Настройка размеров ячеек

Первостепенным  и    самым   простым   методом   регулировки   размера   ячеек   является настройка  высоты строки и  ширины    столбца.  Также  на  размер  ячеек  влияют такие операции, как объединение нескольких  ячеек в  одну или,  наоборот, разъединение ранее объединенных ячеек.

Ширина столбцов

По  умолчанию в   Excel  ширина  столбца  равна 8,43  символа,  но,  безусловно, это  не означает, что каждая ячейка на рабочем листе  в состоянии отображать только немногим больше 8 знаков. Поскольку в  Excel, наряду с пропорциональными шрифтами  (такими, как  Arial),   используются также  шрифты с  фиксированной  шириной символов   (как Courier), разные символы разных шрифтов занимают различное пространство. Например, для принятой по умолчанию ширины  столбца в  ячейке  помещается приблизительно  8 цифр для большинства непропорциональных шрифтов высотой 10 пунктов.

Если стандартной  ширины  столбца  оказалась  недостаточно  для  полного  отображения содержимого ячейки, то, скорее всего, это приведет к следующим последствиям:

? слишком длинная надпись продолжится, перекрывая пустые соседние ячейки;

? если соседняя ячейка справа занята, надпись обрежется по границе исходной ячейки;

? длинные числовые значения по умолчанию  отображаются в  экспоненциальном  виде

(например, 1,23Е + 12);

?’  если при назначенном  числовом формате  ширина ячейки   оказывается слишком маленькой,  чтобы  отобразить ее  содержимое,   в   этой  ячейке  выводится группа символов  #.

СОВЕТ

Ширину столбца или высоту строки или всех выделенных столбцов и строк можно настроить по самому длинному значению или по самому крупному шрифту. Для этого просто дважды щелкните на линии справа от заголовка этого столбца или на линии ниже заголовка строки. Данное   действие   эквивалентно   применению   команд   меню   Формат   ?   Столбец   ? Автоподбор  ширины  (Format  ?  Column  ?  AutoFit  Selection)  и   Формат   ?  Строка  ? Автоподбор высоты (Format ? Row ? AutoFit) соответственно.

В любой из перечисленных  ситуаций вам, скорее всего, захочется изменить  ячейку так, чтобы  введенное  значение помещалось  в   ней  и  отображалось  нормально.  Одним из способов решения проблемы является подобающая настройка ширины столбца. Для этого расположите указатель  над линией,  разделяющей заголовки столбцов, нажмите кнопку мыши   и переместите  линию в  нужную сторону. При выполнении процедуры появляется всплывающая подсказка  со  значением ширины  столбца  в  символах и   пикселах, как продемонстрировано на рис. 8.30. Здесь же показано, как одновременно изменить ширину сразу   нескольких  столбцов.   Требуется  выделить их   заголовки (если  эти  столбцы несмежные, их  заголовки нужно выделять мышью при нажатой клавише Ctrl), а затем, нажав кнопку мыши, потянуть за линию между двумя любыми выделенными столбцами. В результате пропорционально  изменится ширина каждого  выделенного столбца — все они станут одинаково «стройными» или наоборот.

Рис. 8.30. При изменении ширины столбца или высоты строки указатель мыши принимает форму двухсторонней стрелки

ПРИМЕЧАНИЕ

В  зависимости  от  используемого  шрифта,  значения,  которые  умещаются  по  ширине  в столбце  на  экране,  могут  выйти  за  его   пределы  при  печати.  Перед  печатью  листа желательно  просмотреть   его,  выбрав  в  меню  Файл  (File)  команду  Предварительный просмотр (Print Preview). Подробнее о режиме предварительного просмотра рассказывается в главе 11, «Печать листов».

Подменю Столбец

В подменю Столбец меню Формат собраны пять команд: Ширина (Width), Автоподбор ширины (AutoFit Selection), Скрыть (Hide), Отобразить (Unhide) и Стандартная ширина  (Standard  Width).  Чтобы  задать  новую  ширину столбца  (столбцов), выделите

одну  или  несколько  ячеек  —  совсем не  обязательно  выделять целые  столбцы  —  и выберите команду  Ширина.  На  экране  появится диалоговое  окно  Ширина  столбца (Column   Width).   Если  в    одноименном  поле   не   отображается   величина ширины выделенных ячеек, значит, она различна для выбранных столбцов. В любом случае просто введите  в указанное поле новое числовое значение из диапазона  от 0 до 255.

СОВЕТ

Для изменения ширины сразу всех столбцов текущего листа щелкните  на одном из заголовков строк (или выделите любую ячейку и нажмите сочетание клавиш Shift+пробел) и затем выберите команду Ширина.  •

Чтобы   для   одного   или   нескольких  столбцов  восстановить   ширину,   принятую  по умолчанию, выделите  любые  ячейки этих столбцов и  выберите  команду  Формат ? Столбец ? Стандартная ширина. А чтобы изменить используемую  по умолчанию  ширину для всех столбцов текущего листа, просто введите новое значение в  поле Ширина столбца  одноименного диалогового окна, открытого командой Формат ?  Столбец ? Стандартная  ширина.  Столбцы  листа будут  отображены  в  соответствии    с  данной настройкой, за исключением настроенных вручную.

Высота строк

Excel автоматически подстраивает высоту строки по самому крупному из используемых в ней  шрифтов.  Поэтому  вам совершенно незачем  беспокоиться о  том,  поместятся  ли символы  заданного размера в ячейке.

В принципе,  настройка высоты строки производится так же, как и  изменение  ширины столбца.  Для  этого  достаточно  потянуть  за  линию,   разделяющую  заголовки строк. Подробно изменение размера столбцов  рассмотрено в  разделе «Ширина столбцов» этой главы.

Подменю Строка

Подменю  Строка (Row)  меню  Формат включает четыре  команды:  Высота (Height), Автоподбор  высоты  (AutoFit),  Скрыть  (Hide)  и   Отобразить  (Unhide).  Команду Высота можно использовать для одновременного изменения высоты нескольких строк — для  этого  перед  выбором команды  достаточно  выделить  хотя  бы  по  одной  ячейке  в каждой строке.

Значение высоты выделенных строк отображается в поле Высота строки одноименного диалогового окна, вызываемого командой Высота. Если это поле пусто, значит, на листе исходно были взяты строки разной высоты. В любом случае, чтобы изменить  их размер, введите  в указанное поле новое числовое значение из диапазона  от 0 до 409.

СОВЕТ

Чтобы изменить высоту сразу всех строк текущего листа, щелкните на одном из заголовков столбцов (или выделите любую ячейку и нажмите сочетание клавиш Ctrl+npo-бел) и затем выберите команду Высота.

Чтобы для одной или нескольких   строк восстановить высоту, принятую по  умолчанию, выделите любые ячейки, принадлежащие  этим строкам, и выберите команду Формат ? Строка ? Автоподбор высоты. В  отличие  от ширины  столбцов, для высоты строки нельзя  задать   стандартную  величину.   Эту  функцию как  раз  и   выполняет команда Автоподбор высоты —  для  пустых  строк  она  восстанавливает  стандартную  высоту, рассчитанную  исходя из используемого  по умолчанию размера шрифта, а для остальных строк  подбирает высоту по  размеру   применяемых в   них шрифтов. Если в   строке находится многострочное текстовое значение, созданное с помощью переноса по-словам  или выравнивания по ширине, Excel соответственно настраивает высоту строки.

СМОТРИ ТАКЖЕ  –

Перенос  текста  и  выравнивание  по  ширине  рассматривались  в  разделах  «Перенос  по словам» и «Распределение текста в ячейке» данной главы.

Скрытие столбцов или строк

Иногда  бывает полезным  скрыть  некоторую  информацию  на  рабочем  листе, и   Excel позволяет сделать это — вы можете спрятать целиком  несколько столбцов или  строк. Чтобы  скрыть  столбец,  выделите любую  ячейку  этого  столбца  и   выберите команду Формат ? Столбец ? Скрыть (Format ? Column ? Hide). Программа установит для такого  столбца  ширину,  равную 0.  Отсюда  второй способ:  перетащите линию  между заголовками столбцов влево  так, чтобы ширина  столбца стала  равной нулю. И третий  вариант:   ввести  в  поле  Ширина  столбца  одноименного диалогового  окна  значение 0. Когда ширина столбца равна нулю, Excel при перемещении активной ячейки пропускает его, а буква заголовка не отображается в верхней части листа.

Чтобы вновь отобразить столбец, выделите соседние справа и слева   столбцы и выберите команду Формат ? Столбец ? Отобразить (Format ? Column ? Unhide).

Точно так же можно скрыть и вновь  вывести  на экран строки рабочего листа. Для этого используются аналогичные команды подменю Строка меню Формат. Обратите  внимание, что установка флажка Скрыть формулы (Hidden) на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек приводит к скрытию только формул в строке формул. Подробнее о защите ячеек рассказывается в разделе «Защита данных» главы 5.

Объединение ячеек

Сетка является очень важным конструктивным элементом электронной таблицы. Однако иногда, особенно при создании форм, для достижения необходимого эффекта требуется изменить сетку таблицы, и наилучшим средством для этого служит объединение ячеек.

Чтобы объединить выделенные ячейки,  выберите в  меню Формат команду  Ячейки, в открывшемся диалоговом   окне  перейдите на  вкладку   Выравнивание  и   установите флажок Объединение ячеек (Merge Cells), а если ячейка содержит длинный текст, то еще   и    флажок   Переносить   по   словам   (Wrap   Text).   На   рис.  8.31   наглядно продемонстрировано,  каким образом эти операции  могут помочь при  создании  бланка сложной формы.

ВНИМАНИЕ

При объединении ячеек, содержащих информацию, сохраняются данные только из верхней левой  ячейки.  Остальная  информация  теряется.   Чтобы  избежать  потерь,  перед  объединением ячеек скопируйте все необходимые данные в другое место листа или книги.

В  результате  объединения вы  получите одну  конечную  ячейку,   размеры  которой совпадают с  размерами выделения.  Например, на  верхнем листе на  рис. 8.31  текст в ячейках G1:I5 не выровнен по вертикали из-за размера строки 2, который установился в соответствии с величиной  текста в  ячейке С2. На нижнем листе рисунка эта проблема решена объединением ячеек А1:ВЗ, C1:F3 и G1:I5.

Рис. 8.31. Объединение ячеек придало форме на нижнем листе более совершенный вид

СОВЕТ

Кнопка Объединить и поместить в центре (Merge And Center) панели  инструментов Форматирование  также  предназначена  для  объединения  выделенных  ячеек.  Она  особенно удобна, когда требуется создать  единый заголовок для нескольких столбцов  или строк. Нажатие этой кнопки приводит к объединению выделенных ячеек в одну и выравниванию по центру выделения (горизонтальному) содержимого объединенной  ячейки. Чтобы вернуть ячейки  к  исходному  виду,  выделите  результат  и  щелкните  на  указанной  кнопке  панели форматирования еще раз.

При  объединении   новая  ячейка   получает  адрес   верхней  левой  ячейки   исходного диапазона, как  показано  на  рис. 8.32.  Здесь  выделена ячейка  А1,  и   ее  адрес  демонстрируется в  поле Имя строки формул. При этом  подсвечены цветом заголовки первых трех строк и двух   столбцов, как  будто  выделен диапазон  А1:ВЗ. Остальные исходные ячейки, кроме  А1,  практически  перестают существовать.  Если в  формуле встречается ссылка на такую ячейку, последняя рассматривается как пустая, и в зависимости  от типа формулы ссылка может возвратить нулевое значение или ошибку.

Рис. 8.32. Ячейкам является объединением диапазона А1:ВЗ

СОВЕТ

На рис. 8.32 информация в строке формул расположена в трех строках. Чтобы вставить в ячейку  разрыв  строки,  достаточно  нажать  сочетание  клавиш  Alt+Enter.  Дополнительную информацию по этой теме можно получить в разделе «Форматирование в строке формул» главы 12.

Одним из очевидных  последствий  объединения  ячеек является нарушение  целостности сетки, основного атрибута любой электронной таблицы. В  действительности все не так безнадежно, как может показаться, но при  работе с объединенными ячейками  следует учитывать некоторые обстоятельства:

? Если  в любой одной и  только одной ячейке выделенного для объединения диапазона хранится текст, числовое значение или формула, то после объединения это содержимое разместится в новой  ячейке.

? Когда несколько ячеек выделенного диапазона содержат текст или числовые значения, при объединении  сохраняется  содержимое только  верхней левой ячейки. Данные, находившиеся  во всех остальных ячейках диапазона, удаляются. Чтобы сохранить  их, следует  либо заранее  переместить их   в   верхнюю левую  ячейку  диапазона, либо скопировать в другое место листа.

? Формулы настраиваются  автоматически. Если в формуле есть ссылка на одну из ячеек объединяемого диапазона, эта ссылка перенастраивается на всю объединенную  ячейку. Точно так же перенастраиваются ссылки в  формуле, содержащейся в  объединенной ячейке. Подробнее о ссылках  рассказывается в  разделе «Использование  в  формулах ссылок» главы 12.

? Копирование, удаление,   вырезание, вставка и   перемещение мышью  объединенной ячейки ничем не отличается от операций с обычными ячейками. Будучи скопированной или перемещенной, она займет то же самое количество ячеек. На месте вырезанной или удаленной объединенной ячейки восстанавливается стандартная структура сетки.

? Маркер   заполнения  объединенной  ячейки  используется  так   же,   как   и    маркер заполнения обычной.  При его  перетаскивании  объединенная ячейка  копируется с учетом  своего размера  и  содержимого, и   дубли замещают  собой  простые  ячейки. Подробнее о заполнении ячеек рассказывается в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» главы 7.

? При объединении  ячеек все форматирование  внутренних  границ  удаляется вместе с ними    самими, сохраняется   только   оформление    внешних  границ  выделенного диапазона.

? Объединение  ячеек  всегда можно  отменить, то  есть  разъединить  их  и  вернуть к первоначальному виду. Для этого нужно выделить объединенную ячейку и на вкладке Выравнивание  диалогового  окна  Формат  ячеек  сбросить флажок  Объединение ячеек.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий