Скрытие и защита книг

В ранних версиях Microsoft Excel рабочие листы, диаграммы и листы макросов хранились на диске в виде отдельных документов. Начиная с Excel 5 все эти типы данных и многое другое спокойно соседствуют друг  с другом в одном файле. Сейчас в рабочих книгах Excel  допускается  хранение  множества  листов,  содержащих  любые  виды  данных.  А редактируя  записанную  в  них  информацию,  можно  открывать  в   окне  программы одновременно  несколько  книг  или  же  несколько  окон  для  одной  и  той  же  книги. Единственное ограничение — это память вашего компьютера и его системные ресурсы.

Работа с несколькими книгами

В  данной  главе  говорится,  как  защищать  книгу,  как  работать   одновременно  с  несколькими книгами, а также как и зачем разбивать рабочую область Excel на несколько окон.  Обычно  при  запуске  Excel   открывается  пустая  книга  с  названием  Книга1. Исключением являются случаи, когда одновременно с вызовом программы загружается и существующий файл книги. Так происходит, если вы запускаете Excel двойным щелчком на значке документа, или если в папке XLStart хранится несколько файлов книг — они загружаются автоматически.

Если работа в Excel начата с автоматической загрузки файла Книга 1, и без внесений в него каких-либо изменений был открыт другой файл Excel, то Книга1 исчезнет с экрана. При   желании   можно   открыть   столько   книг,   сколько   позволяет   память   вашего компьютера.

СМОТРИ ТАКЖЕ  –

Более подробно о работе с несколькими окнами рассказывается далее в разделе «Открытие нескольких окон для одной книги» этой главы. Дополнительную информацию о папке XLStart смотрите в разделе «Открытие файлов» главы 2.

Перемещение между открытыми книгами

Если на экране открыто больше одной книги, то перемещаться между  ними можно с помощью следующих трех методов:

?Щелкните на окне нужной книги, если оно находится в поле зрения.

?Если все окна развернуты (максимально увеличены) и вы не можете  даже частично увидеть их на экране, для переключения между ними (в порядке загрузки книг) можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Tab. Для переключения между книгами в обратном порядке нажимайте клавиши Shift+ Ctrl+Tab.

?Выберите имя нужной книги в списке открытых книг в нижней  части меню Окно (Window). В этом списке отображаются имена  девяти книг, открытых последними. Если таких книг больше девяти,  в  меню Окно появляется команда Все книги (More Workbooks).  После  ее  выбора  на  экран  выводится  диалоговое  окно,  содержащее список названий всех загруженных в данный момент книг.

Размещение окон на экране

Чтобы увидеть на экране несколько книг одновременно, выберите в меню Окно команду Расположить (Arrange). Вы увидите диалоговое окно,  изображенное на рис. 6.1. Здесь приведен пример расположения на экране открытых книг в режиме Рядом (Tiled), когда окна располагаются «плиткой». При выборе варианта Сверху вниз (Horizontal) картина будет напоминать показанную на рис. 6.2.

Рис. 6.1. Команда Расположить, принадлежащая меню Окно, предлагает четыре способа размещения окон на экране

Если в диалоговом окне Расположение окон (Arrange Windows)  установить флажок Только для текущей книги (Windows Of Active Workbook), активное окно развернется до максимального размера.  Точно  так же, если открыто несколько окон для текущей книги,  они  позиционируются  на  экране  в  соответствии  с  положением  переключателя Расположить в диалоговом окне. Это удобно, когда  загружено несколько книг, но вы хотите вывести на экран окна только активной книги, не закрывая остальные.

Рис. 6.2. Эти окна размещены в направлении сверху вниз

СМОТРИ ТАКЖЕ

Более подробно о работе с несколькими листами одной книги мы поговорим далее в разделе

«Открытие нескольких окон для одной книги».

СОВЕТ

Если  вы  регулярно  работаете  одновременно  с  несколькими  книгами  и   определенным образом разносите их по экрану, имеет смысл подумать о сохранении рабочей области. Для этого выберите в меню Файл команду Сохранить рабочую область (Save Workspace). Теперь текущие  параметры  вывода  на  экран  зафиксированы,  и  восстановить  их  можно,  просто открыв  одну  из  книг.  Более  подробно  об  этом  рассказывается  в  разделе  «Сохранение рабочей области» главы 2.

Полноэкранный режим

Чтобы  увеличить  видимую  часть  активного  листа,  можно  развернуть  окно  книги  до максимального  размера,  но  если  и  этого  не  достаточно,  попробуйте  воспользоваться командой Во весь экран (Full Screen) меню Вид. При выборе данного режима просмотра Excel убирает с экрана строку формул, строку состояния, панели инструментов и строки заголовков, то есть практически все, оставляя лишь строку  меню  и развернутое окно книги, как показано на рис. 6.3.

ПРИМЕЧАНИЕ  –

Надстройка  Spreadsheet  Assistant  при  установке  встраивает  в  строку  меню  Excel  собственное меню Assistants (Помощь), куда в числе  прочих  команд входит подменю Window Assistants (Помощь по работе с окнами). Содержащиеся в этом подменю команды облегчают изменение  размеров окон, их дублирование, скрытие и несколько других процедур.  Если выбрать команду Resize Window (Изменить размер окна), появится следующее диалоговое окно:

СМОТРИ ТАКЖЕ

Об изменении размеров окон книги рассказывается в разделе «Изменение размеров окна книги» главы 2.

Рис. 6.3. Для вывода на экран максимального объема информации применяется режим просмотра Во весь экран

ПРИМЕЧАНИЕ

Команда Во весь экран предлагает удобный способ демонстрации на  экране информации без изменения масштаба изображения. Более подробные сведения об изменении масштаба содержатся в разделе «Изменение масштаба изображения листов» главы 5.

Для того чтобы вернуть экран к его прежней конфигурации, просто  нажмите кнопку

Вернуть обычный режим (Close Full Screen).

ПРИМЕЧАНИЕ

При  сохранении  книги  Excel  записывает  в  файл  многие  ее   характеристики,  например размеры окна, его расположение на экране,  настройки отображения. Поэтому когда вы в следующий  раз  откроете  эту  книгу,  она  будет  выглядеть  точно  так  же,  как  в  момент сохранения. Более того, Excel выделит даже те же ячейки рабочего листа,  которые на это время были выделены.

Сравнение листов

Когда требуется сравнить содержимое двух похожих книг, несомненно,  полезно будет расположить их окна на экране с помощью команды Расположить (Arrange) меню Окно (Window). Но теперь в Excel существует новое средство, позволяющее решить эту задачу более просто. Ныне меню Окно (Window) дополнено командой Сравнить рядом с (SideBy-Side), которая предоставляет пару полезных возможностей,  упрощающих сравнение листов.   Она   применяется   для  любых   двух   открытых   окон,   даже   если   оба   окна принадлежат одной и той же книге (как описано в следующем разделе). Но в отличие от команды  Расположить  (Arrange),  новая  команда  обрабатывает  ровно  два  окна,  ни больше ни меньше. При начале сравнения, если в данный  момент открыто более двух окон, на экране появляется диалоговое окно Сравнить рядом (Compare Side-By-Side), продемонстрированное  на  рис.  6.4.  Далее  нужно  выбрать  окно  для  сравнения.  Оно откроется и расположится рядом с окном, которое было активно до выбора этой команды. Кроме того, на экран выведется специальная панель  инструментов, тоже показанная на рис. 6.4. (Название команды вносит некоторую путаницу, так как здесь «рядом» следует понимать, что одно окно будет выше другого.)

Восстановить расположение Окна

Синхронная прокрутка

Рис. 6.4. Если открыто больше чем два окна, выберите нужное в диалоговом окне Сравнить рядом

Панель инструментов Сравнить рядом (Compare Side-By-Side)  содержит три кнопки. Кнопка Синхронная прокрутка (Synchronous Scrolling) сцепляет два окна, как бы они ни располагались, с тем, чтобы при перемещении в различных направлениях одного окна соседнее перемещалось точно так же. Кнопка Восстановить расположение окна (Reset Window  Position)  позволяет  изменить  относительную  позицию  окон.  Обычно  окно, которое  активно  на  момент  выбора  этой   команды,  располагается  сверху.  Если  же требуется, чтобы выше было второе окно, нажмите кнопку Восстановить расположение окна (Reset Window Position). Наконец, кнопка Закрыть открытые рядом документы (Close Side-By-Side) разъединяет окна и возвращает их в прежнее положение.

Открытие нескольких окон для одной книги

Предположим, была создана книга, похожая на представленную на рис 6.5. Допустим, при работе  с  листами  книги  вам  необходимо  всегда  видеть  лист  Резюме или  же  иметь возможность просматривать разные части одного и того же листа. Для этого достаточно просто открыть еще одно окно, выбрав в меню Окно команду Новое (New Window).

Рис. 6.5. Чтобы при работе с листом Резюме видеть на экране лист Духовые, откройте еще одно окно

Чтобы  иметь  перед  глазами  сразу  оба  окна,  выберите  в  меню  Окно  команду Расположить  и  укажите  любой  из  видов  размещения   окон  на  экране,  кроме  случая Каскадом. Дело в том, что этот вариант ориентирован на работу с окнами посредством щелчков  на  их   заголовках,  которые  все  одновременно  присутствуют  на  экране.  В варианте Сверху вниз (Horizontal) вы увидите картину, изображенную на рис. 6.6.

Обратите   внимание,   что   новому   окну   программа   по   умолчанию   присвоила   имя Музыкальные  инструменты2,  а  также  изменила  имя  первоначального  окна  книги  на Музыкальные  инструменты1.  Кроме  того,  окно  Музыкальные  ипструмен-ты:2  стало активным, на это указывает цвет строки его заголовка и наличие полос прокрутки.

СОВЕТ

Если открыто несколько книг, но вас сейчас интересуют окна лишь  активной, установите в диалоговом окне Расположение окон флажок Только окна текущей книги (Windows Of Active Workbook).

Теперь можно просматривать любую часть книги в любом из этих окон. На рис 6.6 в окне Музыкальные  инструменты:2  отображается  лист  Медные,  поскольку  именно  данный лист   был   активен,   когда   была    вызвана   команда   Новое   (окно).   Можно   легко переключиться,   например,  на  лист  Резюме  и  анализировать  в  окне  Музыкальные инструменты:1 информацию о продажах музыкальных инструментов в целом, при этом сохраняя в поле зрения лист Медные.

Рис. б.б. После открытия нового окна той же самой книги используйте команды меню Расположить для соответствующего размещения этих окон на экране

Приемы работы с несколькими окнами

Любые операции, которые вы выполняете в одном окне, имеют силу во всех окнах книги. Если ввести какие-либо новые данные в окно, они проявятся и в любом другом окне этой книги. То же самое относится и к  форматированию, добавлению и удалению столбцов, строк и листов, и к любым другим изменениям, кроме характеристик отображения окон на экране. То есть команды масштабирования, команды изменения параметров отображения (вкладка Вид (View) диалогового окна Параметры) и любые команды меню Вид (View) влияют только на активное окно. Вид остальных окон данной книги не изменится, как показано на рис 6.7.

Рис. 6.7. Вы можете изменять характеристики отображения окон на экране по отдельности для каждого окна

На этом рисунке продемонстрировано, как можно, например, просматривать формулы и связанные ячейки, увеличив масштаб и задав  иные параметры отображения данных (на экран не выводятся полосы прокрутки и заголовки столбцов и строк) только в активном окне книги. Подобная методика позволяет для каждого окна книги выбирать свой набор настроек отображения данных.

Чтобы  сохранить  внешний  вид  окна  Музыкальные  инструменты1   (см.   рис.  6.7)  и использовать его в дальнейшем, выберите в меню Вид команду Представления (Custom View) и сохраните текущее представление под другим именем. Если вы хотите полностью сохранить   внешний  вид  книги  со  всеми  дополнительными  окнами  и   настройками, выберите в меню Файл команду Сохранить рабочую область (Save Workspace).

СМОТРИ ТАКЖЕ

Более подробно о представлениях рассказывается в разделе  «Представления» главы 5, о сохранении рабочей области — в разделе «Сохранение рабочей области» главы 2, о проверке рабочих листов — в разделе «Проверка и документирование листов» главы 9. Работа с формулами описывается в главе 12, «Создание формул».

ПРИМЕЧАНИЕ

Когда вы открываете для работы с одной книгой два окна, а затем закрываете одно из них, то «номер» последнего окна не имеет никакого значения, в отличие от его настроек. Если после окончания работы с окном Музыкальные инструменты:2 (см. рис. 6.7) его закрыть, то активным  останется  окно  Музыкальные  инструменты:  1  со  всеми  изменениями,  и  его внешний вид не претерпит изменений. Соответственно, сохранив книгу, мы сохраним и все настройки последнего активного окна. Таким  образом, чтобы при загрузке активное окно книги  всегда  имело  настройки,  установленные  по  умолчанию,  необходимо  закрывать  и сохранять его последним, а номер окна, повторим, совершенно не принципиален.

Иногда возникает необходимость спрятать определенную информацию от постороннего взгляда или просто защитить ее от случайного или  преднамеренного изменения. При желании вы можете спрятать и  защитить данные, скрывая отдельные окна книг, книги целиком или их отдельные листы.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Более подробно о защите отдельных ячеек рассказывается в разделе  «Защита данных»

главы 5.

Скрытие окон книг

Иногда требуется держать книгу открытой, чтобы всегда иметь доступ к содержащейся в ней информации, при этом не помешало бы, чтобы ее окно не загромождало экран. Когда несколько    открытых    книг    оккупируют    рабочее    пространство    экрана,    можно использовать  команду Спрятать (Hide) меню Окно, чтобы убрать их из вида.  Данное обстоятельство никак не помешает Excel работать с такими  скрытыми книгами, зато высвободится дополнительная площадь экрана, а их названия исчезнут из списка в меню Окно.

Для того чтобы скрыть окно книги, просто активизируйте его и выберите в меню Окно команду Скрыть. Excel удалит окно с экрана, оставив книгу открытой. Чтобы затем вновь вывести на экран скрытое окно, выберите в меню Окно команду Отобразить (Unhide). (Если таких окон нет, команда недоступна.) Появится диалоговое окно со списком всех скрытых окон, подобное представленному на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги содержит список всех скрытых в данный момент окон

ПРИМЕЧАНИЕ

Команда Скрыть позволяет спрятать любое открытое окно. Если  одновременно открыто несколько окон одной книги, то, выбрав данную команду, вы скроете только активное окно, остальные останутся на виду. Дополнительную информацию смотрите в разделе «Открытие нескольких окон для одной книги» этой главы.

Что делать, если не удается открыть книгу?

Если при открытии книги не появляется ни сообщение об ошибке, ни какое-либо другое диалоговое  окно  и  книги  нет  на  экране,  возможно,  что  ее  окно  было  скрыто  при последнем сохранении. На самом деле книга уже загружена, ее просто не видно.

Скорее всего, когда вы в последний раз работали с этой книгой и использовали команду Скрыть  меню  Окно,  при  выходе  из   программы   просто  поспешили  и  пропустили предупреждение.  Возможно,  вы  даже  вспомните  сообщение,  которое  появилось  в  тот момент: Сохранить изменения в файле Книга1? (Do you want to save changes you made to Bookl). Это сообщение как раз и говорило о том, что изменения в файле касались скрытия окна какой-то из книг.  Соответственно, при загрузке сохраненного файла в меню Окно появится  команда  Отобразить  (Unhide). Воспользовавшись  ею,  вы  выведете  на  экран диалоговое окно со списком всех скрытых окон.  Выберите в списке имя нужного окна, чтобы вновь сделать его видимым, и сохраните файл не выгружая Excel.

Защита книг

Защита  книги  предохраняет  ее  отдельные  листы  не  только  от  внесения  изменений  в данные,  но  и  от  изменения  настроек  отображения  книги  на  экране.  Чтобы  защитить книгу, выберите в меню Сервис команду Защита, а затем команду Защитить книгу, и на экране появится диалоговое окно, изображенное на рис. 6.9.

Рис. 6.9. Команда Защита книги позволяет предохранить книгу от возможного непреднамеренного изменения

Установка  флажка  Структуру  (Structure)  приводит  к  блокировке  любых  изменений расположения окна книги, названий листов и режима скрытия. Если установить флажок Окна (Windows), окна нельзя будет закрывать, скрывать, отображать, изменять размеры или  перемещать,  исчезнут  даже  кнопки  Свернуть,  Развернуть  и  Закрыть.  Это  не значит,  что  вы  не  сумеете  закрыть  такую  книгу,  —  команда  Закрыть  меню  Файл останется доступной. Однако, если для данной книги открыто более одного окна, вы не сможете закрыть ни одно из них.

Все  введенные  параметры  защиты  книги  немедленно  вступают  в  силу.  Чтобы  снять защиту, выберите в меню Сервис команду Защита,  а затем — Снять защиту книги (Unprotect Workbook) — команду,  которая замещает собой команду Защитить книгу. Если был указан пароль, Excel, прежде чем снять защиту, попросит обязательно ввести этот пароль, в противном случае вы не получите полной власти над книгой.

Сохранение книг или окон как скрытых

Иногда нужно скрыть окно или конкретную книгу, чтобы другие пользователи не могли открыть  и  просмотреть  ее  содержимое  в   ваше   отсутствие.  Для  этого  достаточно сохранить книгу как скрытую. Тогда она и останется скрытой после ее загрузки.

Выполните следующие действия:

1. Активизируйте интересующую вас книгу и выберите в меню Окно команду Скрыть.

2. Удерживая клавишу Shift, выберите в меню Файл команду Закрыть все (Close All).

3. Когда появится диалоговое окно с запросом, нужно ли сохранить изменения, нажмите кнопку Да.

При следующем открытии книги ее окно окажется скрытым. Вы также вправе усилить защиту книги перед ее скрытием и сохранением с  помощью пароля, выбрав в меню Сервис команду Защита, а затем — Защитить книгу.

Точно так же сохраняется книга с невидимым окном. Просто создайте новое окно, скройте его с помощью команды Скрыть меню Окно и затем завершите работу с книгой.

Скрытие отдельных листов

Если необходимо скрыть конкретный лист книги, можно использовать команду Формат

? Лист ? Скрыть (Format ? Sheet ? Hide). После выбора данной команды активный лист больше не появится в книге. Чтобы снова вывести на экран скрытый лист, выберите команду  Отобразить (Unhide)  в  подменю  Лист.  Диалоговое  окно  Вывод на экран скрытого листа (Unhide) практически идентично окну Вывод на экран скрытого окна книги, изображенного ранее на рис 6.8.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий