Ссылки на данные сводной таблицы

Функция  ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДН0Й.ТАБЛИЦЫ   (GETPIVОTDATA)  позволяет создавать ссылки на элементы сводной таблицы не по расположению элемента на рабочем листе, а по его позиции в сводной таблице. Это дает свободу в реорганизации таблицы с одновременным сохранением корректности всех вычислений на ней. До  тех пор пока данные,  на  которые  указывают ссылки,  продолжают  находиться  в   пределах  сводной таблицы, функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ обязательно найдет их. Если  ссылка  адресует  элемент  таблицы,  который  был  удален  из  таблицы,  функция возвратит ошибку #ССЫЛ! (#REF!).

Построение сводной таблицы на внешних данных

Вы можете создать сводную таблицу на основе выбранных полей и записей из внешнего источника данных, причем двумя способами. Если вы уже определили запрос к источнику данных, то перед тем как внешние данные появятся на листе Excel, вы увидите на экране диалоговое окно  Импорт  данных (рис.  30.35).  Теперь,  вместо того  чтобы  выбирать рабочий  лист  Excel  с  помощью  переключателя,  щелкните  на  ссылке  Создать  отчет сводной таблицы (Create A PivotTable Report). Вы попадете в диалоговое окно шага 3

Мастера сводных таблиц и диаграмм (см. рис. 30.6). Укажите мастеру, куда вы хотите поместить таблицу, задайте необходимые параметры и в последнем окне мастера нажмите кнопку Готово.

Рис. 30.35. Если вы уже создали запрос к внешнему источнику данных, теперь вы можете создать сводную таблицу на основе получаемых данных, щелкнув на ссылке Создать отчет сводной таблицы

Если же запрос к внешнему источнику еще не создан, сделайте это  сейчас с помощью Мастера  сводных  таблиц  и  диаграмм.  В  первом  диалоговом окне  мастера установите переключатель в положение Во внешнем источнике данных (External Data). При нажатии на кнопку Далее появится диалоговое окно, показанное на рис. 30.36.

Рис. 30.36. Вы можете щелкнуть на кнопке Получить данные во втором диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм, чтобы создать новый запрос

Нажмите кнопку Получить данные (Get Data). В результате откроется диалоговое окно, изображенное на рис. 30.37. На вкладке Базы данных (Databases) вам предоставляется  выбор  между  зарегистрированными   источниками  данных  или  возможность создать собственный источник.  На вкладках Запросы (Queries) и Кубы OLAP (OLAP Cubes) перечислены доступные файлы запросов и файлы кубов OLAP соответственно.

Рис. 30.37. Диалоговое окно Выбор источника данных позволяет вам создать новый DSN-

файл, выбрать существующий запрос или куб OLAP

Обратите внимание на то, что из окна Выбор источника данных (Choose Data Source) нельзя создать новый файл .ODC. Для этого необходимо завершить работу с Мастером сводных таблиц  и  диаграмм,  а  затем  в  меню  Excel  выбрать команду  Данные  ? Импортировать данные ? Импорт данных (Data ? Import External Data ? Import Data). Более подробную информацию о создании ODC-файлов см. в  главе 29 «Работа с внешними данными».

Обновление сводной таблицы из внешнего источника данных

Если доступ к внешнему источнику данных весьма проблематичен вследствие ощутимых временных  затрат,  желательно,  чтобы  программа   производила  обновление  сводной таблицы  в   фоновом режиме.  Для  того  чтобы  активировать  такой  режим  обновления, выделите любую  ячейку  сводной таблицы,  выберите команду  Сводная таблица  ? Параметры таблицы (PivotTable ? Table Options) и в  диалоговом окне Параметры сводной  таблицы   (PivotTable   Options)   установите    флажок   Фоновый  запрос (Background Query). Этот флажок доступен только для таблиц, построенных на внешних данных.

Если ваша сводная таблица включает в себя поля страниц, можно задать режим запроса, в котором Excel будет обновлять данные только текущей страницы. Такой режим экономит память и удобен при работе с большими внешними базами данных, а также в тех случаях, когда вы переключаете страницы не очень часто.

Для  постраничного  обновления данных  из  внешнего источника  дважды  щелкните  на заголовке поля любой из страниц вашей таблицы. В  диалоговом окне нажмите кнопку

Дополнительно  (Advanced).  Вы  окажетесь  в    диалоговом  окне   Дополнительные параметры сводной таблицы (PivotTable Field  Advanced Options). Установите переключатель   в    положение   Обновлять внешние данные   при   выборе каждого элемента (Query External Data Source As You Select Each Page Field Item).

Периодическое обновление сводной таблицы

Чтобы   обновлять  сводную  таблицу,   построенную   на   внешних   данных,   через   определенные промежутки времени, выберите команду Сводная таблица ? Параметры таблицы. Затем в  диалоговом окне  Параметры сводной таблицы установите флажок Обновлять каждые  (Refresh  Every)  и  задайте  интервал в   минутах.  Этот  флажок доступен только в том случае, если сводная таблица содержит внешние данные.

Работа с данными OLAP

Сводные таблицы, построенные на основе данных OLAP, имеют следующие ограничения:

? переименованные поля восстанавливают свои исходные имена при очередном обновлении данных;

? вывод информации, привлекаемой для вычисления значения поля данных, как правило,

невозможен;

? нельзя изменять итоговую функцию вычисления промежуточных итогов;

? нельзя изменять итоговые функции для полей данных, а также применять несколько итоговых функций;

? невозможно отображение промежуточных итогов для внутренних полей;

? невозможно создание вычисляемых полей и элементов.

Команда Параметры поля (PivotTable Field) также недоступна для полей страниц, если сводная таблица построена на внешних данных OLAP.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий