Использование данных Excel в PowerPoint

Несмотря  на  многие  вспомогательные  возможности,  Excel  по  своей   сути  является аналитическим средством. Когда наступает время собрать информацию и представить ее кому-либо,  вам,  вероятно,  следует  обратиться  к  двум  другим  программам  из  пакета Microsoft  Office   System  —  Microsoft  Word  и  Microsoft  PowerPoint.  Эти  программы изначально предусмотрены для работы в тесном взаимодействии с  Excel, поэтому вы легко сумеете выполнять численные расчеты в Excel и передавать результаты в Word или PowerPoint, когда требуется вербальная или визуальная презентация.

В этой главе мы рассмотрим ряд положений, которые вам следует знать при интеграции таблиц   Excel   в   документы   Word   и   PowerPoint.  Мы   также   увидим,   как   следует использовать  хранимые  в  Excel  списки  контактов  для  создания  стандартных  писем, почтовых наклеек и конвертов в Word.

Использование таблиц Excel в документах Word

Ваше право, конечно, создавать таблицы непосредственно в Word, но это предполагает, что придется разбираться с командами меню Таблица  (Table). Если таблицы состоят более чем из нескольких строк или  столбцов, будет проще создать их в Excel и затем внедрить в документы Word. Поместить часть листа из Excel в Word можно следующими способами:

? скопировать данные Excel в буфер обмена и затем применить команду Word Вставить (Paste) или Специальная вставка (Paste  Special) для вставки таблицы в нужном формате, устанавливая или не устанавливая связь с исходными данными;

? выбрать команду Объект (Object) в меню Вставка (Insert);

? выбрать команду Файл (File) в меню Вставка.

Вставка таблицы Excel из буфера обмена

Если вы скопируете диапазон ячеек из листа Excel в буфер обмена и затем вставите его в документ Word (используя команду Вставить или сочетание клавиш Ctrl+V), чуть ниже и справа  от  вставленных  данных  появится  меню  смарт-тега  (рис.  23.1)  с  несколькими вариантами форматирования таблицы в Word:

? Сохранить исходное форматирование (Keep Source  Formatting).  Word получает данные в формате HTML и создает  таблицу, сохраняя исходные шрифты, параметры выравнивания,  форматы чисел, цвет текста и заливки. В большинстве случаев (но не всегда) этот вариант форматирования, применяемый по умолчанию, позволяет создать таблицу в Word, которая выглядит так же, как и в Excel. После вставки таблицы в Word в вашем распоряжении  оказываются команды меню Таблица (Table) для изменения ширины  столбцов, положения таблицы в основном тексте и других  параметров. (На вкладке Таблица диалогового окна Свойства таблицы (Table Properties) можно, например,

задать параметры обтекания текста вокруг таблицы, если она занимает не всю ширину страницы.)

Рис.  23.1.  Сразу  после  вставки  ячеек  Excel  в  Word  появляется  смарт-тег,  позволяющий выбрать способ вставки и форматирования

СОВЕТ

Если ваша таблица в Excel была без сетки, в Word вы все равно  увидите сетку, даже в случае выбора команды Сохранить исходное форматирование. Чтобы избежать этого, перед вставкой таблицы выберите в Word команду Скрыть сетку (Hide Gridlines) меню Таблица.

? Использовать форматирование конечного фрагмента (Match  Destination Table Style). Вставленная таблица форматируется так,  как  будто она создана непосредственно в Word. Хотя при этом  сохраняется числовое и символьное форматирование, примененное в Excel (например, жирный шрифт и денежные значения с двумя знаками после запятой), почти во всех других отношениях данные будут выглядеть так же, как если бы они были введены в Word. Так,  независимо от исходного шрифта в Excel, вставленная таблица будет оформлена шрифтом, используемым в Word по умолчанию. Этот    вариант   форматирования   позволяет   достичь   максимального    соответствия вставляемой таблицы с основным текстом документа  Word. Заметьте, однако: если данные в Excel выравниваются не по  умолчанию (например, по правому краю), то в Word вам, скорее всего, придется сделать необходимые изменения. Как и при выборе

команды Сохранить исходное форматирование, в вашем  распоряжении команды меню Таблица для изменения ширины столбцов, параметров обтекания текста и т. д.

? Сохранить только текст (Keep Text Only). Word не создает таблицу, а вместо этого вставляет содержимое каждой ячейки, разделяя их символом табуляции и форматируя шрифтом по умолчанию. Данный вариант может оказаться полезным при копировании из Excel одного столбца данных. Копирование  нескольких столбцов с сохранением только текста обычно создает в Word набор невыровненных строк.

? Применить стиль или форматирование (Apply Stile Or Formatting). Эта команда ведет себя подобно команде Сохранить исходное форматирование (Word создает таблицу, сохраняет выравнивание, заливку и т. д.), но также открывает панель задач Стили и форматирование (Style And Formatting), позволяя сразу применить стили или символьное форматирование.

В  дополнение  к  перечисленным  выше  вариантам  меню  смарт-тега   предоставляет команды,  позволяющие  связать  таблицу  в  Word  (в  формате  Excel  или  Word)  с  ее источником  в  Excel.  Действие   команд   Сохранить  исходное  форматирование  и связать  с  Excel  (Keep  Source  Formatting  And  Link  To  Excel)  и  Использовать форматирование конечного фрагмента и связать с Excel (Match Destination Table Style And Link To Excel) аналогично выбору  команд  Специальная вставка (Paste Special) и Вставить связь (Paste Link). Эти способы мы рассмотрим позже в разделе

«Вставка таблицы Excel в Word и связывание».

СОВЕТ —

Не закрывайте книгу Excel до завершения вставки. Если вы скопируете данные из Excel в буфер  обмена  и  затем  закроете  документ  Excel,  параметры  вставки  существенно  преобразятся: формат по умолчанию  изменится с HTML на форматированный текст (RTF) и исчезнет возможность связать документ Word с источником данных в Excel.

Форматирование      таблицы      при      помощи      команды Специальная вставка

Смарт-тег, появляющийся в Word при вставке данных из Excel,  предоставляет только наиболее  часто  используемые  варианты   форматирования.  В  большинстве  случаев, вероятно,  они  удовлетворят  ваши  потребности.  Но  даже  при  применении  команды Сохранить  исходное форматирование не  исключено,  что  заголовки  столбцов  или строк, размещенные на одной строке в Excel, окажутся разбитыми на несколько строк в Word.  Часто  удается  вернуть  заголовкам  исходное  состояние  простым  расширением столбцов в Word. Но иногда редактор Word при интерпретации кода HTML, полученного от Excel, не способен в точности воспроизвести внешний вид таблицы Excel, как на рис. 23.2.

В данном случае редактор Word разместил однострочные заголовки на двух строках, не выровнял  данные  в  столбцах  с  заголовками  и  вдвое  увеличил  высоту  строк.  (Вид исходной таблицы в Excel приведен на рис. 23.4.)

Рис. 23.2. Команда Сохранить исходное форматирование не всегда дает  нужный результат. В таких случаях следует использовать команду Специальная вставка

Вместо того чтобы пытаться исправить неправильно интерпретированный фрагмент кода HTML в Word, лучше попробовать применить один из дополнительных форматов вставки. Для этого, не закрывая книгу в Excel, выберите в Word команду Специальная вставка (Paste Special) меню Правка (Edit). Если вы откроете диалоговое окно Специальная вставка (рис. 23.3) при закрытой исходной книге, некоторые форматы будут недоступны.

Практически  для  любого  формата,  фигурирующего  в  диалоговом  окне  Специальная вставка,  вы  можете  просто  вставить  данные  или  вставить  и  связать  их.  Последнюю операцию мы рассмотрим в разделе «Вставка таблицы Excel в Word и связывание».

В следующих разделах описываются возможные форматы вставки:

? лист Microsoft Excel (объект);

? форматированный текст (RTF) и формат HTML;

? неформатированный текст и текст в кодировке Unicode;

? рисунок (picture), точечный рисунок (bitmap — двоичная карта) и метафайл Windows (EMF).

Вставка листа Microsoft Excel как объекта

При использовании формата Лист Microsoft Office Excel (объект) таблица Excel внедряется  в  документ  Word  вместе  со  всеми  графическими  элементами,  находящимися  в выделенном  диапазоне  листа  Excel.  Данный  формат  также  позволяет  редактировать вставленную таблицу, привлекая команды и средства Excel, но не Word.

Например, чтобы применить к данным, вставленным в виде объекта,  собственный числовой формат, достаточно дважды щелкнуть на  объекте. После этого интерфейс Word частично  объединится  с  интерфейсом  Excel,  как  показано  на  рис.  23.4.  Если  после редактирования объекта вы щелкнете в любой части документа Word,  все меню Excel будут заменены меню Word и исчезнут заголовки столбцов и строк листа.

Рис. 23.3. Диапазон ячеек Excel можно вставить в Word в любом из этих форматов,

а также в виде неформатированного текста Unicode

Рис. 23.4. При двойном щелчке на внедренном объекте Excel меню Word заменяются меню

Excel, что позволяет форматировать и редактировать объект средствами Excel

ПРИМЕЧАНИЕ

После двойного щелчка на внедренном объекте Excel, содержащем графические элементы, Word может временно обрезать эти элементы. После возвращения к обычному интерфейсу Word эти графические элементы будут полностью восстановлены.

Имейте  в  виду,  что  Excel  на  самом  деле  внедряет  всю  книгу  целиком,  а  не  только выделенный  диапазон  яче(ус,  скопированный  в   буфер  обмена.  Это  иллюстрируют ярлычки   в   нижней   части   рис.   23.4.   Несмотря   на   то   что   окно   редактирования, появляющееся  в  Word  при  двойном  щелчке  на  объекте  Excel, настроено  на  размеры исходного диапазона ячеек, вы вправе прокручивать  лист и  переключаться на другие листы   текущей   книги.   Word,   соответственно,   трактует   сделанные   вами   операции прокрутки как редактирование внедренного объекта. Если вы переключитесь с Листа1 на Лист2, то после возврата в документ Word (щелчком вне пределов внедренного объекта) вы увидите фрагмент Листа2.

СОВЕТ :

Поскольку при вставке диапазона ячеек как объекта внедряется вся  книга целиком, что увеличивает размер документа Word, полезно перед внедрением удалить все лишнее. Если исходная таблица является частью  большой книги Excel, сначала скопируйте таблицу в пустую книгу, после чего поместите ее в буфер обмена и внедрите в Word.

Вставка форматированного текста и данных в формате HTML

Форматы RTF и HTML сохраняют исходное форматирование шрифта и чисел при вставке данных  Excel.  Они  различаются  способом  хранения  информации  о  форматировании. Формат RTF понимается как расширенный текстовый формат (rich-text format) — метод кодирования информации о форматировании, издавна поддерживаемый в Microsoft Office. HTML  (Hypertext  Markup  Language,  язык  разметки   гипертекста)   является  форматом вставки Word по умолчанию  (соответствует нажатию клавиш Ctrl+V) и одновременно языком  Интернета.  Оба  варианта  генерируют  таблицы  в  Word,  сохраняют  параметры выравнивания, заданные в Excel, и позволяют вносить изменения в таблицы при помощи команд Word из меню Таблица (Table).

HTML более точно воспроизводит исходное форматирование Excel,  чем  RTF. Но вам лучше поэкспериментировать, чтобы посмотреть, какой из форматов лучше соответствует вашим целям. Если результат вам не  понравится, выберите команду Отменить (Undo) меню Правка и попробуйте другой вариант.

Вставка неформатированного текста и текста в кодировке

Unicode

Если  вы  не  хотите,  чтобы  данные  из  буфера  обмена  становились  таблицей  в  Word, обратитесь к форматам Неформатированный текст и Текст в кодировке Юникод. И в том и в другом случае используется символ табуляции для разделения столбцов исходной таблицы

Excel и символ возврата каретки в конце строк. В результате данные,  которые в Excel аккуратно  выровнены,  в  Word  могут  оказаться  не  такими  аккуратными.  Используйте Unicode, если исходные данные  содержат символы, не входящие в стандартный набор ANSI, например  символы нелатинских алфавитов. Иначе не принципиально, какой из двух форматов выбрать.

Вставка рисунка, точечного рисунка и метафайла

Windows

Форматы Рисунок, Точечный рисунок и Метафайл Windows (EMF) дают более-менее точное графическое представление исходного диапазона Excel (включая, разумеется, все графические  элементы).  Поскольку  результатом  являются  рисунки,  а  не  таблицы,  вы можете изменять их инструментами рисования Word.

Из этих трех доступных вариантов формат Точечный рисунок обычно  дает наиболее правильное изображение фрагмента листа Excel, но за  счет  увеличения размера файла. Для  таблиц,  не  имеющих  графических  элементов,  два  других  формата  дают  вполне адекватный результат. Но только эксперимент покажет, какой формат больше устроит вас в каждом конкретном случае.

Вставка таблицы Excel в Word и связывание

Вставка со связыванием возможна в любом формате, представленном в диалоговом окне Специальная  вставка  (см.  рис.  23.3),  —  для   этого   установите  переключатель  в положение Связать (Paste Link).  Тогда Word создаст поле, ссылающееся на источник данных в Excel. Поле представляет собой код (сравнимый с формулой внешней ссылки в Excel), содержащий информацию, необходимую приложению для выполнения запроса на обновление  данных.  Приложение  также   использует  этот  код  при  поиске  исходных данных, когда вы делаете  двойной щелчок на связанном объекте в документе Word для его редактирования. Чтобы увидеть код, в Word выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и затем на вкладке View (Вид) и установите флажок Коды полей (Field Codes).

Связь, установленная между Excel и Word, поддерживается автоматически по умолчанию. Это означает, что любое изменение источника данных в Excel автоматически отражается на документе Word. Вы вправе сменить способ обновления связи. Для этого выберите в Word команду Связи (Links) меню Правка,, затем в диалоговом окне Связи (рис. 23.5) выделите  связанный  элемент  и  установите  переключатель  в  положение  По  запросу (Manual  Update).  В  этом  диалоговом  окне   вы   также  можете  щелкнуть  на  кнопке Разорвать связь (Break Link),  чтобы отсоединить данные в Word от их источника в Excel,  или  на  кнопке  Сменить источник  (Change  Source),  чтобы  связать  объект  с другим источником данных.

Если связь обновляется по запросу, то в Word это можно сделать  кнопкой Обновить (Update Now) в том же диалоговом окне. Самый  простой способ обновить таблицу — выделить ее в документе Word и нажать клавишу F9.

Рис. 23.5. В диалоговом окне Связи выбирается способ обновления связи,

производится смена источника данных или разрыв связи

Связывание с именованными диапазонами

Во многих случаях исключительно важно, чтобы источником данных  таблицы в Word был не обычный, а именованный диапазон ячеек. В  противном случае, если исходная таблица по какой-либо причине изменит расположение (например, будут вставлены или удалены  несколько строк), ссылка станет некорректной. Информация об  именованных диапазонах приведена в разделе «Определение имен и правила именования» главы 12.

Если диапазон ячеек в Excel на момент копирования в буфер обмена имеет имя, Word при связывании  будет  ссылаться  на  него  по  имени.  Если  диапазон  неименованный,  Word станет ссылаться на него с помощью адресации в стиле R1C1. Если вы позднее присвоите в Excel диапазону  имя, Word при выполнении запроса на обновление все равно будет использовать ссылку по адресу, а не по имени. В этом случае вы вправе исправить ссылку, выполнив следующие действия:

1.   Выберите в Word команду Связи в меню Правка.

Вы  увидите  диалоговое  окно,  аналогичное приведенному  на  рис  23.5,  и  в  столбце

Элемент (Item) для вашей связи найдете адрес исходной таблицы в стиле R1C1.

2.   Щелкните на кнопке Сменить источник. Word откроет диалоговое окно для указания местоположения файла.

3.   В этом диалоговом окне щелкните на кнопке Элемент (Item), чтобы открыть диалоговое окно Задание элемента (Set Item), показанное ниже.

4.   Удалите ссылку на диапазон в стиле R1C1, введите новое имя диапазона и нажмите кнопку ОК.

5.   В окне для указания местоположения файла выберите имя файла, в котором хранится таблица, и нажмите кнопку Открыть (Open).

6.   В диалоговом окне Связи щелкните на кнопке ОК.

Связывание с помощью гиперссылок

Альтернативным  способом  создания  связи  между  документом  Word  и  книгой  Excel является использование гиперссылок. Скопировав диапазон ячеек Excel в буфер обмена, выберите  в  Word  команду  Вставить  как  гиперссылку  (Paste  As  Hyperlink)  меню Правка. Как видно из рис.  23.6, каждая ячейка в таблице Word становится отдельной гиперссылкой. Причем каждая гиперссылка указывает на первую ячейку (не обязательно активную) исходного диапазона. Форматирование сохраняется, но ячейка подчеркивается как   гиперссылка,   если   только   вы   не   изменили   стандартный   способ   отображения гиперссылок в Word; графические элементы отбрасываются.

Рис.  23.6.  Гиперссылки  могут  связать  документ  Word  с  книгой  Excel,  но  они  не обновляются при изменении источника

Принципиальный недостаток применения гиперссылок по сравнению со связями OLE (то есть  связыванием)  состоит  в  том,  что  гиперссылки  не  обновляются  при  изменении источника данных. Гиперссылки могут облегчить пользователю поиск источника данных, но не дают никаких гарантий, что таблица Word отражает текущее состояние источника.

Применение команды Объект

Описанные  способы  работы  с  буфером  обмена  хороши  для  импорта  существующих таблиц Excel в документы Word. При создании новой  таблицы в вашем распоряжении есть альтернативный путь — выбрать в Word команду Объект (Object) меню Вставка, открывающую   диалоговое   окно  Вставка  объекта  (Object)..На  вкладке  Создание (Create New) этого окна выберите тип Лист Microsoft Office Excel  (Microsoft Excel Worksheet), и в Word появится окно с пустым листом Excel, как показано на рис. 23.7.

Рис. 23.7. Команда Объект позволяет создать новую таблицу Excel, не покидая Word

Теперь  вы  можете  приступить  к  созданию  таблицы,  используя  все   средства  форматирования и вычислений Excel. Когда таблица будет готова, щелкните вне окна Excel. В результате будет получен объект Excel, внедренный в документ Word, — как если бы вы сначала создали таблицу в Excel, скопировали ее в буфер обмена и затем вставили ее, выбрав формат Лист Microsoft Office Excel (объект) в диалоговом окне Word Специальная вставка.

Внедренная таблица будет иметь столько же строк и столбцов, что и  фрагмент листа в окне Excel, в котором она создавалась. То есть пустые ячейки будут внедрены наравне с заполненными. Если при заполнении  ячеек вы прокручивали лист, часть таблицы Excel

окажется не внедрена. Следовательно, при создании таблицы вам необходимо настроить размер  окна  Excel  таким  образом,  чтобы  оно   охватывало  именно  столько  строк  и столбцов, сколько нужно видеть в Word.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

2 комментариев к записи “Использование данных Excel в PowerPoint”

  1. arina says:

    Спасибо!!! Очень обстоятельно написано, будем применять в работе…

  2. Оля says:

    Про PowerPoint расскажите?

Оставить комментарий