Защита данных

В дополнение к защите файлов с помощью паролей Excel предлагает набор средств для защиты  книг,  структуры  книг,  отдельных  ячеек,   графических  объектов,  диаграмм, сценариев, окон и т. д. от несанкционированного доступа или изменения. Также можно разрешить  для защищенных листов проведение только строго определенных  операций редактирования.

По умолчанию Excel блокирует доступ ко всем ячейкам и диаграммам, но эта защита не будет задействована, пока вы не выберете команду  Сервис ? Защита ? Защитить лист  (Tools  ? Protection  ?  Protect Sheet).  На  экране  появится  диалоговое  окно, изображенное на рис. 5.21. Выбираемые в нем варианты защиты применяются только к текущему листу.

После включения защиты изменить заблокированный элемент будет  уже  невозможно. При попытке сделать это Excel выведет на экран предупреждение. Как можно видеть из рисунка, в списке Разрешить всем пользователям этого листа (Allow » All Users Of This Worksheet To) предлагаются различные операции редактирования, I которые можно разрешить даже для защищенных листов. Кроме того, в нижней части списка находятся команды,  разрешающие  сортировку  данных  листа,  применение  автофильтра,  создание сводной таблицы, а также редактирование объектов и сценариев.

Рис. 5.21. Диалоговое окно Защита листа позволяет защитить лист,

сохранив часть возможностей по редактированию

Снятие защиты с отдельных ячеек

Если выбрать команду Защитить лист, не уточняя, какие именно элементы данного листа должны быть защищены, то по умолчанию будут  заблокированы все ячейки. Однако в большинстве случаев такой  необходимости нет. Например, разумно заблокировать все ячейки с  формулами и форматированием, но оставить незащищенными другие  ячейки, чтобы при вводе новых данных не нужно было снимать защиту со всего листа. Поэтому, прежде     чем     защищать     лист,     выделите     ячейки,     которые     хотите     оставить незаблокированными,  и  затем  в  меню  Формат  (Format)  выберите  команду  Ячейки (Cells).  В  открывшемся  диалоговом  окне  Формат  ячеек  (Format Cells)  на  вкладке Защита (Protection) снимите флажок Защищаемая ячейка (Locked), как показано на рис. 5.22.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Более подробно о защите книг с общим доступом рассказывается в разделе «Совместное использование книг в сети» главы 19.

СОВЕТ

Имейте в виду, что в Excel нет никакого индикатора, сообщающего о защищенности ячейки. Чтобы   отличить   заблокированные  ячейки   от   обычных,   мы   советуем  изменить   их форматирование. Например, покрасьте их^в другой цвет или добавьте рамки.

Защита рабочих книг

Можно также заранее обезопасить себя от изменения структуры книги и зафиксировать положения ее окон. Для этого используется команда Защитить книгу (Protect Workbook) того    же    подменю    Защита    меню    Сервис.  Диалоговое    окно    Защита   книги продемонстрировано на рис. 5.23.

Рис. 5.22. Вкладка Защита диалогового окна Формат ячеек позволяет снять защиту с выделенных ячеек

Рис. 5.27. Щелкните на кнопке Добавить (Add) в диалоговом окне Разрешения, чтобы добавить в список авторизованных пользователей

В  диалоговом  окне  Разрешения  перечислены  все  пользователи,  которым  позволено редактирование рабочего листа, а также указано, требуется ли для этого ввести заданный пароль или нет. Для каждого элемента в списке Имя (Group Or Users Names) можно определить,  доступно ли стоящим за ним лицам изменение листа без указания  пароля (флажок Разрешить (Allow) в поле под списком) или нет  (флажок Запретить (Deny) там же). Тем самым вы при желании  вдвойне ограничиваете доступ к редактированию листа: во-первых, разрешая изменения только конкретным пользователям, а во-вторых, с помощью пароля.

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы активизировать списки авторизованных пользователей,  для каждого из диапазонов обязательно следует определить пароль в диалоговом окне Новый Диапазон (см. рис. 5.25) или в   идентичном диалоговом окне  Изменение диапазона (Modify Range). В противном случае, то есть если пароль для диапазона не задан, ячейки сможет редактировать любой пользователь.

Пользователи   и   группы   добавляются   в   список   в   диалоговом   окне   Разрешения следующим  образом.  Нажмите  кнопку  Добавить (Add),  а  затем  щелкните  на  кнопке Дополнительно        (Advanced).         Тогда         открывшееся         диалоговое         окно Выбор:Пользователи или Группы (Select Users or Group) примет вид, как на рис. 5.27. Щелчок на  кнопке Поиск (Find Now) позволяет обнаружить всех пользователей и  все группы, доступные в системе. Но, если компьютер подключен к достаточно большой сети, такая процедура может занять много времени.  В этом случае имеет смысл ограничить область поиска, задав  параметры  в разделе Общие запросы (Common Queries). Еще сильнее сузить рамки поиска позволяет точное определение типа объекта (кнопка Типы объектов (Object Type))  и  его  местонахождения  (кнопка  Размещение (Locations)). Когда  все  найденные  элементы  появятся  в  поле  в  нижней  части  диалогового  окна, выделите   необходимые   и   нажмите   кнопку   ОК.   Чтобы   выделить   сразу   несколько элементов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl.;

Не нужно забывать о том, что после всего этого надо активизировать  защиту листа, выбрав команду Сервис ? Защита ? Защитить  лист или щелкнув на кнопке Защитить лист в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов.

СМОТРИ ТАКЖЕ

В разделе «Управление правами на доступ к документам» главы 19 описывается настройка пятиуровневого разрешения. А совместная работа более подробно рассматривается в той же разделе «Совместное использование книг в сети» главы 19.   ‘

Скрытие формул и листов

Если на защищенном листе к ячейкам применить скрытие формул, то  есть установить флажок Скрыть формулы (Hide Formulas) на  вкладке Защита (Protection) диалогового окна Формат Ячеек  (Format Cells) (см. рис. 5.22), то при активизации таких ячеек содержащиеся в них формулы не отображаются в строке формул. Сами формулы, разумеется, сохраняются, они просто становятся недоступны  для просмотра. В любом случае результаты вычислений остаются видимыми.

СМОТРИ ТАКЖЕ –

Более подробно о скрытии самих чисел в  ячейках говорится в разделе «Скрытие значений с помощью форматирования» главы 8.

При желании можно спрятать и целые листы книги. В скрытых листах  все данные и результаты вычислений точно так же сохраняются и доступны по ссылкам, тогда как сами листы просмотреть невозможно.  Щелкните на ярлыке  листа, который вы собираетесь спрятать, и выберите команду Формат ? Лист ? Скрыть (Format ? Sheet ? Hide). В отличие от скрытия ячеек, скрытие листов происходит тотчас же. После этого в подменю Лист становится доступна команда  Отобразить (Unhide), позволяющая снова сделать лист видимым. Однако если после скрытия листа выбрать команду Сервис ? Защита ? Защитить лист, то команда Отобразить окажется недоступной.  Таким образом, листневидимка будет защищен вдвойне.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Защита книг подробнее рассматривается в разделе «Скрытие и защита книг» главы 6.

Ввод паролей

После выбора в меню Защита команды Защитить лист, Защитить книгу  или Защитить книгу и дать общий доступ на экране появляется  диалоговое окно, в котором следует ввести пароль, необходимый для  снятия защиты. Здесь для каждого элемента можно использовать  индивидуальный  пароль  или  же  определить  единственный  вариант  для снятия защиты как с листа, так и целиком со всей книги.

ВНИМАНИЕ  

Установка паролей в  Excel — ответственное решение. Забыв пароль, вы  лишитесь единственного легального  способа  снятия  защиты  с  листа  или  книги.  Будьте  внимательны, запоминайте свои пароли с точностью до регистра букв!

 

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий