Для кого предназначена эта информация?

Формируете ли вы лист для своих собственных целей или им будет пользоваться ктонибудь еще, например при совместной работе?  Нужен ли для этого компьютер или достаточно   распечатки?    Другими   словами,   требуется   ли   доводить   лист   до совершенства  или  же  часть  параметров форматирования  можно  опустить? Что  вы планируете создать: подробный отчет с диаграммами или краткий обзор из нескольких строк?  Очень  важно  правильно  оценить  целевую  аудиторию  и  соответствующим образом оформить лист.

Если  ваша  электронная  таблица  содержит  много   детализированной  информации (возможно, именно в этом и  заключается ваша работа), вы должны представлять, какие  из  деталей  наиболее  интересны.  Необходимо  встать  на  место  тех  людей, которые будут просматривать эту таблицу, и рассказать им  ровно то, что они хотят знать, — не больше и, конечно же, не меньше. Когда рабочий лист содержит слишком много сведений, в  действительности ненужных вашей аудитории — а такие данные всегда  найдутся,  —  имеет  смысл  подготовить  еще  один  лист  с  краткой  сводкой, подобный показанному в примере на рис. 4.3. А если лист предназначен для разных категорий пользователей, то на основе исходных данных создайте несколько отчетов для каждой такой группы в соответствии с ее интересами.

Обойдутся ли коллеги без вашей помощи при работе с вашими электронными таблицами?

Если вы создаете рабочие листы, которые затем будут использоваться другими людьми, позаботьтесь   о   том,   чтобы   они   были   понятны   и   хорошо   документированы.   К сожалению,  большинство  из  нас   не   слишком  задумывается  о  документировании. Однако,  формируя  таблицы  для  решения  коммерческих  задач  или  в  личных  целях, всегда следует держать на заметке следующее: плод вашего труда в  какой-то момент может  понадобиться  кому-либо  еще,  и  неизвестно,  будете  ли  вы  рядом.  Поэтому постарайтесь сделать так, чтобы другие сумели легко разобраться с вашими таблицами. Если даже вы смените  работодателя, от вас останутся только хорошие впечатления, и вашему  преемнику будет достаточно легко войти в курс дела. Небольшие примечания по всему листу с объяснениями и комментариями, как в  примере на рис. 4.5, могут существенно облегчить участь других пользователей.

Рис. 4.5. Подготовьте необходимые примечания и ссылки, чтобы облегчить работу с листом СМОТРИ ТАКЖЕ  –?

Более   подробно   о   документировании   рабочих   листов   рассказывается   в   разделе

«Добавление примечаний» главы 9.

Памятуя о бренности жизни, нужно так же заботливо относиться и к рабочим листам, содержащим важные персональные записи. Как ни ужасно это звучит, вам наверняка не понравится мысль о том, что в случае неожиданной смерти ваше семейство попадет в беду только из-за неразберихе в вашей финансовой документации.

Можно ли для рабочих листов использовать внешние данные?

Многие люди для работы со своими таблицами привлекают данные,  взятые из какихлибо   других   источников.   Например,   база   данных,   которая   хранится   на   вашем компьютере  или  на  любом   другом  сетевом  ресурсе,  может  служить  источником информации, которая извлекается и анализируется в Excel. Если это действительно так, постарайтесь облегчить себе жизнь. Довольно часто мы быстро принимаемся за дело, не продумав   его   полностью.   Вполне   может   статься,   что   обращение   к   источнику информации окажется не единичным, а повторяющимся. Если вам приходится извлекать сведения из базы данных, резоннее создать так называемые запросы (queries), которые можно  запускать  вновь  и  вновь,  и  тогда  для  следующей  таблицы  этого  типа  не понадобится начинать все сначала. Кроме того, такой способ позволяет быть абсолютно уверенным, что все импортированные данные структурированы совершенно одинаково. В  дальнейшем  эту  структуру  данных  можно  было  бы  использовать  как  базу  для будущего   рабочего   листа.   Возможно,   в   целях   обеспечения   конфиденциальности источника, имеет смысл сохранить  все импортированные данные на отдельном листе, чтобы  посторонние   их  не  видели,  и  затем  на  их  основе  безмятежно  создавать превосходно отформатированные таблицы, позволяющие извлечь строго определенную информацию.  В  примере  на  рис.  4.6  на  переднем  плане  продемонстрирован  лист, выдающий  информацию  уже  с  определенным  вкусом,  а  позади  него,  в  отдельной таблице, расположены «сырые» исходные данные.

Рис. 4.6. Импортированные данные можно оставить на отдельном листе, а для их презентации создать другой лист с соответствующим дизайном

СМОТРИ ТАКЖЕ  -;—

Более подробно об использовании внешних данных рассказывается в  разделе «Работа с внешними данными» главы 29, а также этому  посвящена часть VI, «Совместная работа и Интернет».

ПРИМЕЧАНИЕ

Некоторые  люди,  услышав  слова  «база  данных»,  широко  раскрывают   глаза  и  ждут разъяснения непонятного термина. Что ж, поясним это  понятие и мы. Несмотря на то что большинство  программ  управления  базами  данных  достаточно  сложны,  считается,  что рабочие листы Excel  (подобные таблице с исходными данными на рис. 4.6) фактически являются  простейшими  базами  данных.  В  качестве  примера  отпечатанной  базы  данных можно  привести  обычный  телефонный   справочник.  В  терминологии  баз  данных  все сведения,  содержащиеся  в  одной  строке  справочника  (то  есть  относящиеся  к  одному телефонному абоненту), называются записью, а каждый отдельный ее  информационный элемент (имя, фамилия, адрес и телефон) называется полем.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий