Более сложные методы работы с диаграммами

В Microsoft Excel встроен мощный и чрезвычайно гибкий механизм создания диаграмм. На  протяжении  многих  лет  компания  Microsoft   совершенствовала  аналитические  и презентационные  возможности  этого  механизма.  В  настоящее  время  в  распоряжение пользователя предоставлено огромное количество самых разнообразных типов деловых и инженерных диаграмм, внешний вид которых можно еще более облагородить с помощью растровых и векторных изображений, объектов  Word Art, линий, указателей и многих других элементов, усиливающих визуальное воздействие.

 «Улучшение   внешнего   вида   диаграмм»   посвящена   вопросам    совершенствования внешнего  вида  диаграмм,  а  также  добавлению   своих  собственных  разновидностей диаграмм  в  галерею  стандартных   типов  диаграмм  Microsoft  Excel.  Там  же  будут рассмотрены  некоторые способы улучшения структуры диаграмм с целью  облегчения восприятия их другими людьми.

В  главе  26,  «Работа  с  данными  диаграмм»  будут  рассмотрены  процедуры  изменения содержимого диаграмм — ввод и удаление  данных, добавление линии тренда и планок погрешностей  и  другие   вопросы.  В  главе  27  «Более  сложные  методы  работы  с диаграммами» мы обсудим менее очевидные приемы работы с диаграммами. В частности, в этой главе будет рассказано о создании диаграмм, обновляемых автоматически по мере добавления дополнительных исходных данных.

Создание диаграмм

Для  того  чтобы  создать  диаграмму  самым  простым  способом,  достаточно  выделить несколько  ячеек  с  данными  и  нажать  клавишу   F11.  Не  задавая  вопросов,  Excel сконструирует из ваших данных диаграмму по умолчанию и поместит ее на новом листе.

«Горячая» клавиша F11 сохранилась в Excel с тех самых времен, когда каждая диаграмма

«проживала»  на  отдельном  листе,  а  мастеров  еще  не  существовало.  В  наше  время предполагается, что для создания диаграммы вы выделите несколько ячеек с данными, а затем нажмете кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на панели инструментов или в меню  Вставка  (Insert)  выберете  команду  Диаграмма  (Chart),  программа  запустит Мастер диаграмм, работа с которым происходит в четырех диалоговых окнах.

Если вы принадлежите к категории торопливых людей, что ж, по-прежнему пользуйтесь клавишей F11 — она сохранена для вас. В любой момент вы можете внести необходимые изменения в диаграмму,  созданную по умолчанию. Более того, вы можете переместить диаграмму на лист, содержащий исходные данные. Для этого в меню Диаграмма (Chart) выберите  команду  Размещение  (Location),  затем  в  появившемся  диалоговом  окне установите переключатель в нижнее  положение и укажите лист, на котором вы хотите поместить диаграмму. После этой операции Excel удалит лист диаграммы.

Прежде чем мы рассмотрим работу Мастера диаграмм, следует  обратить  внимание на способ  выбора  данных.  Мастер  способен  по   одной  выделенной  ячейке  правильно определить блок ячеек, которые вы собираетесь использовать для построения диаграммы. Однако если вы решили сами указать исходные данные, убедитесь, что выделен нужный диапазон. В частности, следует включить в состав выбранных данных также и заголовки столбцов и строк. Благодаря этому мастер в  большинстве случаев верно разметит ось категорий и сформирует легенду диаграммы.

СОВЕТ-:

Если  в  будущем  вы  планируете  добавлять  в  диаграмму  новые  данные,  рекомендуется преобразовать диапазон диаграммы в объект списка. По умолчанию при добавлении новой строки   в   объект   списка,   который    также   является   диапазоном   диаграммы,   Excel автоматически включает новый ряд в эту диаграмму. Чтобы превратить диапазон диаграммы в список, просто выделите любую принадлежащую ему ячейку и нажмите клавиши Ctrl+L. (Дополнительную  информацию о списках см. в  главе  28 «Работа  со  списками».  Другие способы создания динамических диаграмм, которые автоматически обновляются при вводе данных,   рассматриваются  в  разделе  «Создание  динамических  диаграмм  при   помощи именованных диапазонов» главы 27.)

Этап 1. Выбор типа диаграммы

Самое  первое  диалоговое  окно  Мастера  диаграмм  показано  на  рис.   24.1.  В  нем представлена  галерея  типов  и  подтипов  диаграмм.   Обратите  внимание  на  кнопку Просмотр результата (Press And Hold To View Sample), а также на то, что диалоговое окно   содержит   две   вкладки:   Стандартные  (Standard  Types)  и   Нестандартные (Custom Types). При выборе стандартного подтипа есть возможность ознакомиться с его кратким  описанием.  Если  описание  покажется  вам   неясным  или  вы  просто  хотите получить предварительное  представление о том, как будет выглядеть соответствующая диаграмма, нажмите кнопку Просмотр результата. Excel отобразит уменьшенную копию диаграммы в том виде, в котором она появится в вашем  документе в случае, если вы прямо сейчас щелкнете на кнопке Готово  (Finish). (Область просмотра не всегда дает точное представление об окончательном виде диаграммы из-за различия в соотношении геометрических размеров.)

На  вкладке  Нестандартные  вы  обнаружите  множество  нестандартных,  а  иногда  и необычных  типов  диаграмм.  Если  раньше  вы  не  имели  дела  с  диаграммами  Excel, просмотрев  содержимое   этой   вкладки,  вы  получите  представление  о  чрезвычайно широких   возможностях   форматирования,   которые   предоставляет   это   приложение. Обратите   внимание,   что   в   образцах,   показываемых    справа   от   перечня   типов, используются ваши данные.

После создания и окончательной настройки собственной диаграммы вы вправе добавить ее на вкладку Нестандартные первого диалогового окна Мастера диаграмм. Для этой цели щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, выберите Тип диаграммы (Chart Type), перейдите  на  вкладку  Нестандартные,  установите  флажок  Дополнительные  (User Defined) и затем нажмите кнопку Добавить (Add).

Рис. 24.1. Первое диалоговое окно Мастера диаграмм позволяет выбрать тип и подтип создаваемой диаграммы

Этап 2. Задание исходных данных

Во втором диалоговом окне Мастера диаграмм (рис. 24.2) вам следует подтвердить, что программа верно определила диапазон исходных данных. В большинстве случаев Excel не ошибается,  но  не  всегда.  Чтобы  убедиться,  что  программа  неправильно  поняла  ваши намерения, обычно достаточно одного взгляда на область предварительного просмотра в верхней части вкладки Диапазон данных (Data Range).

Если  вы  видите,  что  требуется  внести  изменения  (например,  расширить  или  сузить диапазон),  укажите  нужный  диапазон  ячеек  в  поле  Диапазон  (Data  Range).  Если программа    неправильно    определила    ряды    данных,    поправьте    ее    при    помощи переключателя Ряды в (Series in). Например, на рис. 24.2 мы видим  два множества данных с четырьмя элементами в каждом. Предположим, что рядов в диаграмме должно быть  четыре  с  двумя  точками  в  каждом  ряду,  в  этом  случае  необходимо  перевести переключатель в положение Строках (Rows).

СОВЕТ

Исходные данные диаграммы не обязательно должны находиться в  смежных диапазонах. Так,  вы  вправе  задействовать  для  построения  диаграммы  значения  только  из  четных столбцов   некоторого   блока   ячеек.   Для   того   чтобы   выделить   несколько   несмежных диапазонов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl при выделении каждого диапазона.

Рис. 24.2. Подтвердите правильность определения исходного диапазона во втором окне Мастера диаграмм

При анализе исходных данных Excel предполагает, что пользователю нужна диаграмма с меньшим числом рядов данных, но с большим  количеством элементов в каждом ряду. Например, если для построения  диаграммы используется блок данных, охватывающий три столбца и 20 строк, то программа предположит, что столбцы соответствуют рядам, а строки — элементам. Если количество столбцов и строк в исходном диапазоне одинаково, Excel исходит из того, что каждая строка — это отдельный ряд данных.

Вкладка  Ряд (Series) второго  диалогового  окна  мастера  диаграмм  позволяет  сделать дополнительные уточнения. В следующем примере  исходный диапазон включает в себя два столбца, причём первый столбец содержит номера годов. Как видно из рис. 24.3, Excel посчитал оба столбца рядами, что не соответствует нашим планам.

Список Ряд (Series) на вкладке Ряд (Series) содержит имена рядов данных. Эти имена будут использованы в качестве подписей в легенде (если, конечно, вы решите отобразить легенду в диаграмме). При выборе одного из этих имен в поле Имя (Name) вы увидите адрес ячейки листа, из которой мастер берет имя для выбранного ряда, а в поле Значения (Values) — адреса ячеек, в которых хранятся значения этого ряда данных. Поле Подписи по  оси  X  (Category  Axis  Labels)  содержит  адреса  ячеек,  из  которых  извлекаются подписи  для  оси  категорий  (оси  X).  На  рис.  24.3  это  поле  пустое,  поэтому  подписи получат значения по  умолчанию (1, 2, 3 и т. д.). Однако мы хотим, чтобы в качестве подписей по оси X отображались годы.

Рис. 24.3. Excel намерен отобразить номера годов на диаграмме как ряд данных

Чтобы решить эту проблему, нам следует в списке Ряд выбрать имя Год, нажать кнопку Удалить (Remove) и затем в поле Подписи по оси X указать диапазон ячеек, в которых записаны номера годов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если перед созданием диаграммы вы выделили столбец с номерами годов и еще несколько столбцов  без  заголовков  с  числовыми  значениями,  Excel  не  догадается,  что  в  вашем понимании годы — это подписи по оси X. Вместо этого программа будет рассматривать их как  еще  один  ряд  данных.  Причем  ничего  не  изменится,  даже  если  к  этому  столбцу применить  формат  текста.  Чтобы  они  стали  подписями,  можно   ввести  номера  лет  с предшествующими    апострофами.    Другим    способом    решения    проблемы    является использование вкладки Ряды (Series) второго диалогового окна Мастера диаграмм.

Этап 3. Настройка параметров диаграммы

В третьем диалоговом окне Мастера диаграмм вы можете выполнить  дополнительную настройку внешнего вида диаграммы. В частности, это  окно позволяет добавить на нее линии  сетки,  легенду  и  подписи  на  осях,  а  также  заголовки  осей  и  название  самой диаграммы. На каждой  из вкладок данного окна немедленно отображаются результаты вносимых  изменений. Но не обязательно все делать сразуИмейте в  виду, что внести любые изменения так же нетрудно и после создания диаграммы.

Название диаграммы и заголовки осей

На вкладке Заголовки (Titles) указываются название диаграммы и  заголовки для осей. Первоначально  заголовки  отображаются  на  диаграмме  с  настройками  по  умолчанию (шрифт, выравнивание,  позиция). Поскольку все они становятся обычными текстовыми объектами, вы вправе их перемещать, выравнивать, переформатировать и редактировать уже на готовой диаграмме.

Обратите  внимание,  что  интерфейс  Excel  не  предоставляет  возможности  основывать заголовки на содержимом ячеек листа. Иными  словами, в поле заголовка вам не дано ввести ссылку на ячейку.  Складывается впечатление, что разработчики из Microsoft не подумали,   что   кому-то   потребуется   динамически   изменяемый   в   зависимости   от содержимого   ячейки   заголовок.   Если   вы   нуждаетесь   в    подобной    возможности, воспользуйтесь небольшой процедурой VBA (Visual Basic for Applications), которая будет копировать содержимое ячейки таблицы в заголовок активной диаграммы. Эта процедура в простейшем варианте сводится к следующей:

Sub GetTitleFromA1()

Dim strTitleText As  String

StrTitleText = Range("Лист1!A1").Value With ActiveChart

.HasTitle = True

.ChartTitle.Text = StrTitleText End With

End Sub

ПРИМЕЧАНИЕ

Excel  отлично  распознает  подписи  оси  категорий  и  имена  рядов   данных  (эти  имена используются в легенде) в исходном диапазоне данных. Заголовки же приходится вводить вручную в третьем диалоговом окне Мастера диаграмм. Если диапазон-источник охватывает всего один  столбец (или строку) с заголовком, Excel именует таким заголовком как  ряд данных, так и диаграмму. Скорее всего, это расходится с вашим желанием. Тогда вы также должны исправить название диаграммы на третьем шаге Мастера диаграмм.

Отображение и скрытие осей

Фактически  для  всех  типов  диаграмм,  за  исключением  Круговой (Pie)  и  Кольцевой (Doughnut),  по  умолчанию  отображаются  ось  Y   (значений)  и  ось  X  (категорий). Диаграммы  некоторых  типов  по  умолчанию  имеют  еще  вторую  ось  значений.  Это относится, например, к типу График|гистограмма 2 (Line-Column 2), выбираемому на вкладке Нестандартные (Custom Types) первого диалогового окна Мастера диаграмм. Однако вы можете отказаться от отображения осей на диаграмме. Чтобы скрыть одну из осей,  следует  снять  соответствующий  флажок  на  вкладке  Оси  (Axes) третьего  окна мастера. Вместе с тем учтите, что если вы скрываете какую-либо ось, все связанные с этой осью подписи также исчезают с листа.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Дополнительные сведения о настройке внешнего вида осей диаграммы  приведены в раз-

деле «Работа с осями» главы 25.

Хронологическое масштабирование

В большинстве случаев, если исходные данные для оси категорий (как  правило, ось X) являются датами, Excel автоматически применяет для этой оси временную шкалу. В таком случае диаграмма формируется с некоторыми особенностями:

? Excel располагает маркеры данных в строго хронологическом порядке (по умолчанию в возрастающем).   Это   означает,   что   значения    привязываются   к   диаграмме   вне зависимости от порядка следования рядов данных в таблице и с учетом относительных значений дат.-Так, если исходная таблица содержит данные для 1 января, 2 января и 6 января, то маркер, соответствующий дате 2 января, по оси категорий будет смещен в сторону маркера 1 января.

? В качестве базовой единицы используется наименьшая разница  между датами. При желании, однако, вы вправе оттолкнуться от  другого опорного значения. Например, если  исходная  таблица  содержит  данные  по  курсам  биржевых  акций  ежедневной периодичности, базовой единицей будет один день, но вы вправе  задать ее равной неделе или месяцу, чтобы получить графическое представление тех же самых данных, но  в  более  крупном  временном  масштабе.  Более  подробно  об  изменении  базовой единицы говорится в разделе «Настройка шкалы оси рядов данных» главы 25.

В большинстве случаев, когда Excel предлагает хронологическое  масштабирование, это удобно и оправданно. Однако если вы хотите отказаться от него, на вкладке Оси третьего диалогового  окна  Мастера   диаграмм  выберите  вариант  Категории  (Category).  По умолчанию   действует  вариант  Автоматическая  (Automatic),  подразумевающий,   что выбор за вас делает программа.

СОВЕТ-

Логично  предположить,  что  если  в  исходном  диапазоне  имеется  столбец,  содержащий названия месяцев (Январь, Февраль, Март и т. д.), то Excel автоматически предложит вам хронологическое  масштабирование.  К сожалению, это не так. Хотя Excel знает, что такое

«Январь», «Февраль», «Март» (он без проблем расширяет подобные  временные ряды с помощью маркера заполнения), его взятый отдельно Мастер диаграмм не понимает, что эти текстовые значения имеют прямое отношение к календарю. Если вы хотите видеть на оси X

названия  месяцев  (полные  или  сокращенные),  используйте  при  вводе  данных  в  ячейки

полный  формат  даты,  например  01.01.2004,  01.02.2004,  01.03.2004  и  т.  д.  Примените  к ячейкам один из специальных форматов для  отображения  полного или краткого названия месяца, а затем постройте диаграмму.

Ручное масштабирование и другое форматирование осей

Мастер диаграмм всегда исходит из того, что ось значений начинается  с нуля (или с отрицательного  значения,  если  среди  исходных  значений  есть  отрицательные  числа), даже  если  все  реальные  значения  очень  велики.  Это  часто  приводит  к  тому,  что  на диаграмме  маркеры  данных  отображаются  в  очень  узком  интервале,  так  что  почти сливаются друг с другом. К сожалению, при создании диаграммы нельзя изменить шкалу, применяемую   по   умолчанию,   однако   вы   можете    сделать   это   позже.   Об   этом рассказывается в разделе «Работа с осями» главы 25.

Также  в  вашем  распоряжении  описываемые  в  главе  25  процедуры,   позволяющие изменить параметры меток осей (такие, как шрифт и  выравнивание), числовой формат

для отображения значений и дат, размер основных и промежуточных  делений, а также настроить стиль и цвет линии.

Отображение линий сетки

На большинстве диаграмм стандартных типов по умолчанию показываются линии сетки. Вы вправе добавить или удалить эту разметку, воспользовавшись вкладкой Линии сетки (Gridlines) третьего диалогового окна Мастера диаграмм.

Основные линии сетки проводятся в соответствии с расположением на  осях диаграммы основных делений. Промежуточные линии сетки  проводятся согласно вспомогательным делениям. Excel определяет положение меток на осях автоматически, однако при помощи команд  форматирования вы можете изменить расположение делений. Цвет  линий  сетки также поддается изменению.

Обратите внимание, что вкладка Линии сетки отсутствует в диалоговом  окне, если вы создаете диаграмму типа Круговая или Кольцевая.

Имейте  в  виду,  что  основные  горизонтальные  линии  сетки  в  некоторых  объемных диаграммах располагаются так, что у зрителя возникает ощущение, что маркеры данных несколько ниже  соответствующих реальных значений. Например, на рис. 24.4 высота столбиков диаграммы составляет 5, 6, 7, 8, 9 и 10 соответственно.  Однако, взглянув на горизонтальные линии сетки, можно подумать, что каждый из столбиков приблизительно на 0,25 ниже своего числового значения. Это происходит потому, что они отображаются в трехмерной    аксонометрической   проекции   и   «находятся   ближе»   к   зрителю,    чем горизонтальные   линии   сетки.   Чтобы   не   возникало   недоразумений,   рекомендуется отображать на диаграмме фактическое значение для каждого маркера данных.

Отображение и скрытие легенды

Обычно Excel отображает легенду в правой части диаграммы, но вы вправе выбрать для нее другое место или вообще отказаться от отображения легенды. Для этой цели следует использовать вкладку  Легенда (Legend) третьего диалогового окна Мастера диаграмм. На вкладке Легенда на ваш выбор предоставляются пять стандартных мест размещения легенды: Внизу (Bottom), В правом верхнем углу  (Corner), Вверху (Тор), Справа (Right) и Слева (Left). На самом деле она может находиться где угодно: после создания диаграммы   вы    можете    при   помощи   мыши   перемещать   легенду   так,   как   вам заблагорассудится.

Подписи данных

Мастер диаграмм позволяет присоединять к маркерам данных подписи  самого разного вида. Например, на каждом из секторов диаграммы типа Круговая или Кольцевая можно отобразить абсолютное значение, относительное значение в процентах или и то и другое. Столбики   гистограммы  или  точки  на  графике  могут  иметь  подписи,   позволяющие определить точное значение каждого маркера данных. По умолчанию Excel не отображает подписей данных. Если вы хотите  добавить подписи, перейдите на вкладку Подписи данных (Data Labels) третьего окна Мастера диаграмм (рис. 24.5).

Рис.  24.4.  Высота  каждого  из  столбцов  на  этой  диаграмме  равна  целому  числу,  однако горизонтальные  линии  сетки  создают  впечатление,  что  каждый  из  столбцов  ниже  своего реального значения

Рис. 24.5. Мастер диаграмм позволяет добавлять на диаграмму подписи данных только нескольких типов

Как   видно   на   этом   рисунке,   мастер   не   позволяет   включать   в   подписи   данных описательный  текст,   за  исключением  имен   категорий.  Использовать  другой  текст

не  запрещено,  однако  процесс  его  распределения  на  диаграмме  обычно  оказывается достаточно трудоемким. Вначале создайте  диаграмму на базе одного из предлагаемых программой вариантов подписей. После этого можно по порядку перебрать все подписи и заменить их необходимым вам текстом.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

В разделе «Генерация подписей для точечных диаграмм» главы 25  приведена процедура VBA, позволяющая автоматизировать процесс добавления подписей на основе содержимого диапазона ячеек рабочего листа.

Добавление таблицы данных

Excel позволяет включить в состав диаграммы таблицу отображаемых  значений, однако это  возможно  не  для  всех  типов  диаграмм.  Таблица  данных  —  всего  лишь  таблица, содержащая  значения,  на  основе  которых  построена  диаграмма.  Чтобы  включить  в диаграмму таблицу  значений, необходимо перейти на вкладку Таблица данных (Data Table) третьего диалогового окна Мастера диаграмм. Эта вкладка показана на рис. 24.6.

Рис. 24.6. Excel позволяет отобразить на диаграмме таблицу с исходными данными

Обратите внимание, что напротив каждого ряда данных в таблице допустимо отобразить соответствующий   ключ   легенды.   Ключ   легенды   показывает   цвет   и   вид   маркера, назначенные для определенного ряда данных. Если вы добавили к таблице ключи, вряд ли обязательно  отображать  полную  легенду,  чтобы  таким  образом  сэкономить  место  на диаграмме.

Этап 4. Размещение диаграммы

Созданную диаграмму Excel внедряет в любой рабочий лист как объект или помещает ее на  специальном  листе  книги.  Этот  выбор  делается   на   четвертом,  последнем  шаге

работы мастера. После создания диаграммы вы всегда вправе изменить свое решение. Для этого достаточно щелкнуть на диаграмме правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать пункт Размещение (Location).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий