздел «Проверка и документирование листов» главы 9.

? Окно  контрольного  значения.  Окно  контрольного  значения   предназначено  для отслеживания содержимого в интересующих вас ячейках на всех открытых листах в то время, когда вы вносите  изменения совсем в других местах книги, и предоставляет текущую  информацию о каждой формуле, включая ее расположение и  значение, и многое другое. Смотри раздел «Трассировка формул» главы 9.

? Преобразование текста в речь. Теперь Excel может проговаривать содержимое ячеек,

облегчая просмотр и проверку данных рабочего листа.

? Смарт-тег     обнаруженных     ошибок.     Excel     обнаруживает     аномалии     после редактирования  формулы  и  отображает  смарт-тег,  меню  которого  содержит  список возможных   действий   для   исправления   ошибки.   Смотри   раздел   «Отслеживание ошибок» главы 9.

? Проверка ошибок. С помощью команды Проверка наличия ошибок  (Error Checking)

вы  быстро  найдете  ошибочные значения  в текущем рабочем  листе.  Смотри  раздел

«Проверка наличия ошибок» главы 9.

? Форматирование   рисунков.   Новый   параметр   Подложка    (Washout)   позволяет создавать  на  рисунке  эффект  водяных  знаков,  а  параметр  Сжать  (Compress)  дает возможность уменьшить дисковое пространство, используемое для хранения рисунков. Смотри раздел «Форматирование рисунков» главы 10.

? Коллекция  клипов.  Кнопка  Добавить  картинку  (Insert  Clip  Art)  теперь  открывает панель  задач  Коллекция  клипов  (Clip  Art).  Смотри  раздел  «Работа  с  коллекцией мультимедийных элементов» главы 10.

? Добавление   диаграмм.   Вы   можете   добавлять   в   свои   документы   полноценные организационные диаграммы, диаграммы Вина и других типов и затем редактировать их. Смотри разделы  «Вставка организационных диаграм» и «Добавление диаграмм» главы 10.

? Поворот автофигур. Все двухмерные графические объекты теперь  отображаются со специальными  маркерами,  предназначенными  для  поворота  этих  объектов.  Смотри раздел «Автофигуры» главы 10.

? Кнопка  Найти  принтер.  Для  поиска  доступного  в  вашей  сети  принтера  можно использовать кнопку Найти принтер (Find Printer) в  диалоговом окне Печать (Print). Смотри главу 11, «Печать листов».

? Пропуск  пустых  страниц.  Excel не  просто  бездумно  отправляет  текущий лист  на печать, но и предварительно просматривает его содержимое. Смотри главу 11, «Печать листов».

? Графические колонтитулы. Теперь вы можете добавлять в колонтитулы графические элементы. Смотри главу 11, «Печать листов».

? Автосуммирование.   Такие   функции,   как   СРЗНАЧ,   СЧЕТ,   МАКС   и   МИН,

используются аналогично функции СУММА. Смотри раздел «Автосумма» главы 12.

? Мастер   функций.   Поиск   нужной   функций   значительно   упрощается   благодаря возможности производить поиск по краткому  описанию действия, которое вы хотите выполнить. Смотри раздел «Вставка функций» главы 12.

? Экранные   подсказки   по   функциям.   «Повзрослевший»   Excel    при   вводе   и редактировании функции отображает на экране окно, содержащее описание синтаксиса функции. Смотри раздел «Справочная информация о функциях» главы 13.

? Рецензирование книг. Новая команда Отправить (Send To) меню Файл предоставляет удобный  способ  рассылки  книги  Excel  другим  членам  вашей  рабочей  группы  для редактирования и рецензирования этой книги. Смотри раздел «Отправка рабочей книги на рецензию» главы 19.

? Службы Microsoft SharePoint. Эта интернет-технология  обеспечивает эффективную работу группы над общими проектами.  Смотри раздел «Работа с узлом SharePoint» главы 19.

? Веб-архивы. В прежних версиях Excel сохранение книги в формате HTML разделяло ее на отдельные файлы. Текущая версия предлагает дополнительный формат Веб-архив (Web Archive), при использовании которого книга Excel сохраняется в едином файле. Смотри раздел «Веб-страница или веб-страница в одном файле?» главы 20.

? Автоматическое  переиздание.  Новый  параметр  Автопереиздание   (AutoRepublish) облегчает обновление веб-страницы текущими данными в книге Excel. Включите его, и Excel будет обновлять HTML-копию книги каждый раз, когда вы сохраняете исходный файл. Смотри раздел «Сохранять или публиковать?» главы 20.

? Доступ к FTP-узлам. Если при работе в Excel вы регулярно  сохраняете файлы или получаете  их  с  определенного  FTP-узла,  вы  можете  добавить  этот  узел  на  панель адресов, которая отображается  в левой части диалоговых окон Открытие документа (Open) и  Сохранение документа (Save As). Смотри раздел «Добавление узла  FTP на панель адресов» главы 20.

? Поддержка XML. Вы можете открывать и сохранять документы Excel в формате XML, а  также  создавать  запросы  к  источникам  XML-данных.  Смотри  раздел  «Работа  с файлами в формате XML» главы 29.

? Редактирование гиперссылок. Обычно гиперссылки довольно сложно редактировать.

Но теперь все обстоит иначе. Смотри раздел «Создание гиперссылки в ячейке» главы

? Веб-запросы.  Для  формулировки  запроса  на  получение  данных   с  веб-узлов  не обязательно учить HTML и вникать в конструкцию  этих веб-узлов. Смотри раздел

«Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов» главы 29.

? Панель инструментов Сводные таблицы. Эта панель сейчас  выглядит иначе и не содержит кнопок с именами полей текущей сводной таблицы. Имена полей появляются в отдельном окне Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List), отображаемом как автоматически, так и по вашему желанию. Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц».

? Ссылки на данные сводной таблицы. Если вы создаете формулу вне сводной таблицы, которая содержит ссылку на ячейку этой таблицы, Excel генерирует для вас функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ  (GETPIV0TDATA).  Смотри  главу  30,

«Анализ данных при помощи сводных таблиц».

? Свойства  сводной  таблицы.  При  создании  сводной  таблицы,   источником  данных которой является куб OLAP, можно  комментировать обобщенные данные, привлекая для этого свойства элементов. Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц».

? Распознавание  речи.  Работая  с  Excel и  другими  программами  Office,  пользователи могут  диктовать  текст,  а  также  перемещаться  по  таблицам  и  отдавать  различные команды, используя микрофон1.

? Распознавание рукописного ввода. Пользователи, имеющие графический планшет или световое перо, в состоянии вводить рукописный текст прямо в лист Excel и документы других приложений Office2.

1Данное  средство  ввода  информации задействовано в  версиях  Microsoft  Office  на  китайском

(упрощенное письмо), английском (США) и японском языках. — Примеч. ред.

2 Эта возможность доступна в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное и традиционное письмо), английском, японском и корейском языках. — Примеч. ред.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий