Редактирование содержимого ячеек – ЧАСТЬ 2

? Содержимое  (Contents).  Удаляет  содержимое  выделенных   ячеек,   но  сохраняет форматирование    и    примечания.    Результат    действия    этой    команды    аналоги чен получаемому после выделения ячейки и нажатия клавиши Delete.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если содержимое ячейки находится в процессе редактирования, не важно — выполняется последнее  в  строке  формул  или  непосредственно  в   ячейке,  нажатие  клавиши  Delete приводит к другим последствиям. Удаляются все выделенные символы или, если ничего не выделено,  символ  справа от курсора. А стереть символ слева от курсора можно,  нажав клавишу Backspace.

? Примечания   (Comments).   Стирает   примечания   к    выделенным    ячейкам,   при этом   их   содержимое   и    форматирование   сохраняются.   Подробнее   о   примеча ниях к ячейкам рассказывается в разделе «Добавление примечаний» главы 9.

Заполнение ячеек и создание рядов данных

Как было сказано ранее в этой главе, маркер заполнения, помимо всего прочего, можно использовать для различного ввода данных в рабочий лист. В том числе с его помощью очень легко и удобно заполнять ячейки и создавать ряды данных, применяя специально разработанный для этих целей режим автозаполнения.

Взгляните на рис. 7.20. Если выделить ячейку А2, нажать кнопку мыши  и перетащить маркер заполнения вниз к ячейке Аб, то Excel скопирует содержимое ячейки А2 на весь диапазон   с   A3  по   Аб.   А   если   далее   щелкнуть   на   значке   смарт-тега,   появится дополнительное меню, в  котором можно выбрать одну из команд автозаполнения, как показано справа на рис. 7.20.

Рис. 7.20. Чтобы распространить содержимое выделенной ячейки на смежный диапазон, перетащите маркер заполнения

При  выборе  варианта  Заполнить  (Fill  Series)  Excel  вместо   копирования  числа  20 продолжит  серию,  заполнив  ячейки  АЗ:Аб  числами  21,  22,  23 и  24 соответственно. Можно вначале выделять не  одну ячейку, а две. Например, если на рис. 7.20 выделить диапазон С1:С2 и потянуть маркер заполнения к ячейке С5, то будет создан ряд данных

с шагом, рассчитанным исходя из разницы между двумя выделенными ячейками: 50, 60, 70, .80 и 90.

По команде Копировать ячейки (Copy Cells) Excel, вместо того чтобы  продлить ряд данных, скопирует ячейки, повторяя при необходимости  исходный диапазон (или его часть) до заполнения конечного  диапазона.  То есть на рис. 7.20 в ячейках диапазона СЗ:С5 вместо значений 70, 80 и 90 появятся числа 50, 60 и снова 50.

СОВЕТ

Обычно  при  перетаскивании  маркёра  заполнения  вниз  или  вправо  значения  в  ячейках возрастают. Но при необходимости можно создать  ряд и с убывающей последовательностью. Для этого маркер  заполнения  необходимо перетаскивать вверх или влево. Введите начальные значения в ячейки внизу или справа в конце диапазона, который вы собираетесь

заполнить, и затем перетащите маркер заполнения назад к началу диапазона1.

Если исходная ячейка содержит только текст, при перетаскивании  маркера заполнения этот  текст  копируется  в  новые  ячейки.  Но  если  выделенная  область  охватывает  и текстовые   и   числовые   значения,    включается   функция   автозаполнения,   которая соответствующим образом изменяет числовое значение, а текстовое — просто копирует. Подобным образом программа при автозаполнении поступает и с  содержимым ячейки любого рода с числом на конце или в начале —  продолжает ряд, наращивая числовую часть. Таким способом можно  продолжить серию типа Кв.1, Кв.2 и т. д. Также нужно учитывать, что  текст, эквивалентный какому-либо компоненту даты (например, месяцу или дню недели), Excel расценивает как ряд данных, который следует продолжить.

ПРИМЕЧАНИЕ

Excel позволяет вводить в любую ячейку до 32 767 символов. Но  исходная ячейка для продолжения ряда данных с помощью  автозаполнения должна содержать менее 255 символов. Иначе программа просто скопирует данные, как текст. Такой эффект возникает не изза  ошибки программы, а вследствие  ограничения на ширину  столбцов в  255 символов. Более того, запись длиной в 256 символов просто неудобочитаема. Если вам на самом деле потребуется создать ряд данных такого огромного размера, это придется делать вручную и, скорее всего, понадобится изменить оформление рабочего листа.

На  рис.  7.21  представлено  несколько  примеров  рядов,  созданных  с  использованием маркера  заполнения  на  основе   различных   выделенных   значений  в  одной  ячейке. Величины  в  столбце  А  вводились  вручную,  а  значения  справа  от  столбца  А  были получены с помощью автозаполнения. На рис. 7.22 приведены примеры работы функции автозаполнения, когда изначально выделено не одно, а два  значения, то есть когда, в сущности, определяется интервал и на базе  него строится последовательность данных. Столбцы А и В содержат введенные с клавиатуры значения, а значения в столбцах с С по Н  получены путем перетаскивания маркера заполнения. Данные примеры  показывают, как  автозаполнение  может  экстраполировать  ряд  даже  тогда,  когда  ячейки  содержат одновременно и текст, и числа.

Рис. 7.30. Автоматическое распространение форматов позволяет вводить данные в существующую таблицу без дополнительного форматирования

При вводе значений в столбец Е Excel применит к ним точно такое же форматирование, как   к   смежным   с   ними   ячейкам   столбца   D.   Чтобы   отключить   автоматическое распространение  форматирования  и  формул  по  листу,  снимите  флажок  Расширять форматы  и  формулы  в  списках  (Extend  List  Formats  And  Formulas)  на  вкладке.Правка диалогового окна Параметры.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий