Объединение изменений из нескольких книг

Другой способ совместной работы с книгой — создать ее отдельную копию для каждого члена вашей рабочей группы. Это совсем неплохое  решение, если не все члены группы имеют доступ к одному и тому же серверу в сети или вам недоступны возможности сети или Интернета для  совместной работы с файлами. В данном случае, после того как все пользователи  внесли  изменения  в  свои  копии,  кто-то  должен  собрать  их  воедино  и объединить результаты труда всех пользователей в главной рабочей книге.

Созданные одинаковыми, то есть с одного образца, рабочие книги можно объединять. При слиянии   рабочих   книг   все   изменения,   сделанные    в    каждой   отдельной   книге, объединяются в одной главной. Слияние  рабочих книг, как и отслеживание изменений, тесно связано с совместным доступом; объединять допускается только те, которые были сохранены из режима совместного доступа.

Следующая   процедура   объясняет,   как   следует   подготовить    рабочие    книги   для распространения и последующего слияния:

1.   Откройте рабочую книгу, которую вы хотите раздать.

2.   Выберите команду Доступ к книге в меню Сервис.

3.   Установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одно-

временно на вкладке Правка в диалоговом окне Управление доступом к файлу.

4.   Перейдите на вкладку Подробнее и проверьте, что в поле Хранить  журнал изменений в течение (Keep Change History For) для всех членов вашей команды определено достаточное количество дней для завершения исправлений и для вас лично — для сбора и объединения  рабочих книг. Если вы сомневаетесь, какой срок следует указать,   введите  большое  число,  например  500.  Если  этот  лимит  времени   будет превышен, вы не сможете объединить рабочие книги.

5.   Щелкните  на  кнопке  ОК,  для  того  чтобы  сохранить  рабочую   книгу  из  режима совместного доступа.

6.   Выберите команду Сохранить как в меню Файл и создайте нужное количество копий книги под разными именами — по одной для каждого сотрудника. Поскольку общий доступ включен, каждая копия также будет сохранена в этом режиме.

7.   Передайте копии книги членам вашей группы.

После того как вы подготовили, раздали и собрали отредактированные  рабочие книги,

можно приступать к слиянию в следующем порядке:

1.   Откройте исходную рабочую книгу или ее копию, которую  определили  как главную.

Все  изменения,  сделанные  в  других  объединяемых  книгах,  будут  дублироваться  в главной рабочей книге.

2.   Убедитесь,  что  ни  одна  из  объединяемых  книг  не  открыта,  и  выберите  команду Сравнить и объединить книги (Compare And Merge Workbooks) в меню Сервис, чтобы открыть диалоговое окно, показанное на рис. 19.12.

3.   Выберите интересующие вас файлы.

Рис. 19.12. После Открытия главной рабочей книги выберите остальные книги для объединения

Книги,  указанные  вами  в  этом  окне,  объединяются  одна  за  одной,  в  том  порядке,  в котором  они  следовали  в  списке.  Все  исправления  поочередно  вносятся  в  главную рабочую книгу. В вашей власти  принять или отклонить изменения и отобразить лист изменений таким  образом, как и для общих рабочих книг (см. раздел «Отслеживание изменений»).

ПРИМЕЧАНИЕ

В то время как при слиянии книг сводятся к общему знаменателю  любые  изменения из набора рабочих книг, в консолидации принимают участие только значения из набора листов. (Листы могут находиться в различных рабочих книгах.) Команда Консолидация (Consolidate) в  состоянии собрать в главном листе информацию из 255 отдельных  листов. Подробнее команда Консолидация описана в разделе «Объединение данных из разных листов» главы 9.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий