Помощь в интерактивном режиме

Возможности Excel с момента появления программы в  1985 году считались  достаточно мощными для  тех  времен, но  по  прошествии  нескольких лет  она  превратилась  в  понастоящему сложное и  многогранное приложение.  И это не пустые слова. Программа настолько  сложна,  что  обычному  пользователю для  успешной  и  эффективной  работы бывает достаточно  освоить не более одной пятой всех ее ресурсов. Большинство людей изучают  программу   с   помощью   справочных  пособий,  подобных   этой   книге,  но практически каждый пользователь время от времени обращается к встроенной справочной системе, которая  с  годами стала   проще  в  использовании,    а  сами сведения   теперь представляются в   более  понятной  для  восприятия  форме  и   охватывают все аспекты работы в Excel.

Оптимальный способ обращения к справке

В правой верхней части окна Excel присутствует специальное поле Введите вопрос (Ask A Question), представленное на рис. 2.33.

Рис. 2.33. Поле Введите вопрос предоставляет самый простой способ получения справки

Все, что вам нужно сделать, — это ввести  несколько ключевых слов в  поле и  нажать клавишу  Enter.  (Ключевые слова не  обязательно  должны  складываться в  конкретный вопрос.) Практически  мгновенно Excel  отобразит панель  задач  под  названием  Поиск (Search Results) со списком разделов справки, как показано на рис. 2.34, среди которых вы  с   большой  долей  вероятности сможете  найти  ответ  на  свой  вопрос.   Если в предложенном списке нет искомой информации,  попробуйте  поменять одно или  пару ключевых слов.

Щелкните на любой предложенной теме справки,   и на экране появится  окно Справка Microsoft Excel с развернутой информацией по  интересующему вас вопросу. Это окно представлено на рис. 2.35.

Рис. 2.34. Введите вопрос или несколько ключевых слов — Excel выдаст список возможных ответов

Рис. 2.35. После выбора раздела на экране появляется диалоговое окно Справка Microsoft Excel с информацией по данной теме

В   панели  задач   под   списком  тем   справки, соответствующих   ключевым  словам, располагается раздел Другие разделы для поиска  (Other Place To Look), а в  самом низу панели — ссылка Не удается найти? (Can’t Find It?). Если стандартный поиск по ключевым словам не привел к желаемым результатам, попробуйте воспользоваться этими элементами. Щелчок на ссылке Не удается найти? открывает раздел справки Excel под названием Советы  по  достижению  лучших  результатов  поиска  (Tips  For  Better Search Results), в  котором  содержатся сведения,  помогающие лучше подобрать сочетание слов для  поиска справочной информации.  Поиск  можно  сузить до  заданного направления: Картинки и мультимедиа (Clip Art And Mecfia) (в случае, если вы ищете сведения такого рода), Справочные материалы  (Research)  и  Поиск в базе знаний (Product Support). Ссылка Поиск в базе знаний (Microsoft Product Support) позволяет соединиться с соответствующими ресурсами поддержки на сайте Microsoft.com.

Все эти ссылки предназначены для связи с веб-узлами  в  Интернете. На  самом же деле, если при обращении по  ссылке  компьютер  не   подключен  к  Интернету,  на  экране появляется  диалоговое окно   с    сообщением    о   недоступности    ресурсов.    Помимо перечисленных выше разделов, в нижней  части  панели  задач Поиск находится отдельное поле  Поиск (Search), размещенное здесь специально для поиска ответов на  страницах сайта Microsoft.com, имеющих отношение ко всему пакету Office.

Рис. 2.36. Панель задач Справочные материалы дает возможность проводить поиск в словарях и справочниках

По щелчку на ссылке Справочные материалы (Research)  открывается  одноименная панель  задач,  показанная  на  рис. 2.36,  и  поиск  ведется по  всем доступным  источ-

никам, таким как  словари и    справочники,   и    даже  предлагается  перевод,   который выполняется  с  помощью  установленных  локально  или   размещенных  в    Интернете словарей.  (Обратите  внимание, что при этом переводятся только отдельные слова.)

Чтобы увидеть  списки найденных ссылок, нужно щелкнуть на значке  «плюс» слева от любого из заголовков   результатов поиска. А щелчок на  заголовке Не удается найти? позволяет просмотреть альтернативные с точки зрения орфографии варианты ключевых слов и обратиться к другим источникам информации.

По  ссылке  Параметры  (Research  Options),  расположенной  в   нижней  части панели задач Справочные материалы, открывается диалоговое окно, представленное на рис. 2.37. Оно используется для добавления  или удаления ресурсов, включая веб-узлы, на которых производится поиск.

Рис. 2.37. В диалоговом окне Параметры справочных материалов  добавляются или удаляются доступные источники, по которым выполняется поиск

Изменения в  список ресурсов следует вносить  с помощью кнопок  Добавить службы (Add Services) и  Обновить или удалить  (Update/Remote Services), расположенных внизу диалогового окна.   Вторая   кнопка   также   применяется для   автоматического обновления  списка после  установки  в   системе каких-либо  новых средств получения информации,  например энциклопедий.  В  результате  нажатия кнопки  Родительский контроль  (Parental  Control)  на  экране  появляется   одноименное диалоговое окно, представленное  на   рис.  2.38.   Здесь    устанавливаются параметры   контроля   над возвращаемой информацией,  что очень важно, так как фильтрующие  интернет-системы сторонних фирм не всегда активизируются, если обращение  к ресурсу было выполнено из Excel.

Рис. 2.38. Диалоговое окно Родительский контроль помогает регулировать доступ к сомнительным ресурсам Интернета

ПРИМЕЧАНИЕ

Поле Введите вопрос — это часть интерфейса, которая выглядит обманчиво просто и никак не  отражает  всей  сложности  системы  поиска.   Вы  видите  только,  что  после  запроса соответствующие   разделы   справочной   системы   появляются   на   экране   практически мгновенно. А  ведь Мастер ответов — именно ему и адресуется запрос, введенный в  текстовом поле, — принимает вопросы практически в любой форме, с использованием живого языка,  незаконченных  предложений,  как  если  бы  вы,  сидя  на  высоком  холме,  просто общались с гуру под именем Excel. Затем, основываясь на ключевых словах, их порядке в запросе, форме глаголов, справочная система Excel выдает ответ в виде списка разделов справки в окне Введите Вопрос.

Управление Помощником

В нескольких последних версиях  Excel мы стали свидетелями  рождения и  взросления ранее    вездесущего   Помощника   по    Office,    по    умолчанию    принимающего  вид

«мультяшной» скрепки для бумаги под именем Скрепыш (Clippit).  Правда, в  качестве Помощника могут выступать и  другие  мультипликационные  персонажи. До недавнего времени игнорировать  Помощника, а тем более избавиться  от него было практически невозможно. Даже будучи выключенным, время от времени он все же появлялся поверх всего и подавал советы в зависимости  от выполняемого действия. Но теперь, наконец-то, наш маленький друг научился быть «тише  воды и  ниже травы», то есть неслышимым и невидимым.  И у нас есть право  полностью отключить Помощника. Не правда ли,  это очень приятное известие для большинства пользователей (хотя иногда мы все-таки делаем паузу и наслаждаемся финтами  и выкрутасами Бобика (Rocky)).

СМОТРИ ТАКЖЕ

Выбор персонажа, который будет исполнять роль Помощника,  рассматривается далее в этой главе в разделе «Параметры Помощника».

Отключение Помощника

В Excel 2003 Помощник уже не так навязчив, как в прежних версиях. Но все же иногда он появляется. Если вы хотите, чтобы  Помощник больше  ни  разу  не  почтил вас своим визитом,   для  начала  установите флажок   Показать  Помощника  (Show  The  Office Assistant)  в   меню   Справка  (если он  еще  не  активизирован).   Затем  щелкните на персонаже  и   нажмите кнопку  Параметры  (Options)  в   нижней части  всплывающей выноски. На экране появится диалоговое окно Помощник (Office Assistant), показанное на  рис. 2.39.  Переключитесь на  вкладку   Параметры  (Options)  и    снимите флажок Использовать  Помощника  (Use  .the  Office  Assistant).  После  этого  все остальные параметры данного диалогового окна станут недоступны.

Рис. 2.39. Щелкните на вкладке Параметры, чтобы приступить к удалению Помощника

Если позднее ваше отношение к Помощнику изменится  на более теплое,  выберите  в меню Справка команду Показать Помощника (Show The  Office Assistant). Эта команда замещается командой Скрыть Помощника (Hide The Office Assistant), которая временно удаляет  Помощника с экрана, если в  текущий момент тот активен.  Как вы помните, для полного перевода Помощника в  подполье необходимо  сбросить флажок Использовать Помощника в диалоговом окне Помощник.

Работа с Помощником

Некоторым пользователям  Помощник вполне симпатичен, и, я уверен, среди них есть и те, кто готов дать ему шанс проявить себя. При этом смешной мультик вкупе с советами может вовсе не требоваться для работы.

Помощник будет счастлив приютиться  в  углу вашего экрана, готовый в  любой момент прийти на  помощь.  Чтобы  предоставить ему  такую  возможность, выберите в   меню Справка команду  Показать  Помощника  — Скрепыш (персонаж, установленный по умолчанию) немедленно появится перед вами. Щелкните  на самом персонаже, и на экране появится выноска с текстовым полем для ввода вопроса и  двумя кнопками  управления Параметры (Options) и Найти (Search), как на рис. 2.40.

Рис. 2.40. Щелкните на Помощнике, чтобы начать работу с ним

Справочная система Помощника работает точно так же, как поле Введите вопрос (см.

раздел «Оптимальный способ обращения к справке»).

Параметры Помощника

Нажав на кнопку Параметры (Options), вы откроете уже знакомое по  предыдущему разделу диалоговое  окно Помощник. Вкладка Коллекция  (Gallery), представленная на рис. 2.41, позволяет просмотреть всех претендентов и выбрать  понравившийся персонаж.

Многие функции Помощника  устанавливаются   на  вкладке Параметры   (Options), изображенной на  рис. 2.39.  Большинство из   них не   нуждается   в   пояснениях,, по этому остановимся только на некоторых ключевых моментах:

? При установленном  флажке Отображать справку для мастеров (Help With Wizard)

Помощник появляется на экране при запуске любого из мастеров  Excel.

? Если установлен  флажок  Отображать  сообщения  Помощника  (Display  Alerts), стандартные сообщения Excel, предупреждающие о  возможных последствиях   ваших действий,  выводятся   не  в   обычных  окнах  сообщений, а  в   окне  Помощника.  Так, например,    при     попытке     перетащить    ячейку     на     место     другой     ячейки,

уже  содержащей  данные,  на  экране  появится  сообщение «Заменить  содержимое конечных ячеек?» («Do you want to replace the contents of the destination?»). Если установлен  рассматриваемый  флажок,  вы увидите  не  только  предупреждение, но  и небольшой     хореографический  номер,    напоминающий  джигу,   в      исполнении Помощника.

Рис. 2.41. На вкладке Коллекция можно просмотреть кандидатов на место Помощника

?Когда установлен флажок Не закрывать данные (Move When In The Way), Помощник автоматически сдвигается, чтобы не заслонять какую-либо информацию, например диалоговые окна, появляющиеся под ним.

?Название  флажка  Просматривать две справочных  системы при  работе с VBA (Search  For  Both  Product  And  Programming  Help  When  Programming)  вполне отражает  его  действие. Если этот  флажок  снят,  а  вы заняты  программированием, Помощник выводит  только разделы справки,  непосредственно касающиеся аспектов программирования.

?В  области Отображать  советы  (Show  Tips  About)  можно  выбрать тип советов, которые будут появляться в  окне Помощника.  Помощник запоминает все данные им рекомендации  и   не  повторяется.  Более  того,  советы записываются в   специальный журнал. Чтобы увидеть их заново, щелкните на кнопке Очистить журнал (Reset My Tips).

Анимированное шоу Помощника

Команда  Мотор!  (Animate!)  контекстного  меню,  изображенного   вверху   следующей иллюстрации, совершенно не похожа на другие команды Excel. Можете рассматривать ее как способ немного расслабиться. Чтобы  вызвать контекстное меню, щелкните правой кнопкой мыши на Помощнике.

По команде Мотор! Помощник демонстрирует небольшой комикс, выбираемый случайным образом. На рисунке представлены только отдельные кадры из нескольких  анимационных серий  из жизни  собачки  Бобика (Rocky). Каждый персо: наж имеет собственный набор выступлений,   иногда просто  неотразимых! Сделайте  паузу  в    работе  и   насладитесь спектаклем маленьких артистов.

Получение ответов на незаданные вопросы

Если   в   разделе  Отображать  советы  (Show  Tips  About)  диалогового   окна  Помощник установлен  хотя  бы  один флажок  (см.  рис. 2.39),  Помощник практически  никогда не оставит   вас  без  внимания,   он  будет   постоянно  отслеживать выполняемые действия, стремясь  быть  максимально  полезным  в   текущей  ситуации.  Например, если выделить несколько ячеек и  начать перетаскивать   их за границу выделения  на новое  место, над Помощником немедленно загорится желтая лампочка.

Если  щелкнуть в  этот момент на Помощнике или  на лампочке, в  окне  появится   и сама подсказка, относящаяся к только что выполненному действию, как изображено на рис. 2.42. Если вы продолжили работу, а лампочка продолжает гореть, значит, Помощник до конца не   высказался.   Можно   вообще  не   обращать   внимания   на   «световой   сигнал»   или просматривать советы  и    подсказки  лишь   периодически.   А   когда   требуется   задать конкретный вопрос, просто ознакомившись с советом Помощника, щелкните на персонаже еще раз, и вы увидите уже знакомую выноску с полем для ввода ключевых  слов.

Обзор справочной системы

Поле Введите вопрос чрезвычайно удобно для быстрого получения искомой информации, но, возможно, иногда предпочтительнее будет изучить все доступные темы справки. Чтобы открыть их в области задач, выберите команду Справка ? CnpaBKarMicrosoft Excel (Help

? Microsoft Excel Help) и щелкните на ссылке Оглавление (Table Of Contents). Область задач примет вид, представленный на рис. 2.43.

Рис. 2.42. Помощник в любой момент готов дать «профилактический ответ» на потенциальный вопрос

Рис. 2.43. Оглавление справочной системы предоставляет доступ как к установленным разделам справки, так и к доступным в Интернете

Изначально  в   содержании видны только  заголовки самого  верхнего  уровня. Чтобы раскрыть  конкретную  тему,  щелкните на  значке   книжки   слева от  заголовка. Если компьютер подсоединен к Интернету, в список тем справки добавятся  и разделы с сайта Microsoft.com.

СОВЕТ=

В большинстве диалоговых окон в верхнем правом углу расположена  кнопка со знаком вопроса. Если щелкнуть на ней, в панели задач появляется раздел, описывающий функции и элементы управления диалогового окна.

Всплывающие подсказки

Для  тех,  кому  трудно  запомнить назначение кнопок  панелей   инструментов, Excel предоставляет всплывающие подсказки (ScreenTips).  Если  включен режим отображения всплывающих    подсказок,   при    помещении    указателя   мыши   на   кнопку    панели инструментов   появляется название кнопки, как  показано  на  рис. 2.44  для  кнопки Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink).

Рис. 2.44. Всплывающие подсказки позволяют быстро идентифицировать любую кнопку панели инструментов

По умолчанию всплывающие подсказки отображаются на экране. Чтобы их отключить, в меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов ? Настройка (Toolbars ? Customize) и на вкладке Параметры (Options) открывшегося диалогового окна снимите флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips On Toolbars).

СМОТРИ ТАКЖЕ —-

Для получения сведений о панелях инструментов обращайтесь к разделу «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.

Параметры обратной связи

В Excel 2003 вошло еще больше интерактивных средств, чем когда-либо.  Причем при необходимости  программа самостоятельно связывается с веб-узлами Интернета, зачастую даже не извещая о своих  действиях  пользователя. Все это, конечно, очень хорошо, но вопрос подключения к Интернету весьма существенен для множества людей, и  поэтому компания Microsoft предоставила возможность  контролировать  эти соединения. Выберите команду    Параметры   отзывов   пользователей   (Customer    Feedback   Options)

меню Справка (Help), и на экране откроется диалоговое окно, изображенное на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Определитесь, какой долей информации вы хотели бы поделиться

В   разделе   Параметры   отзывов  пользователей   (Customer   Feedback  Options) подробно  описывается  так  называемая Программа  улучшения качества ПО  (Customer Experience  Improvement  Program).   Кратко  говоря, здесь  вы можете  разрешить или запретить компании Microsoft собирать данные об эксплуатации пакета Office на вашем компьютере и о произошедших ошибках. В течение многих лет в Microsoft существовала отдельная лаборатория, которая отвечала за то, чтобы при  разработке новых продуктов учитывались фактические требования,   предъявляемые  пользователями. Программа улучшения качества программного обеспечения выполняет те же задачи, только вместо проведения тестов в контролируемом Microsoft окружении осуществляется сбор данных в некой   огромной,   коллективной «лаборатории», куда   потенциально  входит и   ваш  компьютер.   Согласно   новой  идее   должна   аккумулироваться   более   реалистичная информация, чем в результате лабораторной генерации потребностей пользователей.

Компания Microsoft постоянно  заверяет, что  при этом  не  будут  собираться никакие персональные  сведения, а  участники  программы  останутся  полностью  анонимными. Прочтите текст  в   диалоговом   окне   (чтобы  получить более  полную  информацию, щелкните на ссылке), определитесь с решением по данному вопросу и в соответствии   с ним  ответьте Да (Yes) или  Нет (No). Прокрутив  текст до конца, вы также  увидите некоторые пояснения: как персональная информация записывается в документы и каким  образом  ею  можно  управлять. Если вас заботит  возможная потеря  личных данных, обязательно прочитайте и этот фрагмент.

СОВЕТ -:-

Если вы хотите сохранить анонимность, размещая книгу Excel в  Интернете  или выполняя совместную работу над файлом Excel по  локальной сети, удалите из рабочих книг всю персональную информацию. Для этого выберите команду Сервис ? Параметры, щелкните на  вкладке  Безопасность  (Security)  и  установите  флажок  Удалять  личные  сведения  из свойств файла при сохранении (Remove  Personal Information From The File Properties On Save).

Ресурсы в Интернете

Категория Содержимое в   сети (Online  Content)  диалогового окна  Параметры  служб (Service Options) охватывает настройки, позволяющие управлять подсоединением Excel к веб-узлу Microsoft для доступа к  хранящейся там информации.  Например, в  обычном режиме  Excel   обращается   к   ресурсам   Интернета   всякий раз   при  использовании справочной системы и  отображает на экране ссылки на них, если ресурсы  доступны в данный момент. Если вам не требуется справка из Интернета, снимите флажок Показать содержимое и  ссылки с веб-узла Microsoft Office  Online (Never). Или можно выбрать вариант Автоматический поиск в сетевом содержимом при наличии подключения (If Local Content Is Not Available),  чтобы обеспечить получение справочной информации с сайта Microsoft в  тех  случаях,  когда  ее  нет  на  вашем  компьютере.  Флажок  Автоматически отображать  справку по  шаблону  (при ее  наличии)  (Show  Template Help  Automatically When Opening A Template) управляет  отображением панели задач Справка по шаблону (Template Help) при  загрузке шаблона из  Интернета. А флажок Показывать ссылки на материалы веб-узла Microsoft Office Online (Show Spotlight Links) позволяет выделять то, что Microsoft называет «гвоздем программы» (featured links),  то есть ссылки на недавно поступившую информацию, представляющую   огромный  интерес для  пользователей. Компания Microsoft заверяет, что эти ссылки, если таковые имеются на данный момент, будут появляться в панели задач Справка (Help) при каждом подсоединении к Интернету.

Общая рабочая область

Параметры, устанавливаемые  в  категории   Общая рабочая область (Shared  Workspace), предназначены  для  управления работой  над  общими   документами. При  открытии совместно используемого файла обычно выводится панель задач Общая рабочая область (Shared Workspace). Вы  можете  отказаться  от  этой  услуги  или  выбрать режим, когда данная панель задач будет показываться только в случае появления новой информации об общем документе. Также здесь можно установить порядок  обращения с обновлениями, если  они  касаются   рабочего   пространства,  и   закрытия  общих  документов  после внесенных  исправлений или добавлений.

СМОТРИ ТАКЖЕ-

Более подробно общая рабочая область рассматривается в главе 19.

Меню Справка

В предыдущих разделах мы рассмотрели лишь несколько команд меню Справка (Help).

Остановимся на остальных:

?Свяжитесь с нами (Contact Us). Данная команда запускает установленный в системе браузер,  который  подключает  компьютер  к   узлам  Microsoft  в   Интернете.  Здесь существует  множество   способов   доступа   к   полезной   справочной  информации, включая личное общение с представителем технической поддержки Office.

?Проверить   наличие  обновлений  (Check  For  Updates)   запускает   браузер,  подсоединяет компьютер к Интернету и отображает сайт, содержащий обновления Office. Отсюда можно загрузить любые доступные пакеты обновлений.

?Найти  и  восстановить  (Detect And  Repair). Команда  пытается  исправить  любые ошибки, которые могли возникнуть  при установке Microsoft Office, а не только Excel. Ее действие немного напоминает перезапуск программы установки Office. И ее даже можно  расценивать   как  средство для  принятия или   исключения тех  изменений, которые вы успели сделать за время работы с Office.

?Активировать   продукт   (Activate   Product).   Если  щелкнуть   на   этой   кнопке, запустится  Мастер   активации,    с   помощью    которого   происходит обновление информации пользователя  на веб-узле Microsoft и  осуществляется подписка на Excel. Более подробно об этом рассказывалось в  разделе «Регистрация Excel и  подписка на обновления».

?О  программе (About Microsoft Office). Данная команда выводит  на экран окно со справочной информацией о приложении Microsoft Excel, в котором предлагается пара весьма любопытных видов  сервисного  обслуживания.  Подробнее мы поговорим  об этом в следующем разделе.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Дополнительные сведения  вы  найдете  в  главе  3, «Настройка рабочей  области  Excel». Восстановлению информации, утраченной по причине  некорректной работы программы, посвящен раздел «Чрезвычайные меры» этой главы.

Прежде чем обращаться в службу технической поддержки

Пока вы еще не набрали номер телефона службы технической поддержки,  попытайтесь найти ответы на свои вопросы  в справочной системе программы,   документации Excel, в Интернете на официальном сайте Microsoft Excel (www.microsoft.com/excel/) или в данной книге. Если же вы, обратившись по очереди ко всем упомянутым источникам, не нашли ответа,  видимо, действительно   настало  время звонить  специалистам   из  Microsoft.  Но предварительно  выберите  в  меню  Справка команду  О программе,  а  затем  нажмите кнопку  О системе (System Info).  На  экране  появится  диалоговое  окно,  содержащее множество сведений о  текущей   конфигурации   системы, работающих приложениях, характеристиках

монитора и  многом-многом  другом.  При желании  всю предоставленную  информацию можно  отправить на  печать  или   сохранить на  диске. Также   в   диалоговом окне  О программе  Microsoft  Excel  вам  понадобится   кнопка  Поддержка  (Tech  Support). Щелкните на  ней,  чтобы  показать  раздел  справки с  телефонами служб  технической поддержки вашей  версии Office. При разговоре  с представителем компании, скорее всего, потребуется иметь перед глазами отчет с информацией  о вашей системе.  Это поможет диагностировать  проблему  и   сэкономит время Для  вас  обоих.  В  диалоговом  окне  О программе Microsoft Excel есть еще одна кнопка — Отключенные объекты (Disabled Items).-Если щелкнуть  на  ней,  на  экране  появится  одноименное диалоговое  окно  со списком  объектов, отключенных  системой, поскольку  они мешали  корректной  работе Excel.  Вы  вправе попытаться  вновь активировать   их,  щелкнув  на  кнопке  Включить (Enable).  Если какие-либо элементы  были   отключены,  то,  возможно, именно они являются причиной  некорректной  работы программы. А может быть, это пока только симптом. В  любом  случае  информацию  о  состоянии  диалогового  окна  Отключенные объекты необходимо донести до представителя службы технической поддержки в первую очередь.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий