Знакомство с рабочей областью Excel – ЧАСТЬ 4

? Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online).  Подсоединившись к Интернету, можно щелкнуть на значке Шаблоны  на  узле Office Online (Templates On Office Online). Это позволит  перейти к веб-узлу Microsoft, на котором находятся дополнительные шаблоны. Также можно искать конкретный шаблон; для этого следует ввести  ключевое слово в  поле Поиск в сети (Search Office Online) и  щелкнуть на кнопке Найти (Go).

? На моем компьютере (On My Computer). Вместе с Excel устанавливается несколько шаблонов, которые,  помимо прямого   назначения, полезны  в   качестве примеров, демонстрирующих    некоторую    часть    огромных    возможностей   программы    по форматированию данных и структурированию рабочих книг. При щелчке на значке На моем компьютере (On My Computer) появляется диалоговое окно, изображенное на рис. 2.16. Названия  имеющихся  готовых шаблонов  находятся на вкладке Решения (Spreadsheet Solutions).

Рис. 2.16. В диалоговом окне Шаблоны отображаются установленные шаблоны

? На моих веб-узлах (On My Web Sites). Щелчок на этом значке вызывает диалоговое окно,  опять  аналогичное окну  Открытие   документа,  но  с  содержимым сетевого окружения компьютера. Здесь перечислены документы, расположенные в Интернете и в  локальной  сети,  к которым вы обращались в  последнее время. Если компьютер в данный момент подсоединен к Интернету или  локальной сети, можно  щелкнуть на любой ссылке, и в окне будут показаны все доступные шаблоны.

? Последние   использовавшиеся   шаблоны   (Recently  Used   Templates).  Под   этим заголовком  перечислены   все-шаблоны,   использовавшиеся   в    последнее   время,  если таковые имеются.

Обратите внимание,  что значки в  диалоговом окне Шаблоны выглядят как  небольшие блокноты. Это означает, что данные файлы были специально сохранены как шаблоны, а не как обычные документы Excel. Как  выполнить такое сохранение, говорится далее в разделе «Форматы файлов».

Добавление собственных шаблонов

Собственные шаблоны незаменимы там, где часто требуется работать с  однотипными листами  нестандартной структуры. Как уже было сказано,  чтобы использовать какуюлибо существующую  книгу в качестве шаблона для новой, можно выбрать в панели  задач вариант  Из имеющейся книги  (From Existing Workbook). Но еще проще сохранить книгу, на основе которой часто создаются документы, в определенной папке, и тогда при загрузке она автоматически попадет в список  установленных шаблонов. Местоположение этой папки зависит от операционной системы:

? Microsoft Windows 98 без пользовательских профилей:

\Windows\Application Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates);

? Microsoft Windows 98 с пользовательскими профилями: \Windows\Profiles\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Шaблoны (или Templates);

? Microsoft Windows NT 4:

\Winnt\Profiles\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates);

? Microsoft Windows 2000 и ХР:

\Documents and Settings\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Шаблоны (или

Templates)1.

1   Приведенная  информация  относится к предварительной   версии Office 2003.  Окончательная версия не  устанавливается  в   Windows  98/NT4.  Согласно  минимальным  требованиям для работы системы Microsoft Office System  необходима ОС Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3), Microsoft Windows XP или  более поздняя версия. По графику поддержки программных продуктов платная техподдержка Windows 98 и  Windows 98  SE  должна была прекратиться 16 января 2004 года. По определенным  причинам  срок прекращения  платной технической поддержки этих ОС  был  передвинут на  30  июня 2006  года.  До  этой  даты специалисты Microsoft будут осуществлять платное консультирование легальных пользователей по телефону. Бесплатная поддержка Windows 98 была прекращена летом 2003 года. — Примеч. ред.

Под <вашим именем> понимается  имя пользователя,  с которым вы входите   в систему Windows. Все файлы, помещенные в  папку Шаблоны (Templates), появляются в списке   на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны, показанной на рис. 2.17. Все очень просто, не правда ли?

Рис. 2.17. Скопируйте свои шаблоны в указанную папку, и в диалоговом окне Шаблоны появятся их ярлыки

Работа с собственными папками с шаблонами

Как уже говорилось, содержимое  диалогового окна Шаблоны определяется специальной папкой Microsoft Office. Если  в эту папку скопировать другую папку вместе с рабочими  книгами  или шаблонами, в  диалоговом окне  Шаблоны будет создана новая вкладка. В качестве названия вкладки выступает название папки. На рис. 2.18 такая папка называется Отчеты.

Обратите  внимание, что на рис. 2.18 только один значок выглядит как маленький блокнот. Значит, только один файл является шаблоном, остальные — обычные документы Excel. На самом деле очень  необычно  и  достаточно удобно, что после помещения обычной рабочей   книги   в   папку  шаблонов  она  трактуется  как  шаблон.  То  есть   пропадает необходимость сохранять  файлы  в  формате  шаблонов,  теперь  достаточно  всего лишь скопировать их  в  папку Шаблоны. Когда через  диалоговое окно Шаблоны открывается обычная рабочая книга, программа  создает ее копию, с которой и  ведется работа, а к названию  файла  добавляет порядковый номер, чтобы не записывать этот файл поверх исходного. Например, если открыть книгу 01_01_04, присутствующую в диалоговом окне на рис. 2.18, Excel воспримет ее как шаблон и открытый файл назовет 01_01_041.

Рис. 2.18. Собственная вкладка в диалоговом окне Шаблоны создается очень просто

ПРИМЕЧАНИЕ

Если добавить в папку Шаблоны собственную папку, последняя  становится доступна не только для Excel, но и для всех приложений  Office. Но отображаться в виде отдельной вкладки в диалоговом окне Шаблоны каждого из приложений она будет только в том случае, если  содержит хотя бы один документ, записанный в родном формате этого  приложения. Например, скопируем в подпапку Отчеты документ Microsoft Word. Тогда при открытии окна Шаблоны из приложения Word в нем появится вкладка Отчеты.

Изменение свойств новой книги и рабочего листа

Предположим, вы решили создать свою собственную «чистую» рабочую книгу. Для этого необходимо разработать два шаблона: один задает свойства (формат и содержимое)  всех новых  книг (Книга.xlt или   Book.xlt),  втором   определяются  формат  и    содержимое отдельных  листов  новой книги,  вставляемых  в  документ  командой  Вставка ? Лист (Insert ? Worksheet) (Лист.xlt или Sheet.xlt). Данные файлы нужно сохранить в папке:

\Documents  and  Settings\<ваше имя>\Application Data\  Microsoft  \Excel\XLStart.  Чтобы сохранить файл в формате шаблона (*.XLT), выберите в меню Файл команду Сохранить как и в раскрывающемся списке типов файлов  диалогового окна Сохранить как задайте вариант Шаблон (Templates).

ПРИМЕЧАНИЕ —

Любые  рабочие  книги,  находящиеся  в  папке  XLStart,  автоматически  открываются  при запуске Excel (кроме книг с именами Книга.xls или /IHCT.XIS).

Подготовленные вами для автоматической загрузки файлы изменяют свойства, применяемые по умолчанию к новым книгам и рабочим листам. Даже характеристики привычной Книги1, которая откроется на экране при последующем запуске Excel, изменятся в соответствии  с настройками,   запомненными в   шаблоне  Книга.xlt.  Чтобы  вернуться к  стандартным параметрам, просто удалите созданный вами файл шаблона из папки XLStart.

Следует обратить  внимание, что с помощью собственных шаблонов можно изменять не только   формат   книги,    но   и    текст,   графику,   формулы,   пользовательские панели инструментов,   макросы,   некоторые   окна   и   параметры   обработки  данных.   Также допускается  определение   количества и   типа листов, которые  будут  по  умолчанию загружаться в новую книгу или вставляться в нее по команде Лист (Sheet) меню Вставка (Insert). Например, если задать в  шаблоне Лист.хlt: это значение равным  четырем, то вместо одного листа, как обычно, по команде Лист из  меню  Вставка в  книгу будет добавлено четыре новых рабочих листа. Если это в действительности не требуется, нужно удалить лишние листы, прежде чем сохранять файл шаблона Лист.xlt..

Сохранение файлов

Без  сомнения, наиболее важной  функцией любой  программы  является   сохранение данных. В Excel, например, предусмотрено множество  различных способов сохранения файлов, включая команды: Сохранить  (Save), Сохранить как (Save As), Сохранить как  веб-страницу   (Save  As  Web  Page),  Сохранить  рабочую  область  (Save Workspace), Закрыть (Close) и Выход (Exit), а также самый простой вариант — щелчок на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Сохранение книги как веб-страницы рассматривается в разделе «Сохранение и  публикация файлов

Excel в формате HTML» главы 20.

Есть  одна  команда,  которая  также  сохраняет  книги,   хотя  на   первый   взгляд  это неочевидно, — Доступ к книге (Share Workbook)  меню Сервис (Tools). При вызове данной команды книга автоматически  получает статус общей, то есть файл становится доступным для других пользователей  сети, и они  с этого момента получают возможность открывать книгу  и вносить  в нее изменения.

СМОТРИ ТАКЖЕ -:  

За дополнительной информацией обращайтесь к разделу «Совместное использование книг в сети» главы 19.

СОВЕТ

Если вы чаще всего используете для файлов книг одну и ту же папку,  имеет смысл определить ее как рабочую. Тогда, выполняя команды  Открыть (Open), Сохранить (Save) и Сохранить как (Save As), Excel  всегда будет открывать в диалоговых окнах именно эту папку. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие (General) и введите в текстовое поле Рабочий каталог (Default File Location) полный путь к вашей папке.

При  первом  сохранении файла   на   экране   появится диалоговое окно   Сохранение документа, показанное на рис. 2.19.

Создание новой папки       Изиенение вида списка файлов

Переход на один уровень вверх

Рис. 2.19. При первом сохранении файла вы увидите диалоговое окно Сохранение документа

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий