Просмотр листов

Excel предоставляет  несколько  удобных  способов  просмотра  и  отображения  рабочих листов.  При  желании  можно  настроить   рабочую   область  определенным  образом, подходящим для  выполнения  конкретных процедур, затем сохранить эти настройки и обращаться к ним при решении подобных задач.

Разделение листов на области

Области  позволяют  одновременно  работать  с  несколькими  частями  рабочего  листа. Любой  лист  книги  можно  разделить  по  вертикали,   по  горизонтали  или  в  обоих направлениях, при этом сохраняется возможность прокручивания каждой из областей по отдельности.  Например, на листе, изображенном на рис. 5.16, в столбцах с В по М и  в строках с 4 по 37 содержатся данные о продажах. А в столбце N и строке 38 подводятся итоги. При обычном режиме просмотра одновременно увидеть и итоговые данные, и все заголовки столбцов и строк на стандартном мониторе просто невозможно.

Маркер разделения по горизонтали

Маркер разделения по вертикали

Рис. 5.16. Чтобы увидеть результаты в столбце N или строке 38, придется прокрутить лист,

но при этом скроются заголовки

Было бы гораздо легче работать с приведенным на рис. 5.16 листом,  если бы он был разделен   на   несколько   областей.   Это   нетрудно   реализовать,   причем   несколькими способами.  Команда  Разделить  (Split)  меню  Окно  (Window)  разделяет  лист  одновременно по  горизонтали и по вертикали на уровне верхней и левой границ  активной ячейки, а если активна самая первая ячейка листа или  выделенной ячейки не видно на экране — по центру листа. Второй метод — с помощью мыши можно перетащить любой маркер разделения, а следовательно, и границу по направлению к середине листа. Третий

—    просто дважды щелкните на маркере разделения.  Соответствующая линия поделит окно приблизительно на две половины, если активна первая ячейка листа или выделенной ячейки не видно на экране, а если активна любая другая ячейка, — по ее верхнему или левому краю. Маркеры разделения располагаются  рядом  с полосами прокрутки. Когда указатель  мыши  находится  на  маркере  разделения,  он  принимает  форму  полоски  с двухсторонней стрелкой.

СОВЕТ

Прежде чем выбрать команду Окно ? Разделить или дважды щелкнуть на одном из маркеров разделения, выделите ячейку в  том месте листа, где желательно провести границу. Как  уже  говорилось, полоса  разделения  пройдет  непосредственно слева  или  сверху  от выделенной ячейки. На рис. 5.16 активна ячейка В4, и вызов команды Окно ? Разделить привел к разделению листа, продемонстрированному на рис. 5.17.

Рис. 5.17. Каждую из областей окна можно прокручивать независимо от остальных

Когда окно разделено на четыре области, как показано на рис. 5.17, становятся доступны четыре полосы прокрутки — по две в каждом  направлении. Теперь мы легко можем просматривать содержимое столбцов с А по N, не теряя из виду заголовки в столбце А. Кроме того,  прокручивая лист по вертикали от 1-й до 38-й строки, мы всегда  будем держать в поле зрения заголовки, содержащиеся в строке 3.

Расположение полос разделения всегда можно изменить, перетаскивая их на новое место с  помощью  мыши.  Чтобы  вернуть  окно  к  обычному,   неразделенному  состоянию, выберите в меню Окно команду Снять  разделение (Remove Split) (она появится на месте команды  Разделить). Также можно удалить любую из полос разделения, если дважды   щелкнуть   на   ней   (двойной   щелчок   на   пересечении    горизонтальной   и вертикальной    границ    разделения    удаляет    сразу    обе    полосы)    или    перетащить соответствующую полосу к правому или верхнему краю окна.

СОВЕТ

Быстро переместиться из одной области окна в  другую позволяет клавиша F6. При каждом ее нажатии активной по умолчанию становится верхняя левая ячейка следующей по часовой стрелке  области.  При  наличии  ранее   выделенных ячеек  в     областях  именно  они  и активизируются.   Сочетание   клавиш  Shift+F6   действует  аналогично,   но   направление перемещения будет противоположным — против часовой стрелки.

Закрепление областей

После разделения окна на области можно зафиксировать положение на  экране левой, верхней или левой верхней области листа. Для этого  выберите в меню Окно : команду Закрепить  области  (Freeze  Panes).  Тогда  данные,  отображаемые  в  левой  верхней части, окажутся неподвижными, что позволит прокручивать лист без потери из виду этих

столбцов  или  строк.  На  рис.  5.18  видно,  что  полосы  разделения  после  закрепления областей  из  объемных  превратились  в  простые  линии,  а  мы  приобрели  возможность всегда видеть первый столбец и первую строку таблицы.

Рис. 5.18. Команда Закрепить области фиксирует отображение столбцов в левой, а строк

— в верхней области листа

Команда  Закрепить  области  работает  и  без  предварительного  разделения  листа  на области. Если выделить ячейку и затем выбрать эту  команду, то области автоматически выделяются  и  фиксируются  выше  и  слева  от  активной  ячейки.  При  использовании данного метода последующий вызов команды Снять закрепление областей (Unfreeze Panes) приведет к удалению не только закрепления областей, но и их разделения.

Также  обратите  внимание,  что  после  разделения  листа  на  сегменты  горизонтальные полосы прокрутки нижних областей закрывают ярлычки с названиями листов, как на рис.

5.17.  Но  после  «замораживания»  областей  полоса  прокрутки   возвращается  на  свое обычное место в правую часть окна, и ярлычки  вновь становятся видны на экране (см. рис. 5.18).

СОВЕТ

Чтобы  активизировать  другие  листы  книги,  когда  ярлычки  с  их  названиями не  видны,, нажмите  комбинацию  клавиш   Ctrl+Page  Up  для   перехода  к  предыдущему  листу  или Ctrl+Page Down — для перехода к следующему.

После  выбора  команды  Закрепить области  вы  не  сможете  ни  в  каком  направлении прокручивать   верхнюю   левую   область   листа.   В   правой   верхней   области   будут прокручиваться только столбцы, а в  левой нижней — только строки. Правую нижнюю закрепленную область окна можно без ограничения прокручивать в любом направлении.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Вообще  говоря, все  операции  с  областями  легче  проводить, когда  последние  зафиксированы. Однако не всегда можно с первого взгляда понять, разделен ли экран на области и в   каком  месте,  поскольку  полосы  разделения  преобразуются  в   обычную  тонкую  линию, которую легко принять за границу ячеек. Чтобы не тратить лишнее время, отформатируйте закрепленные области как-нибудь иначе. Например, выделите все неподвижные  столбцы и строки определенным цветом.

Изменение масштаба отображения листов

Как уже упоминалось ранее, команда Масштаб (Zoom) меню Вид  (View) и раскрывающийся список Масштаб (Zoom) панели  инструментов Стандартная используются для изменения масштаба  отображения листа на экране. В диалоговом окне Масштаб, которое открывается одноименной командой, находятся пять кнопок для пяти значений масштаба и кнопка По выделению (Fit Selection), которая  определяет необходимый коэффициент масштабирования, основываясь  на  размере окна и выделенного в данный момент  диапазона,  то  есть  после  нажатия  этой  кнопки  в  окне  будет  виден  только выделенный диапазон. Последняя кнопка переключателя — Произвольный (Custom) — связана с текстовым полем, в котором можно задать любую величину масштаба от 10 до 400%.

СОВЕТ

Команда  Масштаб  влияет на  все  выделенные (сгруппированные) листы.  Подробнее  о группировании листов рассказывается в разделе «Редактирование группы листов» главы 7.

Вам,  чтобы  отобразить  на  экране  весь  лист,  представленный  ранее   на  рис.  5.16, возможно, придется опробовать несколько масштабов,  пока не будет достигнут наилучший результат. В данном случае  проще выделить всю активную область листа и установить переключатель в диалоговом окне Масштаб в положение По выделению. Тогда все данные этого листа поместятся на экране, как показано на рис. 5.19.

Конечно, читать мелкие цифры и буквы не так легко; но порой приходится жертвовать легкостью  чтения  ради удобства  ввода  и  редактирования  данных.  Масштабирование листов книги никак не влияет на возможность выделения ячеек, форматирование и ввод в них  формул — все выполняется точно так же, как в масштабе «один к  одному». Текущий масштаб запомнится и при сохранении книги, и при следующем ее открытии он будет применен к данному листу.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если на вашей мыши есть колесико, как на модели Microsoft  IntelliMouse,  то его можно использовать для  изменения  масштаба,  хотя  в  обычном  режиме  колесико  служит  для прокрутки листа. Нажмите  клавишу  Ctrl и поверните  колесико на себя, чтобы уменьшить масштаб,  или от себя, чтобы увеличить. При желании масштабирование можно  сделать стандартной  функцией  колесика,  и  тогда  при  изменении   масштаба  не  нужно  будет удерживать клавишу Ctrl.  Для  этого  в   меню  Сервис выберите  команду  Параметры,  перейдите на вкладку Общие и в открывшемся окне установите флажок Панорамирование с помощью IntelliMouse (Zoom On Roll With IntelliMouse).

Рис. 5.19. С помощью переключателя По выделению можно вывести на экран весь лист. При этом в диалоговом окне Масштаб в поле Произвольный будет указан вычисленный масштаб отображения

Представления

Предположим, желательно, чтобы лист имел один набор параметров вывода как на экран, так и для печати с целью решения определенной  задачи, например редактирования, и другой   набор   настроек   —   для   другой   цели,   например   для   презентации   данных. Диалоговое окно, появляющееся в результате выбора команды Представления (Custom Views) в меню Вид (View), позволяет назначить имена различным  наборам параметров отображения,   собственно   и   называемым    представлениями,   а   затем   сохранить   и использовать их при дальнейшей работе. Тогда в дальнейшем вам не потребуется заново подбирать   параметры   отображения   листа,   а   достаточно   будет    просто   загрузить записанные настройки. В представлениях можно  запоминать ширину столбцов, высоту строк,  характеристики  вывода  на  экран,  размеры  окна  и  его  положение  на  экране, настройки областей  окна, выделенные на момент сохранения ячейки и дополнительные параметры печати и фильтрации.

СОВЕТ

Прежде  чем изменять  параметры  отображения,  сохраните текущий  набор  настроек, например под названием «Обычный». Тогда вы  всегда  сможете вернуться к стандартным установкам. В  противном случае,   чтобы   вернуться  к  обычному  режиму  отображения, придется пошагово восстанавливать  все параметры.

При первом открытии диалоговое окно Представления (Custom Views) будет пустым. Чтобы создать новое представление, установите необходимые параметры вывода листа на экран и в указанном диалоговом окне нажмите кнопку Добавить (Add).

На  экране  появится  диалоговое  окно  Добавление представления  (Add  View),  как показано на рис. 5.20 справа; слева на этом же  рисунке изображено диалоговое окно Представления с двумя сохраненными представлениями.

Рис. 5.20. Чтобы присвоить название новому представлению,  нажмите кнопку Добавить в диалоговом окне Представления

СОВЕТ 

Представления   являются очень  удобным  средством,   позволяющим   создать  пользовательские  форматы,  подходящие  для  решения  каких-либо  определенных  задач.  Если  вы часто обращаетесь к списку представлений, то будет проще вынести его на любую панель инструментов.  Если же вы  предпочитаете работать с меню, то замените  существующую команду Представление раскрывающимся списком. Чтобы произвести подобные изменения, выберите в  меню Вид команду Панели инструментов (Toolbars), а затем команду Настройка (Customize), на вкладке  Команды (Commands) щелкните на категории Вид (View) и в  поле справа найдите пункт Представления (Custom Views). Затем откройте меню Вид и извлеките из него команду Представления. И, последнее действие: перетащите пункт Представления из диалогового окна Настройка в меню Вид.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий