Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML

Размещенный на сайте Интернета или FTP-сервере файл XLS сумеют  прочитать только владельцы   Excel.   Чтобы   другие   пользователи   смогли   прочитать   его   в   браузере, необходимо  сохранять  данные  из  книги  Excel  на  узле  в  Интернете  или  интрасети  в формате HTML.

Выбор возможностей

Microsoft  Excel  предоставляет  большие  возможности  для  помещения   документов  в Интернете. Вы вправе сохранить файл или опубликовать  его и при желании включить поддержку   интерактивности.   Как   при   сохранении,   так   и   при   публикации   можно преобразовать  в  HTML  всю  рабочую  книгу  или  только  ее  часть.  Вы  также  можете воспользоваться вариантом объединения всех файлов HTML-страницы в одном файле — веб-архиве, формате, впервые появившимся в Excel  2002.  В следующих разделах будет рассмотрен ряд вопросов, которые следует учесть при выборе решения.

Нужна ли вам интерактивность?

При  сохранении  документа  Excel  без  поддержки  интерактивности   пользователи  в состоянии просматривать ваши данные и диаграммы,  но  не в силах их изменять или форматировать. Придание данным  интерактивности снимает это ограничение, позволяя вносить изменения  в  данные, формулы и выполнять форматирование почти так же, как при  открытии  файла  в  собственном  формате  Excel.  И  это  хорошо  для  безопасности информации. Другие люди не смогут вносить свои изменения в исходный файл HTML, но в то же время в браузере они  имеют достаточно широкие возможности для работы с листами.

Excel предлагает три  типа  интерактивных  веб-компонентов,  проиллюстрированных  на рис. 20.3, 20.4 и 20.5:

? электронная таблица;

? диаграмма;

? сводная таблица.

Рис. 20.3. Интерактивная электронная таблица позволяет изменять значения ячеек и форматирование

Рис. 20.4. Интерактивная диаграмма позволяет изменять числа и видеть результат изменений на диаграмме

Рис. 20.5. Интерактивная сводная таблица позволяет перемещать поля таблицы для просмотра различных срезов данных

Для работы с каким-либо из этих интерактивных компонентов должен быть установлен браузер  Microsoft  Internet  Explorer  4.01  или  более   поздней  версии,  а  также  вебкомпоненты Microsoft Office.  Соответственно, при публикации таблиц Excel в формате HTML для широких кругов заинтересованных лиц следует избегать интерактивности, так как обычные файлы HTML просматриваются в любом браузере.

Вместе с тем если вы публикуете данные в корпоративной интрасети или в любом другом окружении, где у каждого пользователя установлены  отвечающие уровню современных требований версии Office и Internet  Explorer, динамика, наоборот, чрезвычайно удобна. Так,  вы  можете  создать  модель,  позволяющую  сотрудникам  вводить  в  электронную таблицу их собственные данные (такие, как процентная ставка, уровень  инфляции или рост  продаж)  и  использовать  логику   вашей  таблицы   для  просмотра  результатов. Интерактивная диаграмма позволит им изменять числа и видеть изменения на графике. А интерактивная  сводная  таблица  несет  в  себе  возможность  динамической  перестройки таблицы    данных   с   целью   получения   различных   «срезов»   представленной    вами информации.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Если ваш рабочий лист зависит от внешних данных и вы хотите дать пользователям право обновлять данные в браузере, необходимо сохранить книгу с поддержкой именно сводных интерактивных   таблиц.   Запросы   к   внешним   данным   нельзя   выполнять   в   обычной интерактивной электронной таблице.

В своем решении учитывайте не только наличие у будущих  пользователей требуемых компонентов Office, но и другие факторы. Не все, что позволено на листе рабочей книги Excel,    переносимо     в     соответствующий     динамический     компонент.     Например, интерактивная электронная таблица не поддерживает перенос текста по словам, поэтому ваш аккуратно отформатированный лист не будет настолько же адекватен после придания ему интерактивности. Подобным образом, некоторые виды диаграмм прекрасно выглядят в веб-диаграмме, в то время как другие теряют свои качества до неузнаваемости. Поэтому при обращении к интерактивности следует предварительно проверить результат в Internet Explorer, прежде чем отправлять его в Интернет для широкого обозрения.

Заметьте, что некоторые возможности электронных таблиц просто не воспроизводятся ни на статической веб-странице, ни на интерактивной. Если Excel встретит в рабочей книге элементы, не переносимые на  уровень HTML, будет выведено сообщение, аналогичное приведенному ниже.

Как   правило,   перечисленные   элементы   в   сообщении   подобного    рода   обладают функциональностью, не имеющей смысла в контексте веб-браузера. В любом случае вы будете предупреждены и у вас будет возможность вернуться обратно.

СОВЕТ

Чтобы оценить, как ваш рабочий лист будет выглядеть на статической  (неинтерактивной) веб-странице,  выберите  команду  Предварительный  просмотр  веб-страницы  (Web  Page Preview) в меню Файл. Эта команда  не создает файла на диске, она загружает активный лист  в  браузер  как  временный  HTML-файл  и  удаляет  файл  при  закрытии  браузера. Предварительный  просмотр  сэкономит  ваше  время  при  сравнении   динамического  и статического подходов.

Сохранять или публиковать?

При публикации документа в формате HTML программа создает новую HTML-страницу (или  обновляет  существующую),  но  оставляет  открытым  исходный  XLS-файл.  Если установить флажок Автопереиздание при каждом сохранении книги (AutoRepublish), HTML-версия будет обновляться при каждом сохранении файла XLS.  Если вы просто сохраните, а не опубликуете документ, Excel закроет файл XLS и оставит вас наедине с собой (не с браузером!) и файлом  HTML. Другими словами, Excel выполнит обычную операцию  Сохранить как и изменит формат файла, как если бы вы выбрали  команду Сохранить как в меню Файл и затем преобразовали текущий документ в текстовый вид.

Вместе  с  тем  при  желании  преобразовать  в  HTML  всю  рабочую   книгу  без  интерактивности вы должны сохранить ее, а не  публиковать.  Чтобы опубликовать рабочую книгу целиком, нужно использовать интерактивную электронную таблицу.

Веб-страница или веб-страница в одном файле?

При сохранении всей рабочей книги в Excel 2000 результирующий файл .НТМ помещался в указанную вами папку, а в ней создавалась новая дочерняя папка, содержащая большое количество сопутствующих файлов. (По одному для каждого листа рабочей книги, один для отображения  ярлычков листов, файл XML, описывающий структуру рабочей книги, различные графические включения и в некоторых случаях еще ряд файлов.) Размножение единиц   хранения,   вызванное   таким   подходом,   было  не   только   неудобным,   но   и потенциально представляло  опасность. Если один или более из сопутствующих файлов портились или терялись^ браузер терялся и не отображал правильно веб-страницу.

Excel 2003, как и Excel 2002, позволяет сохранить рабочую книгу как вебстраницу, но в одном  файле.  (В  Excel  2002  веб-страница  в  одном  файле  называлась  «веб-архивом». Microsoft  изменила  название,  но   суть   осталась  прежней.)  Результирующий  файл  (с расширением МНТ) может быть большим, но зато он всего один. Мы рекомендуем отдать предпочтение  этому  варианту   сохранения,  если  только  у   вас  нет   веских  причин придерживаться старого способа.

Сохранение всей рабочей книги без

интерактивности

Как уже говорилось, если вы хотите преобразовать всю рабочую книгу в HTML, причем без использования интерактивных электронных таблиц, вам требуется сохранять книгу, а не публиковать ее. Для этого выполните следующие шаги:

1.   Выберите команду Сохранить как веб-страницу (Save As Web Page) в меню Файл.

2.   В диалоговом окне Сохранение документа установите  переключатель  в положение Всю книгу (Entire Workbook) и снимите  флажок Добавить интерактивность (Add Interactivity).

3.   Укажите имя и расположение файла.

4.   В списке Тип файла (Save As Type) выберите тип Веб-страница в одном файле (Single-File Web Page) или Веб-страница (Web Page) и щелкните на кнопке Сохранить (Save). На рис. 20.6 показана рабочая книга, открытая в браузере Internet Explorer после такого ее сохранения.

Как видно из рисунка, в результирующем HTML-файле даже есть  ярлычки листа. Они имеют некоторые отличия от тех, к которым вы  привыкли, но работают точно так же. Лист  на  рисунке  пересекают  горизонтальные  линии  сетки,  но  только  потому,  что  в исходном   листе   эти  линии  помогали  позиционироваться  по  ячейкам.  Когда   Excel преобразует книгу  к виду  HTML,  сетка  листа убирается  (вместе  с  номерами  строк  и буквами  столбцов),  поэтому,  если  вы  считаете,  что  линии  сетки  облегчат  просмотр таблицы,  добавьте  их  явнр  перед  преобразованием  книги  в  формат  HTML  (команда Ячейки (Cells) меню Формат (Format)).

Рис. 20.6. Рабочая книга, сохраненная в формате HTML, во многом похожа на свой оригинал

У ячейки ВЗ, содержащей заголовок Гитары, в исходном документе  есть примечание. Это примечание повторено в веб-странице и помечено небольшим красным флажком. При помещении указателя мыши над флажком в браузере Internet Explorer оно отображается во всплывающем окошке.

Изменение заголовка

При просмотре в браузере книги Excel, сохраненной в формате HTML,  имя файла, как правило, присутствует в строке заголовка окна. Если вы хотите, чтобы в строке заголовка браузера отображалось что-либо другое, щелкните на кнопке Изменить (Change Title) в диалоговом  окне   Сохранение  документа  перед  щелчком  на  кнопке  Сохранить.  В открывшемся диалоговом окне измените текст заголовка.

Публикация без интерактивности

Для  публикации  данных  Excel  без  интерактивности  начните  с  выбора  части  рабочей книги, которую вы хотите опубликовать. Если это весь рабочий лист или лист диаграммы, откройте его. Если это диапазон — выделите его. Выберите команду Сохранить как вебстраницу  в  меню   Файл.  Excel  откроет  диалоговое  окно  Сохранение  документа, которое будет содержать несколько дополнительных относящихся к  HTML элементов управления. Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish), чтобы появилось диалоговое

окно Публикация веб-страницы (Publish As Web Page), показанное на рис. 20.7.

Рис. 20.7. В диалоговом окне Публикация веб-страницы вы можете указать  публикуемую часть рабочей книги и нужна ли вам интерактивность

Раскрывающийся список Выбрать (Choose) содержит все элементы листа, допустимые к публикации. Пункт Опубликованные ранее  элементы (Previously Published Items) будет доступен, если лист уже хотя бы раз проходил этот процесс. Если перед выбором команды   Сохранить  как  веб-страницу  вы  выделили  диапазон,  список   Выбрать отобразит элемент Диапазон ячеек (Range Of Cells) и расположенное ниже поле будет содержать  адрес  выделенного  диапазона.  Этот  диапазон  вы  можете  изменить,  указав вместо него другой.

Флажок Автопереиздание при каждом сохранении книги (AutoRepublish Every Time This Workbook Is Saved) по умолчанию снят. Если вы хотите, чтобы данные на веб-узле соответствовали изменениям, сделанным в файле XLS, установите данный флажок перед нажатием кнопки Опубликовать (Publish).

Флажок Открыть страницу в обозревателе (Open Published Web Page In Browser) no умолчанию установлен. Это удобно: при нажатии  на кнопку Опубликовать вы сразу увидите, как новая веб-страница отображается в браузере.

Публикация с интерактивностью

Чтобы опубликовать данные Excel с интерактивностыо, выполните те  же шаги, что и выше, но установите флажок Добавить  интерактивность (Add Interactivity With). В списке, смежном с этим  флажком, укажите, какой компонент нужно использовать. (В

зависимости от публикуемых элементов рабочей книги у вас может и не быть выбора.) Если вы публикуете обычную, не сводную, таблицу, Excel предоставит выбор сохранить ее либо с интерактивностью электронной  таблицы, либо с интерактивностью сводной

таблицы. Второй вариант не принесет пользы (при просмотре пользователю нечего будет

перестраивать), если только таблица не представляет собой диапазона  внешних данных. Вот  тогда  это  имеет  смысл,  чтобы  сделать   возможным  при  просмотре  в  браузере обновление данных.

Заметьте, что, когда вы публикуете данные с интерактивностью  электронной таблицы, формулы   с’внешними   ссылками   преобразуются   в   свои   текущие   значения.   Другие формулы, в том числе  ссылающиеся  на ячейки или диапазоны по имени, остаются без изменений.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

1 комментарий к записи “Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML”

  1. SPSS says:

    Откройте и измените исходный файл Office в соответствующем приложении Office, а затем заново сохраните его в формате PDF.

Оставить комментарий