Предварительный просмотр

Режим (Print Preview) позволяет увидеть,  как будет выглядеть  документ  на  бумаге,  перед  его  отправкой  на  печать.  Excel  предусматривает несколько способов включения режима предварительного просмотра:

? выберите в меню Файл команду (Print Preview);

? воспользуйтесь одноименной кнопкой панели инструментов Стандартная;

? щелкните на кнопке Печать (Print) панели инструментов Стандартная при нажатой клавише Shift;

? щелкните на кнопке Просмотр (Preview) в диалоговом окне  Печать (Print) или на кнопке Просмотр (Print Preview) в  диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup).

Если вас не удовлетворяет внешний вид рабочего листа, легко перенастроить параметры страницы, не выходя из режима предварительного просмотра. Для этого нажмите кнопку Страница (Setup) и внесите необходимые изменения в знакомом вам окне Параметры страницы.

Чтобы изменить размеры полей или ширину столбцов прямо в режиме предварительного просмотра, нажмите кнопку Поля (Margins), как  показано на рис. 11.8. Перетащите с помощью мыши пунктирные линии, чтобы настроить размеры полей; и маркеры ширины столбцов, расположенные вдоль верхнего среза листа, чтобы отрегулировать столбцы по ширине. При перетаскивании в нижнем левом углу экрана выводится название поля или столбца и его текущий размер. Чтобы  отключить просмотр полей и границ столбцов, щелкните на кнопке Поля снова.

Рис. 11.8. Чтобы изменить поля и ширину столбцов рабочего листа в режиме предварительного просмотра, перетащите их на новое место с помощью мыши

В режиме предварительного просмотра в вашем распоряжении следующие кнопки диалогового окна:

? Для перемещения между страницами документа используйте кнопки Далее (Next) или Назад (Previous), клавиши Page Up или Page  Down или полосу прокрутки. При перетаскивании ползунка Excel отображает номер текущей страницы в нижнем левом углу окна.

? Щелкните  на  кнопке  Масштаб  (Zoom),  и  страница  будет   показана  в  масштабе приблизительно 100%, то есть так, как она  выглядит в режиме Обычный (Normal). Чтобы   вернуться   к   показу    целых   страниц,   то   есть   к   стандартному   режиму предварительного   просмотра,   нажмите   кнопку   Масштаб  (Zoom)   еще   раз.   Для увеличения  масштаба  можно  и  не  пользоваться  кнопкой.  Щелкнув  в  любом  месте страницы (но не на пунктирных  линиях полей), вы укрупните страницу. Повторный щелчок возвращает ее к стандартному представлению.

? Слева от кнопки Закрыть (Close) находится кнопка, которая в зависимости от того, в каком режиме находится окно  предварительного просмотра, будет называться либо Обычный (Normal View), либо Разметка страницы (Page Break Preview). Если вы работали в режиме Обычный (Normal), на кнопке будет написано Разметка страниц (Page Break Preview); если же вы открыли окно предпро-смотра, находясь в режиме разметки  страниц,  то  кнопка,  наоборот,  поменяет  название  на  Обычный  (Normal View). Вы можете использовать ее для переключения между этими представлениями.

Добившись нужного вида документа, нажмите кнопку Печать (Print),  чтобы отправить листы на печать, иначе щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться к обычному виду документа.

Печать

Если  щелкнуть  на  кнопке  Печать  (Print)  панели  инструментов   Стандартная,  вся активная область текущего рабочего листа немедленно будет отправлена на принтер. При необходимости более четко определить, что именно и в каком количестве вы собираетесь печатать,  откройте  диалоговое  окно  Печать  (Print),  выбрав  в  меню  Файл  команду Печать (Print).

Вы можете отправить на печать не весь документ, а только несколько  страниц, задав начальный и конечный номера страниц соответственно в счетчиках С (From) и По (То) раздела Печатать (Print Range) диалогового окна Печать, изображенного на рис. 11.9.

Рассмотрим подробнее элементы управления этого окна:

? Чтобы напечатать книгу целиком, а не только текущий лист, установите переключатель

Вывести на печать (Print What) в положение Всю книгу (Entire Workbook).

? Для  печати  только  определенных  листов  выделите  их  предварительно  как  группу.

Затем установите переключатель в положение Выделенные листы (Active Sheet(s)) и нажмите    кнопку    ОК.    О    выделении    группы    листов    говорилось    в    разделе

«Редактирование группы листов» главы 7.

? Чтобы    вывести    на    печать    только    выделенный    фрагмент    листа,    установите переключатель Вывести на печать в положение Выделенный диапазон (Selection).

Рис. 11.9. Диалоговое окно Печать

? Используйте  раздел  Копии (Copies),  чтобы  задать  количество  копий  для  печати  в счетчике Количество копий (Number Of Copies). Вам должно хватить допустимого диапазона — максимальное количество копий, печатаемых за раз, равно 32 767.

? Если  рабочий  лист  состоит  из  нескольких  печатных  страниц  и   вы  собираетесь напечатать  несколько  копий  такого  документа,  установите  флажок  Разложить  по копиям (Collate), и вам не  придется заниматься этим впоследствии. Например, если документ собирается из двух листов, а вы печатаете 5 копий, то в обычном варианте сначала на принтер будут оправлены 5 копий первой  страницы, а затем — 5 копий второй страницы. Если же флажок  Разложить по копиям установлен, Excel будет печатать документ 5  раз — причем первую и вторую страницу вместе. Этот режим удобен, но печать длится немного дольше.

? Когда установлен флажок Печать в файл (Print To File), Excel  не  отправляет до-

кумент на принтер, а записывает в виде файла на диске.

СОВЕТ :-

Кнопка Найти принтер (Find Printer) очень полезна, когда вы работаете в  локальной сети, используя  службу  каталогов  Windows  (версии  Windows  2000  или  старше).  Щелкните  на указанной кнопке, чтобы найти все доступные принтеры локальной сети.

В  верхнем  поле  Имя  (Name)  диалогового  окна  Печать  выводится   имя  принтера, назначенного  по  умолчанию.  Если  вы  собираетесь  использовать  какой-либо  другой принтер, щелкните на значке со  стрелкой справа  от этого поля и выберите в списке доступных принтеров нужный вам.

Печать в файл

Флажок Печать в файл (Print To File) уже давно является анахронизмом — пережитком времени,  когда  компьютеры  были  большими.  К  нему  часто  прибегали,  когда  объем памяти принтера не позволял целиком печатать документы и их приходилось разбивать на отдельные части. Теперь флажок Печать в файл можно использовать для сохранения и печати документов с компьютера, на котором не установлено приложение Excel.

В  рассматриваемом  случае  данные  в  том  же  виде,  в  котором  они  отправляются  на принтер, поступают в файл на жестком диске компьютера. Таким образом, вы получаете уже не документ Excel, а  документ, подготовленный для печати, записанный в кодах принтера.  При  этом  программа  сохраняет  в  файле  всю  необходимую  информацию, касающуюся  разрывов  страниц,  интервалов  и  используемых  шрифтов.  К  сожалению, конечный результат будет целиком зависеть от типа принтера, шрифтов (надо думать) и сложности  самого  документа.  Рекомендуем,  прежде  чем  отправлять  такой  файл  для чистовой, окончательной печати, сделать его черновую копию.

Чтобы успешно справиться с задачей, главная рекомендация — при  распечатке такого документа используйте режим MS-DOS. Войдите в режим командной строки и наберите в ответ на приглашение: copy <file name> lptl:/b.

Это  означает,  что  файл находится  в  текущей  папке.  Впрочем,  вы   всегда  можете дополнительно к имени файла ввести полный путь к нему.

Область печати

Если  в  диалоговом  окне  Печать  нижний  переключатель  установлен   в  положение Выделенные листы (Active Sheet(s)), Excel проверит, назначили ли вы каким-либо из этих диапазонов имя Область_печати (Print_Area). Если да, программа будет печатать только  диапазон  с  данным  именем.  Если  имя  диапазону  не  назначено,  напечатается активная  область  всех  выделенных  листов.  Если  вам  нужно  вывести  определенную область данного листа несколько раз, вы существенно  сэкономите время, задав область печати.  Для  этого  выделите  интересующий  вас  диапазон  и  выберите  в  меню  Файл команду  Область печати (Print Area), а затем — команду Задать (Set Print  Area). Другой  вариант:  воспользуйтесь  командой  Параметры  страницы  (Page Setup) того  же меню  и  перейдите  на  вкладку  Лист  (Sheet)  появившегося  диалогового  окна,  затем задайте диапазон ячеек для печати в поле Выводить на печать диапазон (Print Area).

СМОТРИ ТАКЖЕ  –

Подробнее  об  именовании  диапазонов  будет  рассказано  в  разделе  «Присвоение  имен ячейкам и диапазонам» главы 12.

Предположим, что книга в целом перегружена данными, но на каждом ее листе имеется небольшой диапазон ячеек с итоговыми значениями, которые вы и хотели бы увидеть на бумаге. Вы можете указать уникальный диапазон для каждого листа. Теперь Excel будет

печатать для листов, у которых определена область печати, только этот диапазон ячеек, а для всех остальных — целиком всю активную область.

СОВЕТ

Чтобы  не  открывать  окно  Печать,  используйте  не  команду  Печать  меню  Файл,  а  одноименную  кнопку  панели  инструментов  Стандартная.  Либо  щелкните  на  кнопке   (Print Preview) этой же панели инструментов при нажатой клавише Shift, и Excel сразу  приступит к печати, по умолчанию установив невидимый переключатель  в положение Выделенные лмсты (Active Sheet(s)).

Параметры драйвера принтера

Иногда  при  работе  в  Microsoft  Excel  может  возникнуть   необходимость  установки параметров  печати,  которые  предоставляет  только  драйвер  принтера.  Например,  вам нужно переключиться с автоматической подачи бумаги на ручную или с одного лотка на другой. Для этого в Главном меню Windows выберите команду Настройка (Settings), а затем команду Принтеры (Printers). Щелкните правой кнопкой мыши на значке нужного принтера и выберите из контекстного меню команду Свойства (Properties). Многие из параметров драйвера  можно  задать  не  выходя  из  программы.  Для  этого  щелкните  на кнопке   Свойства  (Properties)  в  диалоговом  окне  Печать,  что  также   приведет  к открытию окна драйвера текущего принтера.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий