Сохранение форматирования в шаблонах – ЧАСТЬ 1

Шаблон (template) — это модель или макет, который может служить в качестве основы при создании новых рабочих листов. В файле шаблона  сохраняются не только данные, но и информация об их форматировании. Это позволяет существенно экономить время, так как при формировании  однотипных отчетов, счетов-фактур, других стандартных документов не нужно каждый раз заново форматировать данные — достаточно просто воспользоваться подходящим шаблоном. На рис. 9.7 приведен пример  шаблона для подготовки отчета о затратах. Представленный рабочий лист отлично подойдет в качестве шаблона, поскольку в  случае  стандартного  отчета  всегда  приходится  начинать  с  чистого,  незаполненного бланка формы.

Преимуществом  шаблонов  является  стандартизация  данных  и  их  защита.  Достаточно трудно перезаписать шаблон новой книгой, созданной на его основе, так как при первом сохранении такой книги программа  запрашивает для нее новое имя. Такой подход дает возможность получить сколько угодно новых книг, опираясь на единственный шаблон, без опасения потерять оригинал.

Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия: –

1.   Откройте книгу, которая в дальнейшем будет использоваться как шаблон.

2.   Выберите в меню Файл команду Сохранить как и определите название нового шаблона.

3.   В раскрывающемся списке Тип файла (Save As Type) выберите вариант Шаблон

(Template) и нажмите кнопку Сохранить.

Рис. 9.7. Данный шаблон можно использовать как основу для создания отчета о расходах

Как  только  в  диалоговом  окне  Сохранить  как  будет  указан  вариант  Шаблон,  Excel автоматически раскроет перед вами папку шаблонов,  предлагая сохранить новый файл именно  в  ней.  Согласившись  с  программой  и  не  меняя  путь  к  файлу,  вы  обеспечите присутствие ярлыка нового шаблона в окне, которое открывается щелчком на ссылке На моем компьютере (On My Computer) панели задач Создание книги (New Workbook), появляющейся на экране при выборе команды Файл ? Создать. То есть новый шаблон будет доступен при каждом создании рабочей книги.

В качестве шаблонов можно использовать любые книги Excel, даже  если  они не были сохранены в формате шаблона. При установке Excel папка Шаблоны вкладывается в одну из следующих папок:

? \Windows\Application Data\Microsoft\Temptates (Windows 9x);

? \Documents and Settmqs\<ваше имя>\Аррlication Data\Microsoft\Templates (Windows 2000, XP).

ПРИМЕЧАНИЕ

В Windows 2000 и Windows XP папка Application Data обычно скрыта. То есть можно создать шаблон, выбирая его формат в диалоговом окне  Сохранение документа, но вы не увидите папку с шаблонами с помощью Проводника Windows до тех пор, пока не измените параметры просмотра. Для этого в окне Проводника выберите команду Сервис ? Свойства папки (Tools

? Folder Options), перейдите на вкладку Вид (View) и установите переключатель в положение Показывать скрытые файлы и папки (Show Hidden Files And Folders).

Любая книга, перемещенная или скопированная в папку Шаблоны, становится доступна на вкладке Общие (General) диалогового окна Шаблоны и ведет себя как файл шаблона. Когда вы  открываете  такую  книгу,  в  действительности  загружается  не  сама  она,  а  создается копия.   При  этом  копии  присваивается  временное  название,  составленное  из   имени исходного файла и порядкового номера. Таким образом, если в нашем случае файл шаблона

назывался Отчет о затратах, рабочая копия получит имя Отчет о затратах1.

СОВЕТ

Вместе  с  именем  файла  удобно  просматривать  и  его  трехсимвольное  расширение,  по которому легко определить формат: шаблон это (.XLT) или обычная книга Excel (.XLS). Чтобы расширения отображались на экране, откройте Проводник Windows, в меню Сервис выберите команду  Свойства  папки  и  на  вкладке  Вид  снимите  флажок  Скрывать  расширения  для зарегистрированных типов файлов (Hide File Extensions For Known File Types).

Добавление шаблонов в папку XLStart

Любые файлы Excel, расположенные в папке XLStart, автоматически  открываются при запуске  программы.  Данное  правило  не  касается  файлов  шаблонов.  Если  поместить  в указанную папку файл шаблона (с расширением XLT), он не откроется при запуске Excel, но появится в диалоговом окне Шаблоны (если выбрать в панели задач Создание книги (New Workbook) команду На моем компьютере (On My Computer)).

Папка XLStart создается при установке Excel в зависимости от операционной системы по одному из следующих путей:

? \Program Files\Mierosoft Office\Officell\XLStart (Windows 9x);

? \Documents and Settings\<ваше имя>\Application  Data\Mkrosoft\Excel\XLStart (Windows NT, 2000, XP).

Существует два файла, которые при помещении их в папку XLStart ведут себя совершенно определенным, уникальным образом:

? Если  в  папку  XLStart поместить  файл  книги  с  названием  Книга.хls  (Book.xls),  ее форматирование и структуру будут наследовать все новые документы, создаваемые по команде Чистая  книга (Blank Workbook) в панели задач Создание книги или при нажатии кнопки Создать (New) панели инструментов Стандартная. Данный файл не загружается автоматически при запуске программы.

? Если  в  папку  XLStart  поместить  файл  книги  с  названием   ЛИСT.XIS  (Sheet.xls), форматирование первого листа этой книги будет по умолчанию использоваться для всех новых листов, добавляемых в книгу по команде Вставка ? Лист. Данный файл также не открывается автоматически при вызове Excel. Атрибуты форматирования, заданные в этом файле, имеют больший приоритет, чем в его аналоге для книги.

ПРИМЕЧАНИЕ

Выбрав в меню Файл команду Создать (New), мы не увидим на экране привычное диалоговое окно Создание документа. Начиная с Excel 2002,  по  этой команде с правой стороны окна программы   открывается   панель   задач   Создание   книги   (New   Workbook),   являющаяся очередным   этапом   в  совершенствовании  Excel.  Но  есть  некоторые  моменты,   которые поначалу могут вас смутить. Например, если при открытой  панели  задач Создание книги выбрать в меню Файл команду Создать,  покажется, что вообще ничего не происходит — особенно если вы ожидали появления знакомого диалогового окна. Место последнего теперь заняло диалоговое окно Шаблоны. Чтобы открыть его, нужно щелкнуть в  панели задач на команде На моем компьютере (On My Computer).

Шаблоны стандартных электронных таблиц

На вкладке Решения (Spreadsheet Solutions) диалогового окна Шаблоны представлено несколько  шаблонов,  ориентированных  на  создание  типовых  документов.  В  их  число входят:   Счет-фактура   (Sales   Invoice),   Авансовый   отчет   (Expense   Statement), Рассрочка (Loan Amortization), Карточка табельного учета (Timecard) и Балансовый отчет (Balance Sheet) (это не лист учета доходов и  расходов, как можно подумать, а форма бухгалтерского отчета). Дополнительные шаблоны находятся на официальном сайте компании  Microsoft. Для того чтобы перейти непосредственно на страницу  обновлений, выберите в меню Справка (Help) команду Office в Интернете (Office On Microsoft.com). Открывается окно Шаблоны щелчком в  панели  задач Создание книги на команде На моем компьютере (On My Computer).

Проверка и документирование листов

Microsoft  Excel  имеет   ряд   мощных   и   легко   настраиваемых   средств,   позволяющих проводить  проверку  и  отладку  рабочих  документов.  В   этом  разделе  пойдет  речь  о слежении  за  содержимым  ячеек,  проверке  ошибок,  о  режиме  Зависимости  формул (Formula Auditing),  диалоговом окне Вычисление формулы (Evaluate Formula), окне контрольного  значения,  командах  Текст  в  речь  (Text  To  Speech),   Примечание (Comment) и диалоговом окне Выделение группы ячеек (Go To Special).

Большинство   средств   проверки   и   отладки   Excel  собрано   на   панели   инструментов Зависимости (Formula Auditing), изображенной на рис.  9.8.  Она появляется на экране, если в меню Сервис выбрать команду Зависимости формул ? Панель зависимостей (Formula Auditing ? Show Formula Auditing Toolbar).

Рис. 9.8. Панель инструментов Зависимости предоставляет доступ к основным средствам Excel для проверки и отладки

Проверка наличия ошибок

Чтобы вывести на экран диалоговое окно Контроль ошибок, представленное на рис. 9.9, и быстро протестировать текущий рабочий лист на наличие ошибочных значений, выберите в меню Сервис команду Проверка наличия ошибок (Error Checking) или щелкните на одноименной кнопке панели инструментов Зависимости. Первая же  найденная ячейка с неверной формулой или значением будет выделена, а  ее содержимое будет показано в диалоговом окне Контроль ошибок вместе с описанием и вариантами решения проблемы.

После того как ошибка найдена, программа предлагает ряд методов ее исправления:

? Кнопка Справка по этой ошибке (Help On This Error) позволяет перейти в раздел справки, касающийся данной проблемы.

Рис. 9.9. Диалоговое окно Контроль ошибок позволяет выявить и устранить ошибку в формулах, выдающих ошибочные результаты

? Если  воспользоваться  вариантом  Показать  этапы  вычисления  (Show  Calculation Steps),   на   экране   появится   диалоговое   окно   Вычисление  формулы  (Evaluate Formula). Подробнее мы вернемся к нему далее в следующем разделе.

? Команда  Пропустить  ошибку  (Ignore  Error) позволяет  пренебречь  ошибкой  в  выделенной  ячейке.  Чтобы  вернуться  к  этой   пропущенной  ошибке  и  исправить  ее, щелкните на кнопке  Параметры (Options) и выберите команду Сброс пропущенных ошибок (Reset Ignored Errors).

? Если  проще  всего  исправить  ошибку  самостоятельно,  нажмите  кнопку  Изменить в строке формул (Edit In Formula Bar) — содержимое выделенной ячейки отобразится в строке    формул.    Завершив    редактирование    данных,    нажмите    кнопку    Resume (Продолжить), которая при выборе данного варианта заменяет кнопку Справка по этой ошибке.

Кнопки Назад (Previous) и Далее (Next) служат для перехода между  ячейками с обнаруженными в них ошибками в формулах. Если щелкнуть на кнопке Параметры, на экран будет выведено одноименное диалоговое  окно, представленное на рис. 9.10. Установите или  сбросьте  флажки,   определяющие  условия  поиска  ошибок  на  листе,  в  разделе Проверять наличие следующих ошибок (Rules). Если требуется  заново просмотреть все  проигнорированные  формулы  или  какая-то   ошибка  была  пропущена  случайно, щелкните на кнопке Сброс пропущенных ошибок (Reset Ignored Errors).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий