Настройка размеров ячеек

Заполняя данными листы книг, вы, возможно, задавались вопросом: для чего, собственно, нужно форматирование? Ответить на него очень просто. Сравните рис. 8.1 с рис. 8.2, и вы сразу заметите разницу. Несмотря на то что на обоих рисунках представлены одни и те же данные, информация на  рис. 8.2 более наглядна и ее проще интерпретировать. Все это достигается за счет форматирования данных. Полученных нами знаний уже достаточно, чтобы глубоко изучить вопросы о том, как и в каком виде представлять данные, чтобы с ними было легко и удобно работать.

Рис. 8.1. Все значения на этом листе имеют форматирование, присваиваемое по умолчанию

Рис. 8.2. Форматирование облегчает восприятие данных на рабочем листе

Основы форматирования

Чтобы   отформатировать   какой-либо   элемент   на   рабочем   листе   Excel,   достаточно выделить его и применить к нему одну из команд меню Формат (Format). При выборе команды   Ячейки   (Cells)   на    экран   выводится   диалоговое   окно   Формат   ячеек

(Format  Cells),  представленное  на  рис.  8.3,  в  котором  сконцентрированы  основные средства форматирования. Далее в этой  главе мы подробно остановимся на каждом из управляющих элементов данного диалогового окна.

СОВЕТ -;  –

С помощью клавиатуры диалоговое окно Формат ячеек открывается сочетанием клавиш

Ctrl+1.

После выбора одного из форматов в-списке Числовые форматы  (Categories), расположенного с левой стороны вкладки Число (Number) диалогового окна Формат ячеек, с правой  стороны  появится  дополнительная  информация,  соответствующая  настройкам выбранного  элемента. Чуть выше в поле Образец (Sample) показывается, как  будет выглядеть содержимое ячейки после применения к ней указанного формата.

Рис. 8.3. В диалоговом окне Формат ячеек собраны все основные команды форматирования рабочего листа

При работе с диалоговым окном Формат ячеек помните о следующем:

? форматирование сохраняется до тех пор, пока к ячейке не будут применены команда,

его удаляющая, или новый формат;

? при редактировании и изменении значений в ячейке нет необходимости пере-

форматировать ее заново;

? при копировании и вырезании ячейки вместе с ее содержимым копируется и сохраняется в буфере обмена и ее форматирование.

Чтобы сбросить все назначенные форматы, выделите ячейку или диапазон ячеек и в меню Правка выберите команду Очистить ? Форматы (Clear ? Formats). Если требуется удалить

также и содержимое ячеек, выберите команду Очистить ? Все (Clear ? All). Подробнее о команде Очистить рассказывается в разделе «Очистка ячеек и сброс форматирования» главы 7.

СОВЕТ -:

Для одинакового форматирования (или удаления форматов) одних и тех  же диапазонов ячеек  в  нескольких  листах  одной  книги  имеет  смысл  использовать  приемы  группового редактирования. Этой технике посвящен раздел «Редактирование группы листов» главы 7.

На панели инструментов Стандартная расположена очень удобная  кнопка Формат по образцу   (Format   Painter).   С   ее   помощью    можно   копировать   форматирование выделенных ячеек в другие ячейки того же самого листа и других листов текущей книги и даже в другие книги.

СОВЕТ

Если кнопки Формат по образцу не видно на экране, щелкните на  маленькой кнопке со стрелкой с правой стороны панели инструментов и выберите в меню команду Отображать кнопки на двух строках (Show Buttons On Two Rows). Правда, по умолчанию наиболее часто востребуемые   кнопки   «оседают»   на   панелях   инструментов,   даже   если   последние располагаются в одной строке. Поэтому, чтобы не терять из вида кнопку Формат по образцу, достаточно периодически обращаться к ней.

Чтобы  скопировать  формат  какой-либо  ячейки  или  области  на  листе,  выделите  ее  и щелкните  на  кнопке  Формат  по  образцу.  (Рядом  с   указателем  мыши  появится небольшой значок в виде кисти.) Затем выделите ячейку или диапазон, к которым нужно применить выбранный формат. Вот и все.

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Формат по образцу — одна из наиболее часто используемых кнопок — отображается на  панели  инструментов  Стандартная,  а  не  на  панели  инструментов  Форматирование, которой   она   по   идее   должна   принадлежать.   Если   вы   хотите   «восстановить   справедливость», перетащите ее, удерживая клавишу Alt, с панели на панель.

Если для копирования выделена одна ячейка, все равно в месте вставки применяются все форматы исходного диапазона, начиная с выделенной ячейки и далее вниз и вправо. В то же время, когда в качестве области  вставки выделен некоторый диапазон, учитываются размеры  исходного  диапазона.  В  случае  когда  форматируемая  область  отличается  по размеру  от  копируемой,  исходный  набор  форматов  при  необходимости  используется повторно или урезается.

Панель инструментов Форматирование

Многие из наиболее часто применяемых средств форматирования вызываются кнопками панели инструментов Форматирование, показанной на рисунке ниже.

Но в установленном по умолчанию режиме отображения кнопок в одну  строку не все кнопки  могут  быть  видны  на  экране.  Тем  не  менее   получить  к  ним  доступ  при необходимости совсем нетрудно.

С левой стороны панели инструментов форматирование находятся два  списка: Шрифт (Font) и  Размер (Font Size),  а  далее  следуют  кнопки:  Полужирный (Bold),  Курсив (Italic), Подчеркнутый (Underline), По левому краю (Align Left), По центру (Center), По правому краю  (Align Right), Объединить и поместить в центре (Merge And Center), Денежный формат (Currency Style), Процентный формат  (Percent Style), Формат   с   разделителями   (Comma   Style),   Увеличить   разрядность   (Increase Decimal),   Уменьшить    разрядность   (Decrease   Decimal),   Уменьшить   отступ (Decrease  Indent),  Увеличить  отступ  (Increase  Indent),  Границы  (Borders),  Цвет заливки (Fill Color) и Цвет шрифта (Font Color). Чтобы  увидеть  название любой из кнопок,  поместите  над  ней  указатель   мыши   —  на  экране  появится  всплывающая подсказка.

При расположении панелей инструментов в одной строке на экране  помещается только часть кнопок панели инструментов Форматирование. Чтобы панель приняла вид, как на рисунке, можно отсоединить ее и перетащить к центру экрана, сделав плавающей1. Также можно  получить  доступ  к  любой  из  кнопок,  если  щелкнуть  на  кнопке  Параметры панелей инструментов (у правого края панели). После выбора какой-либо «спрятанной»

кнопки она вводится в состав отображаемой на экране части панели Форматирование, но при этом другая, реже используемая кнопка исчезнет с панели, чтобы освободить место выбранной.

Автоформатирование

Команда Автоформат (AutoFormat) позволяет быстро и легко применить к выбранному диапазону  рабочего  листа  набор  стандартных  настроек  форматирования,  изменяющих стиль,  шрифт,  выравнивание,  границы,  фоновый  рисунок,  ширину  столбцов  и  высоту строк выделенного  диапазона. Такие наборы собраны в диалоговом окне Автоформат (AutoFormat), представленном на рис. 8.4.

ПРИМЕЧАНИЕ — –

Если диалоговое окно Автоформат у вас на экране выглядит не так, как показано на рис. 8.4,

нажмите кнопку Параметры (Options).

Команду Автоформат можно применить к любому диапазону ячеек,  который средство автоформатирования  распознает  как  таблицу,  —  просто  щелкните  на  любом  месте  в пределах   таблицы   или   диапазона   ячеек   и   выберите   в   меню   Формат   команду Автоформат. Затем в появившемся на экране диалоговом окне  Автоформат выберите образец                                                                                                                 форматирования.

Рис. 8.5. С помощью команды Автоформат можно за считанные секунды преобразовать

«сырой» лист данных в более приемлемую табличную форму

СОВЕТ

Сначала введите данные на рабочий лист, отформатировать его вы всегда успеете. Иногда слишком  раннее  форматирование  только  вредит  —  в   дальнейшем  больше  времени придется потратить на устранение  последствий. Поэтому мы настоятельно рекомендуем сначала    продумать    все   детали   и   лишь   затем   применять   к   таблице    требуемое форматирование.

Чтобы  получить  таблицу,  изображенную  на  рис.  8.2,  можно  начать   с   применения автоформата Список 3, но затем, все равно, с помощью  кнопок панели инструментов Форматирование     понадобится     внести      некоторые     дополнительные     изменения, улучшающие визуальное восприятие таблицы:

? выделите ячейку А1 и выберите в списке Размер (Font Size) размер шрифта 24;

? выделите ячейки A3, B2:G2, щелкните на кнопке Цвет заливки (Fill Color) и выберите

Желтый (Yellow);

? наконец, выделите диапазон B4:G16 и щелкните на кнопке Денежный формат

(Currency Style).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий