Поиск и замена данных – ЧАСТЬ 1

Предположим,  вы  создали  большой  рабочий  лист  и  хотели  бы  найти  все  вхождения конкретной  строки  символов  на  этом  листе.  (На  языке  компьютеров  сmpoкой  (string) называется любая последовательность символов, которые допускается ввести в ячейку, то есть строка состоит  из  букв, чисел, арифметических операторов, знаков пунктуации и специальных   символов.)   Для   выполнения   этой   задачи   следует   вызвать   команду

Найти (Find)  меню  Правка,  которая  позволяет  обнаружить  на  листе  любую  строку, ссылку на ячейку, имя диапазона или формулу. Кроме этого, с ее помощью можно найти определенным  образом   отформатированную  конкретную  строку  символов  или  даже просто   форматированные  данные,  невзирая  на  содержимое.  Затем,  выбрав   команду Заменить  (Replace),  можно  отредактировать  обнаруженные   строки  символов  или формат ячеек.

В результате выбора в меню Правка команды Найти или нажатия  клавиш Ctrl+F на экране появляется диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace), изображенное на  рис.  7.31.  (Если  у  вас  на  экране   окно  имеет  другой  вид,  щелкните  на  кнопке Параметры (Options),  чтобы расширить его.) Рассмотрим элементы управления этого диалогового окна:

? Найти (Find What). В поле Найти вводится образец — строка символов. Здесь следует соблюдать точность, поскольку  программа  будет искать ровно то, что вы набрали, включая все пробелы — ни больше ни меньше.

? Учитывать регистр (Match Case). Если установлен данный флажок, Excel различает прописные и строчные буквы и находит  только те вхождения, которые совпадают с образцом с точностью до регистра букв. Если флажок снят, поиск будет выполнен без учета регистра.

? Ячейка целиком (Match Entire Cells Contents). При установленном флажке ищутся ячейки, значения в которых идентичны искомой строке символов. В обычном режиме Excel выполняет поиск  любого вхождения образца, даже если оно является частью другой последовательности символов.

? Искать (Within). Список, в котором устанавливается область поиска: либо на активном листе, либо на всех листах книги.

? Просматривать (Search). Здесь выбирается порядок просмотра: по  строкам или по столбцам.  Поиск  в  небольших  документах  в   любом   направлении  занимает  доли секунды. Но если вы работаете с таблицей огромных размеров и имеете представление о  том,  как   лучше   обнаружить  искомую  строку,  определение  порядка   просмотра становится вполне осмысленным. Когда выбран вариант По строкам (By Rows), Excel

«сканирует» лист по горизонтали, строка за строкой, начиная с выделенной в данный момент ячейки. Воспользуйтесь этим режимом,  если полагаете, что искомая строка символов находится справа от выделенной ячейки. При выборе варианта По столбцам (By  Columns)  лист  просматривается  столбец  за  столбцом,  начиная  с  выделенной ячейки. Данный вариант поиска стоит выбирать, когда вы считаете,  что цель поиска находится ниже выделенной ячейки.

? Область  поиска  (Look  In).  Это  поле  со  списком  дополнительно  конкретизирует порядок поиска: его областью могут быть формулы,  значения или примечания. Если выбрать  вариант  Формулы  (Formulas),  Excel  станет  обрабатывать  лишь  ячейки  с формулами.  В  варианте  Значения  (Values)  поиск  выполняется  как  по  ячейкам  с константами, так и по ячейкам, отображающим результаты вычислений по формулам. Выбор  пункта  Примечания  (Comments)   подразумевает  проверку  только  текстов примечаний, присоединенных к ячейкам.

Рис. 7.31. Диалоговое окно Найти и заменить служит для поиска строки символов

СОВЕТ

Если требуется выполнить поиск по всему текущему рабочему листу или по всей активной книге (в зависимости от того, что выбрано в списке Искать (Within)), то не имеет значения, какая ячейка была выделена  перед  вызовом команды Найти. Excel начнет поиск с этой ячейки и просмотрит целиком лист или книгу. Хотя, в определенных случаях таким образом можно  уменьшить  время  поиска.  Но  если  требуется  найти  что-либо  только  в  каком-то ограниченном диапазоне, следует обязательно выделить его до вызова команды Найти.

Нюансы, имеющие место при поиске по формулам или по значениям, иногда вызывают некоторое  непонимание.  Следует  помнить,  что  хранимое  и  отображаемое  значение  в ячейке часто не совпадают. Поэтому, когда вы задаете область поиска, обратите внимание на следующие обстоятельства:

? если   ячейка   содержит   формулу,   то   отображаемым   значением   обычно   является результат вычисления по этой формуле;

? если в ячейке находится число, то показываемое значение может как совпадать, так и не совпадать с хранимой величиной;

? если в ячейке отображается текст, то, скорее всего, он не  отличается от хранимой величины, за исключением случая, когда  текст является результатом вычисления по формуле, содержащей функции обработки текста;

? если ячейка имеет формат Общий (General), то отображаемое и  хранимое значения обычно совпадают.

Например, пусть в поле Найти введено значение 1000 и в списке Область поиска выбран вариант Значения. Тогда Excel будет осуществлять поиск этой строки по всем ячейкам листа. Если ячейка с хранимым в ней  значением 1000 имеет формат Общий, поисковая система найдет ее. Но если то же самое число содержится в ячейке, имеющей, например, денежный  формат,  программа  не  сумеет  ее  обнаружить,  поскольку   отображаемое значение ($1,000) не точно соответствует искомой строке (1000). Поскольку поиск ведется только  среди  значений,  а  не  в  формулах,  Excel  игнорирует  тот  факт,  что  хранимым содержимым ячейки является число 1000.

СОВЕТ

Если вы закрыли диалоговое окно Найти и заменить и требуется  продолжить поиск следующего вхождения искомой строки, нажмите F4  — клавишу, вызывающую повторение последнего  выполненного  действия.  А  для  повторения  именно  последнего  поиска,  независимо от других операций, предназначено сочетание клавиш Shift+F4.

Поиск форматированных данных

Теперь Excel предоставляет способ поиска и замены всех ячеек с одинаковым форматом и любым содержимым, то есть позволяет сделать форматирование как дополнительным, так и отдельным критерием  поиска.  Щелчок на кнопке Формат (Format) диалогового окна Найти   и   заменить,   показанного   на   рис.   7.32,   вызывает   другое   диалоговое   окно, изображенное на рис. 7.33. В зависимости от того, на какой  вкладке диалогового окна Найти и заменить была нажата кнопка  Формат, второе окно будет называться либо Найти формат (Find Format), либо Заменить формат (Replace Format). Ничем, кроме названий, данные диалоговые окна друг от друга не отличаются. На  разных вкладках этого диалогового окна можно выбрать любое количество параметров, а затем нажатием кнопки ОК добавить их к общему критерию поиска.

Если щелкнуть на стрелке кнопки Формат, появится меню, в  котором  есть команда Выбрать формат из ячейки (Choose Format  From Cell) (см. рис. 7.32). Она также доступна на обеих вкладках диалогового окна Найти и заменить.

Рис. 7.32. Чтобы в качестве критерия поиска задать формат определенной ячейки,

выберите в меню кнопки Формат команду Выбрать формат из ячейки

После щелчка на команде Выбрать формат из ячейки диалоговое  окно исчезнет, а рядом с указателем мыши появится небольшой  значок  в виде пипетки. Щелкните на ячейке, формат которой нужно  использовать в качестве критерия поиска. Диалоговое окно Найти и заменить вновь появится на экране, и в нем справа от поля Найти будет присутствовать образец ячейки с заданным форматированием (до выбора ячейки-образца в этом месте находится сообщение Формат не задан). После добавления формата как критерия  поиска  Excel  станет  искать  строку  символов,  отформатированную  только заданным  образом.  Например,  если  ищется  слово  Продажи,  а  в  качестве  формата

указано  полужирное  начертание  символов,  то  Excel  ограничится  обнаружением  всех вхождений слова Продажи, набранных стилем Полужирный. Ячейка, содержащая слова Продажи инструментов, которые набраны полужирным шрифтом и выделены курсивом и   подчеркиванием,  также  будет  найдена,  поскольку   ее  содержимое   соответствует поисковому  критерию.  Чем  больше  параметров   форматирования  вы  выбираете,  тем больше   сужаете   область   поиска.   Чтобы   изменить   условия   по   форматированию, предварительно   удалите  ранее  заданные,  выбрав  в  меню  кнопки  Формат  команду Очистить формат поиска (Clear Find Format) (см. рис. 7.32).

Рис. 7.33. Диалоговое окно Найти формат открывается щелчком на кнопке Формат диалогового окна Найти и заменить

Поиск с использованием подстановочных символов

Для расширения возможностей поиска предусмотрены подстановочные  символы ? и *. Они  становятся  особенно  полезны  тогда,  когда   ищется  группа  подобных,  но  не идентичных значений, или когда  точно неизвестно, как будет выглядеть результат. Эти символы используют следующим образом:

? Знак вопроса ? заменяет собой один символ в искомой строке. Например, в результате поиска по сочетанию 100? будут найдены значения 1000, 1001, 100А, 100В и т. д.

? Звездочка  *  соответствует  любому  количеству  любых  символов  в  искомой  строке (включая их отсутствие). Например, строке 12* соответствуют значения 12, 120, 125, 1200000 и даже 123, Невский пр.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий