Печать листов

В этой главе речь пойдет о том, как подготавливать документы Excel к выводу на бумагу, задавать    параметры    печати,    контролировать    разрывы    страниц,    предварительно просматривать подготовленные к  печати книги, а также о работе диспетчера отчетов. Несмотря  на  то  что  глава  целиком  посвящена  печати  рабочих  листов,  вы  можете  с некоторыми  оговорками  использовать  освоенные  здесь  приемы  и   применительно  к диаграммам. Данная тема подробно освещена в главе  24, «Основные приемы создания диаграмм».

Управление внешним видом страниц

Для настройки внешнего вида печатаемых страниц предназначена  команда Параметры страницы (Page Setup) меню Файл (File).  Вкладки этого диалогового окна позволяют управлять  ориентацией,  масштабом,  полями,  верхними  и  нижними  колонтитулами  и нумерацией страниц.

Параметры страниц

Вкладка Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup), показанного  на  рис.  11.1,  является  одной  из  основных  вкладок,  к  которой  вы  будете обращаться чаще всего. Именно на ней задаются параметры, определяющие ориентацию, масштаб, размер бумаги и качество печати, а также номера печатаемых страниц.

Рис. 11.1. Вкладка Страница позволяет выбрать ориентацию, масштаб, размер бумаги и качество печати, а также установить номера печатаемых страниц

Ориентация

Раздел Ориентация (Orientation) вкладки Страница определяет, как будет выводиться рабочий лист: вертикально — переключатель в положении Книжная (Portrait) или горизонтально — переключатель в положении Альбомная (Landscape). По умолчанию применяется книжная ориентация.

Масштаб

Excel   позволяет   изменять   размер   печатных   листов   двумя    способами:   заданием масштабного коэффициента (от 10 до 400%) или  ограничением общего числа страниц всего отчета. В первом случае масштабный коэффициент действует как по горизонтали, так и по  вертикали. То есть, если при стандартных размерах документ занимает  две страницы в высоту и одну в ширину, то, поместив его на одну  печатную страницу, в результате вы получите документ, одинаково сжатый в обоих направлениях. Едва ли вас устроит такой вид будущего  отчета. Вариант Разместить не более чем на (Fit To Page)  подходит   для  печати  листов,  немного  превышающих  размер   установленной печатной страницы по ширине или по высоте. Если же  этот параметр не задействован, вам придется потратить немало  времени,  форматируя рабочий лист, подгоняя высоту шрифта, настраивая ширину столбцов и высоту строк. Чтобы вернуться к стандартному размеру печатной страницы, установите переключатель в положение Установить (Adjust То)  и  введите  в  поле  счетчика  % от  натуральной величины (the % Normal Size) значение 100.

Размер бумаги и качество печати

Содержимое раскрывающихся списков Размер бумаги (Paper Size) и Качество печати (Print Quality) определяется драйвером принтера по умолчанию. Большинство лазерных принтеров поддерживают печать с  разрешением 600, 300 или 150 dpi (точек на дюйм). Более  высокое  разрешение  улучшает  качество  печати,  но  существенно  замедляет  ее время. Эти и другие параметры печати можно установить в диалоговом  окне драйвера принтера, которое выводится на экран, если щелкнуть на кнопке Свойства (Options) в верхней части вкладки Страница.

СМОТРИ ТАКЖЕ

Подробнее о драйверах принтера см. последний раздел данной главы.

Автоматическое преобразование A4/Letter

В новой версии Excel поддерживается автоматическое преобразование размеров страниц. Дело в том, что хотя во многих странах стандартным форматом бумаги считается Letter (8,5 х 11 дюймов), типоразмер А4 (210 х 297 мм) также востребован достаточно широко. Теперь вы можете печатать на принтерах, поддерживающих стандартный размер Letter, страницы  формата  А4  (и  наоборот),  при  этом  Excel  без  вашего  участия,  «на  лету», настраивает  параметры  страницы.  Чтобы  отключить   автоматическое  преобразование

A4/Letter,  на  вкладке  Международные  (International)  диалогового  окна  Параметры

сбросьте флажок Преобразование A4/Letter (Allow A4/Letter Paper Resizing).

Номер первой страницы

Поле Номер первой страницы (First Page Number) диалогового окна Параметры страницы  имеет  смысл  заполнять  только  тогда,  когда  вы  собираетесь  включать  номера страниц  в  верхний  или  нижний  колонтитул  вашего  документа.  Если  это  именно  тот случай,  то  в  качестве  начального  номера  допускается  выбрать  любое  целое  и  даже отрицательное число. По умолчанию в данном поле установлен вариант Авто (Auto), но вы вправе изменить это значение.

Поля

Вы можете настраивать поля печатной страницы таким образом, чтобы помещать на ней максимум   информации,   задавать   размеры   для   верхнего   и   нижнего   колонтитулов, выбирать подходящий вариант выравнивания. Вкладка Поля (Margins) диалогового окна Параметры  страницы  позволяет  изменять  верхнее,  нижнее,  левое  и  правое   поля печатаемых листов. Как показано на рис. 11.2, по умолчанию высота верхнего и нижнего полей равна 2,5 см, а ширина левого и правого полей — 2 см.

Рис. 11.2. Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы

Когда вы меняете размеры полей, на макете страницы в центре вкладки Поля синхронно смещаются линии, обозначающие отступы на печатной странице.

При необходимости добавить на страницу верхние или нижние колонтитулы установите размеры полей для этих колонтитулов в соответствующих полях.

Центрирование

При  печати  Excel  выравнивает  рабочие  листы  относительно  левого   верхнего  угла печатных страниц. Если нужно расположить содержательные данные по центру страницы относительно вертикали или  горизонтали, установите один или оба флажка в разделе Центрировать  на  странице  (Center  On  Page) на  вкладке  Поля  диалогового  окна Параметры страницы.

Колонтитулы

Вкладка   Колонтитулы  (Header/Footer)  (рис.   11.3)   позволяет   вводить   на   каждую печатаемую  страницу  верхние  и/или  нижние  заголовочные  поля,  в  которые  обычно помещается  справочная  информация  о  документе:  название  файла,  дата  его  создания, номер  страницы, имя автора и т. д. По умолчанию Excel располагает  колонтитулы на расстоянии 0,5 см от верхнего и нижнего краев листа бумаги, но вы можете изменить эти значения, используя вкладку Поля.

Первоначально  раскрывающиеся  списки  Верхний  колонтитул   (Header)  и  Нижний колонтитул (Footer ) содержат один и тот же  набор предлагаемых вариантов, причем некоторые из них автоматически учитывают ваше имя или название организации. Когда вы  выделяете   элемент  списка,  в  примыкающей  к  нему  области  предварительного просмотра показывается соответствующий пример.

Рис. 11.3. Вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы

Создание пользовательских колонтитулов

Если предложенные на выбор заготовки колонтитулов вам не подходят, вы всегда вправе создать собственные или изменить какие-либо из стандартных вариантов. После того как вы создадите собственные  колонтитулы, Excel добавит их в соответствующие списки текущей книги. Щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул (Custom Header), чтобы  вывести  на  экран  диалоговое  окно,  показанное  на  рис.  11.4,  или  на  кнопке Создать нижний колонтитул (Custom  Footer), чтобы открыть аналогичное окно, но для создания нижнего колонтитула.

Всего страниц

Дата     Имя файла    Лист

Шрифт

Номер страницы

Время        Путь/

файл

Формат рисунка

Добавить рисунок

Рис. 11.4. Диалоговое окно Верхний колонтитул

СОВЕТ  

Вы можете создать верхний и нижний колонтитулы для использования по умолчанию.

Для этого откройте новую книгу, создайте эти верхний и нижний колонтитулы и сохраните книгу в папке XLStart под именем Книга-xls (Book.xl)s. Подробнее о папке XLStart см. раздел

«Добавление шаблонов в папку XLStart» главы 9.

Информацию, которую вы помещаете в колонтитулы, такую как текущее время, дата и номер   печатаемой   страницы,   Excel   кодирует   в   нужном   ему   виде.   Причем   вам совершенно необязательно знать  эти коды. Просто щелкните на нужном поле: Слева (Left  Section),  В  центре  (Center  Section)  или  Справа  (Right  Section),  а  затем воспользуйтесь соответствующими кнопками, расположенными над этими полями:

? Шрифт (Font). Открывает одноименное диалоговое окно, позволяющее задать размер и тип шрифта для выделенного текста.

? Номер страницы (Page Number). Вставляет номер страницы в выбранное поле.

? Всего  страниц  (Total  Pages).  Вставляет  значение  общего  количества  страниц  в заданное  поле;  обычно  используется  в  сочетании  с  номером  страницы,  создавая конструкцию Страница X из Y.

? Дата (Date). Добавляет в выбранный раздел колонтитула текущую дату.

? Время (Time). Добавляет текущее время.

? Путь/Файл (Path & File). Вставляет в выбранный раздел колонтитула путь к папке и имя файла печатаемого документа.

? Имя файла (File Name). Добавляет только имя файла текущей книги.

? Лист (Sheet Name). Вставляет в выбранное поле колонтитула имя текущего листа.

? Добавить рисунок (Insert Picture). Открывает диалоговое окно Добавление рисунка

(Insert Picture), позволяя выбрать картинку, которая будет помещена в поле.

? Формат  рисунка  (Format  Picture).  Открывает  диалоговое  окно  Формат  рисунка (Format    Picture),    предназначенное    для    настройки    параметров    вставляемого изображения.

Чтобы задать произвольный текст, щелкните на соответствующем поле  колонтитула и введите  нужные  символы.  Если  вы  хотите  разместить  текст  в  нескольких  строчках, завершайте каждую строку нажатием  клавиши Enter. Чтобы включить в текст символ амперсанда (&), введите его дважды.

Добавление рисунков в колонтитулы

Вы можете добавлять в колонтитулы рисунки, используя кнопки  Добавить рисунок и Формат  рисунка. После  того  как  вы  выберете  нужный  рисунок  в  диалоговом  окне Добавление  рисунка,   Excel   поместит   в   выбранное   поле   верхнего   или   нижнего колонтитула  ссылку в виде &[Picture]. (В отличие от остальных кодов, программа  не разрешает  просто  ввести  данный  код  в  виде  текста  в  поле  колонтитула,  необходимо обязательно нажать кнопку.)

Затем щелкните на кнопке Формат рисунка и задайте требуемые  размеры, яркость и контраст   изображения,   угол   поворота   и   масштаб.   (Учтите,   что   вы   не   можете манипулировать  рисунком  непосредственно  в  поле  колонтитула  —  для  этого  также необходимо открыть диалоговое окно.) Чтобы добиться нужного результата и должным образом подобрать размер и расположение рисунка, вам  придется прибегнуть к методу, проб и ошибок, но результат стоит того. На рис. 11.5 показан пример вставки рисунка в колонтитулы в режиме предварительного просмотра.

Изменение шрифта колонтитулов

По умолчанию Excel для всех колонтитулов применяет шрифт Arial размером 10 пунктов. Чтобы   установить   другую   гарнитуру,   размер   или   начертание,   выделите   в   поле колонтитула  текст,  шрифт  которого  вы  хотите  изменить,  и  нажмите  кнопку  Шрифт (Font). В одноименном диалоговом окне выберите нужные параметры шрифта. Обратите внимание,  что  все  изменения  касаются  только  текста  выделенного  поля.  Чтобы  все колонтитулы имели одинаковый шрифт, придется повторить эту процедуру для каждого из элементов по отдельности.

Рис. 11.5. В колонтитулы можно добавлять рисунки

Параметры листа

Вкладка Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы, показанная на рис. 11.6, отвечает за отображение при печати  специфических элементов листа, например сетки, заголовков  строк  и  столбцов,  примечаний,  а  также  задает  последовательность  вывода страниц на печать.

Задание заголовков столбцов и строк для печати

На многих рабочих листах заголовки строк и столбцов,  идентифицирующих категории данных, находятся только в крайних  левых столбцах и в верхних строках. Если Excel разбивает  большой  отчет  на  страницы,  эти  заголовки  оказываются  только  на  первой странице  напечатанного  документа,  что  затрудняет  восприятие   информации.  Чтобы заставить  программу  выводить  заголовки  отдельных  строк  и/или  столбцов  на  каждой печатной странице, нужно  обратиться к возможностям так называемой сквозной печати (print titles) строк и столбцов.

Предположим,  что  вы  хотите  наблюдать  содержимое  столбца  А и  строки  3 на  всех страницах  отчета.  Для  этого  вначале  щелкните  на  поле  Сквозные строки (Rows To Repeat At Тор), а затем — на  заголовке строки 3 или на любой ячейке этой строки. (Чтобы задать  несколько смежных строк, выделите их указателем мыши.) Если нужная часть  листа  не  видна  целиком  в  момент  выделения,  нажмите  кнопку  справа  от  поля Сквозные строки. Окно свернется, чтобы позволить вам выделить необходимые ячейки.

Для того чтобы вновь развернуть его, щелкните на кнопке с правой стороны поля. Затем щелкните  на  поле  Сквозные  столбцы  (Columns  To  Repeat  At  Left)  и  выделите заголовок столбца А или любую ячейку этого столбца. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 11.6. Вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы

ПРИМЕЧАНИЕ

В некоторых ранних версиях Excel следовало быть осторожным и не  избегать сквозных заголовков столбцов и строк, поскольку в таком  случае  они могли напечататься дважды: один раз как обычные  заголовки,  а второй раз в качестве «сквозные». Теперь этого не происходит, и все заголовки печатаются только один раз.

Вместо того чтобы выделять заголовки на рабочем листе, вы можете ввести их названия непосредственно в поля Сквозные строки и Сквозные столбцы. Например, чтобы задать строки 3 и 4, введите в соответствующее поле 3:4. Для задания столбца А введите А:А. Обратите  внимание,  что  для  единичной  строки  или  столбца  номер  или  букву  нужно набирать дважды, разделяя их двоеточием. В вашей власти  задать  отдельные сквозные заголовки при печати каждого листа книги  —  Excel будет помнить все заголовки всех листов.

СОВЕТ

Чтобы отменить печать сквозных заголовков, вернитесь на вкладку Лист диалогового окна Параметры  страницы  и  удалите  введенные  в  поля  значения.  Еще  проще  это  сделать, открыв окно Присвоение имени (Define Name). Просто нажмите клавиши Ctrl+F3 и удалите имя, которое содержит слова «Заголовки_для_печати» (Print_Titles).

Печать сетки

По умолчанию Excel не печатает сетку, неважно, отображается она на экране или нет. Но если вы хотите видеть сетку на бумажной копии, установите флажок Сетка (Gridlines) на вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы.

Печать примечаний

Примечания к ячейкам — это комментарии, созданные с помощью команды Примечания (Comment)   меню   Вставка.   Чтобы   включить   примечания   в   печатный   документ, воспользуйтесь раскрывающимся списком Примечания (Comments). Если остановиться на варианте В  конце листа (At End Of Sheet), программа добавит к отчету еще одну страницу, на которой и будут по очереди напечатаны все примечания к документу. При выборе варианта Как на листе (As Displayed On  Sheet) примечания будут повторять свое расположение на рабочем листе.

СМОТРИ ТАКЖЕ  

Подробнее о создании примечаний к ячейкам см. раздел «Добавление примечаний» главы

Черновая печать

Если ваш принтер поддерживает режим черновой печати, вы можете быстро, но с потерей качества, распечатать документ. Для этого установите флажок Черновая (Draft Quality) на вкладке Лист. Данный режим удобен при печати на матричных или других медленных принтерах,  но, если ваш железный друг не имеет соответствующего режима,  установка флажка Черновая никак не повлияет на скорость обработки страниц.

Печать в черно-белых тонах

Обратите внимание: если при создании рабочих листов вы  раскрашивали  их цветными заливками и узорами, но для печати  пользуетесь черно-белым принтером, то разумнее установить на вкладке  Лист флажок Черно-белая (Black And White). В этом случае документ напечатается только черной и белой красками, исходные цвета будут заменены эквивалентными им оттенками серого цвета.

Печать заголовков строк и столбцов

Установив на вкладке Лист флажок Заголовки строк и столбцов  (Row  And Column Headings),  вы  укажете  Excel  на  необходимость  печати  номеров  строк  левее,  а  букв столбцов выше данных рабочего листа. Такой режим может быть полезен, если вы хотите, чтобы выходной документ отражал структуру рабочего листа.

Последовательность вывода диапазонов рабочих листов

При  печати  большого  отчета  он  разбивается  на  отдельные  секции,  размер  которых определяется  текущими  настройками  страницы.  Если  документ  слишком  велик  и  не

помещается на одной печатной странице, его печать по умолчанию выполняется в таком порядке: «вниз, затем вправо». Например, если область печати включает в себя 120 строк и 20 столбцов, a Excel в силах поместить на одной печатной странице только 40 строк и 10 столбцов, то на странице 1 будут напечатаны первые 40 строк и первые 10 столбцов, на странице 2 — следующие 40 строк и те же первые 10 столбцов, на странице 3 — последние 40 строк и опять первые 10 столбцов. Затем на страницу 4 попадут первые 40 строк и следующие 10 столбцов и т. д. Если вы предпочитаете иной порядок, установите нижний переключатель на вкладке Лист в положение не Вниз, затем вправо (Down, Then Over) (по умолчанию), а в положение Вправо, затем вниз (Over, Then Down).

Настройка разрывов страниц

Для  настройки  разрывов  страниц  следует  в  меню  Вид  выбрать  команду  Разметка страниц (Page Break Preview). Чтобы переместить  линии разрыва, используйте мышь (рис. 11.7). В режиме разметки страниц вы можете также редактировать рабочий лист.

СОВЕТ

Нами уже  не  раз  упоминалась  надстройка  Spreadsheet Assistant.  Помимо  добавления  в интерфейс множества приятных мелочей, она предоставляет меню Assistants (Помощь), а в нем — подменю Print  Assistants (Помощь по печати). В число возможностей последнего входит распространение установок печати на другие листы и др. Выберите команду Update Print   Footer   And   Headers   (Обновить   колонтитулы),   чтобы   открыть   диалоговое   окно, показанное ниже. В нем вы можете определить колонтитулы для нескольких листов сразу.

Рис. 11.7. В режиме разметки страниц линии разрыва изображаются штрихами; для изменения местоположения разрывов используйте мышь

Разрывы  страниц,  которые  Excel  расставляет  по  умолчанию,   отображаются  в  виде штриховых линий, также в этом режиме выводятся и номера печатных страниц. Если вас не устраивает расположение  какой-либо линии разрыва, просто перетащите ее на новое место.  Теперь  этот  разрыв  станет  принудительным  и  будет  отображаться  сплошной линией.  Чтобы  выйти  из  режима  разметки  страниц  и  вернуться  к  обычной  работе  с листом, выберите в меню Вид команду Обычный (Normal).

СОВЕТ

Чтобы убрать штриховые линии с экрана, перейдите на вкладку Вид диалогового окна Параметры и сбросьте флажок Авторазбиение на страницы (Page Breaks).

Если  вы  попытаетесь  увеличить  печатную  страницу  до  размеров  больших,  чем  это предусмотрено   максимальными   значениями,    установленными   в   диалоговом   окне Параметры страницы, программа применит к ним масштабный коэффициент так, чтобы обозначенная линиями разрыва страница полностью помещалась на печатном листе. При этом на вкладке Страница данного окна в поле со  счетчиком Установить (Adjust To) будет выведен примененный масштабный коэффициент.

Для того чтобы вернуть обратно автоматическое разбиение, перетащите сплошные линии влево за столбец заголовков строк или вверх за строку заголовков столбцов.

Принудительные разрывы страниц

Если вас не устраивает автоматическая разбивка страниц, осуществите ее своими силами. Чтобы добавить новую линию разрыва, выделите ячейку  непосредственно под строкой или непосредственно правее столбца, где будет проходить линия разрыва, и выберите в меню   Вставка  команду   Разрыв  страницы  (Page  Break).   Если   ниже   и   правее выделенной    ячейки   находятся   ячейки,   содержащие   данные,   Excel   проводит    и вертикальную  и  горизонтальную  линии  разрыва.  Чтобы  удалить   разрыв  страницы, выделите ячейку ниже горизонтальной линии или правее вертикальной линии и выберите в меню Вставка команду Убрать разрыв страницы (Remove Page Break).

СОВЕТ

Если в окне Параметры страницы на вкладке Страница переключатель Масштаб установлен в  положение  Разместить  не  более  чем  на  (Fit  To),  Excel  игнорирует  принудительные разрывы. Дело в том, что в этом режиме программа масштабирует выделенную для печати область так, чтобы весь лист был напечатан на заданном числе страниц. Чтобы отменить данный режим разбивки на страницы, установите переключатель  в положение Установить (Adjust To). Это позволит распечатать лист в соответствии с принудительной разбивкой на страницы.

Ну, а если вы все же предпочитаете сами задавать количество страниц для печати и при этом управлять разрывами страниц, попробуйте задать области печати вручную, причем так, чтобы они были несмежными. Тогда Excel станет печатать каждый несмежный диапазон как отдельную   страницу.   Выделяйте  несмежные  диапазоны,  удерживая  клавишу  Ctrl.   При желании вы можете выделить любое количество диапазонов.  Закончив, выберите а меню Файл команду Область печати (Print Area), а затем — Задать (Set Print Area).

СОВЕТ

Чтобы удалить все разрывы страниц на листе, щелкните на его верхней  левой ячейке (в области заголовков); тем самым вы выделите весь рабочий лист. Далее выберите в меню Вставка команду Сброс разрывов страниц (Reset All Page Breaks).

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий