Непосредственная работа с Microsoft Query – ЧАСТЬ 1

Мастер  запросов  является  замечательным  инструментом  для  создания   относительно простых запросов, но не обладает всеми возможностями,  присущими Microsoft Query. Непосредственная работа с Microsoft Query  необходима в тех случаях, когда в запросе участвуют условия отбора,  требующие вычислений, или параметры, значения которых пользователь  должен ввести во время выполнения запроса. Кроме того, Query умеет  (с вашей помощью):

? фильтровать данные по полям, не включенным в таблицу результатов;

? создавать условия отбора с привлечением операторов сравнения  Содержится в (Is One Of), He содержится в (Is Not One Of), Между (Is Between) и Не между (Is Not Between);

? удалять из итоговой таблицы повторяющиеся записи;

? подводить итоги: сумму значений, среднее значение и т. п.;

? создавать новые объединения таблиц;

? редактировать SQL-код запроса.

Запуск Microsoft Query

Если запрос, который вы хотите изменить, уже сохранен в виде файла .DQY, последний можно открыть в Microsoft Query одним из следующих способов:

? Выберите команду Данные ? Импорт внешних данных ? Импортировать данные (Data ? Import External Data ?  Import  Data) и откройте нужный DQY-файл. В диалоговом окне  Импорт данных (Import Data) (см. рис. 29.15) нажмите на кнопку Изменить запрос (Edit Query). Когда появится окно Мастера запросов, щелкните на кнопке  Отмена  (Cancel),  а  затем  в  ответ  на  вопрос,  желаете  ли  вы  продолжить редактирование запроса в Microsoft Query, нажмите кнопку Да (Yes).

? Выберите команду Данные ? Импорт внешних данных ? Создать запрос (Create Query). Снимите флажок Использовать Мастер запросов (в нижней части диалогового окна  Выбор   источника   данных  (Select  Data  Source).  Перейдите  на  вкладку Запросы (Queries) и откройте нужный файл запроса.

Выберите вариант Просмотр или изменение данных в Microsoft Query (View Data Or Edit Query In Microsoft Query) в последнем окне  Мастера  запросов, если при работе с мастером вы решили продолжить процесс создания запроса в Microsoft Query.

Если вы уже работаете с импортированными данными и хотите отредактировать запрос в Query, выберите команду Данные ?  Импорт  внешних данных ? Изменить запрос или  воспользуйтесь  соответствующей  кнопкой  на  панели  инструментов.  Если  вместо Query вы окажетесь «в Мастере запросов», нажмите кнопку Отмена. На вопрос, хотите ли вы продолжить редактирование в Microsoft Query, нажмите кнопку Да.

На рис. 29.23 представлено окно Microsoft Query с результатами запроса к трем таблицам базы  данных  «Борей»:  Товары,  Типы  и  Поставщики.   Таблица  Товары  связана  с таблицей Типы по полю КодТипа и с таблицей Поставщики по полю КодПоставщика. Запрос отображает избранные поля из этих таблиц, содержащие значения для категории, товара, его поставщика, а также информацию о его цене, запасе на складе и т. д.

Рис. 29.23. Мы используем Query для изменения запроса к трем таблицам базы данных «Борей»

Обратите внимание: окно разделено пополам — область таблиц занимает верхнюю часть, а  область  данных  —  нижнюю.  Область  таблиц  содержит  окна  для  каждой  исходной таблицы, а в области данных выводится таблица результатов запроса.

Далее вы увидите, что в окне Query может присутствовать еще одна область, служащая для отображения условий отбора. Вы вправе изменять размеры и местоположение каждой из  трех  областей  окна  Microsoft   Query  и  отдельных  окон  для  таблиц  источника.

На рисунке область данных немного сдвинута вниз, чтобы были видны  все поля и не возникло  необходимости  пользоваться  полосами   прокрутки.  Как  вы  убедитесь  на практике, исходное расположение  областей редко бывает удачным, и, скорее всего, вам придется настраивать его вручную.

Добавление и удаление таблиц

Для того чтобы добавить таблицу, выберите команду Таблица ?  Добавить таблицу (Table ? Add Tables). Появится диалоговое окно Добавление таблицы (Add Tables), содержащее список всех доступных таблиц источника данных запроса. Выделите нужную таблицу  в списке и  нажмите кнопку  Добавить (Add). Число добавляемых таблиц не ограничивается. Чтобы удалить таблицу, выделите ее и выберите  команду Таблица ? Удалить таблицу (Table ? Remove Table).

Объединение таблиц

Если  программа  не  объединила  таблицы  автоматически,  вы  можете   сами  создать объединение с помощью стандартной процедуры  перетаскивания. Если вы щелкнете на поле одной таблицы и перетащите его в окно другой таблицы, Query создаст объединение этих таблиц по указанному полю, что будет визуально отражено соединительной линией. Вы вправе просматривать и изменять свойства объединения, а также  создавать новые объединения.  Последнее  делается  двойным  щелчком   на  соединительной  линии  или командой  Таблица  ?   Объединения   (Table  ? Joins).   На   рис.   29.24   показано диалоговое окно Объединения (Joins) для запроса, представленного на рис. 29.23.

Рис.    29.24.    Диалоговое    окно    Объединения    позволяет    редактировать существующие объединения таблиц и создавать новые

Если вы точно не знаете, каким образом произошло объединение и каковы его свойства, окно Объединения разрешит ваши сомнения. В нем содержится простое и ясное описание объединения, а поля Слева (Left),  Оператор (Operator) и Справа (Right) позволяют исправить возможную ошибку.

Добавление, удаление и перемещение полей

Для того чтобы добавить поле в область данных, дважды щелкните на его названии в окне соответствующей  таблицы.  Если  нужно  добавить  все   поля  какой-либо  из  таблиц, щелкните на звездочке в первой строке окна таблицы.

Для  удаления  поля  из  области  данных  щелкните  на  его  заголовке  (это  приведет  к выделению-всего поля) и нажмите кнопку Удалить  (Delete). Чтобы переместить поле, также следует сначала выделить его, щелкнув на заголовке, а затем перетащить в нужное место.

СОВЕТ

Если таблица содержит множество полей и вы испытываете неудобство от необходимости постоянно пользоваться полосой прокрутки, но в то же  время не хотите менять порядок расположения  полей,  у  вас  есть  возможность  скрыть  часть  полей  таблицы.  Для  этого выделите поле, а  затем выберите команду Формат ? Скрыть столбцы (Format ? Hide Columns). Чтобы снова отобразить скрытое поле, выберите команду  Формат ? Показать столбцы  (Format  ? Show  Columns). Затем  в  диалоговом  окне  Показать  столбцы  (Show Columns) выберите имя поля и нажмите кнопку Показать (Show).

Переименование полей

По умолчанию Microsoft Query исдользует в качестве заголовков столбцов имена полей таблиц. Если эти имена являются слишком короткими и недостаточно информативными, задайте  другие.  Для  этого  выделите  столбец  и  в  меню  Записи  (Records)  выберите команду Изменить столбец (Edit Column). Далее в поле Заголовок столбца (Column Heading) введите новый заголовок и нажмите кнопку ОК.

Сортировка таблицы результатов

Первоначально Microsoft Query выводит записи в том же порядке, в котором они хранятся в   исходной   базе   данных.   Для   сортировки   таблицы   результатов   по   требованию предназначена  команда  Записи  ? Сортировать  (Records  ? Sort).  На  рис.  29.25 представлено диалоговое окно Сортировка (Sort) с выбранным полем Категория. (Как и в других диалоговых окнах Query, в этом окне имя поля таблицы  предваряется именем таблицы,  к  которой  относится  в  иерархии  объектов  данное  поле.  Полное  имя  поля Типы.Категория говорит о том, что поле Категория принадлежит таблице Типы.)

В списке Сортировки в запросе (Sorts In Query) диалогового окна  Сортировка отображаются примененные операции сортировки. На  рис.  29.25 список содержит только элемент <конец списка>, свидетельствующий, что в данный момент таблица результатов не  упорядочена. В поле со списком Столбец (Column) перечислены все  поля таблицы результатов. Когда вы добавляете поле в список Сортировки в запросе, Query сразу же заново упорядочивает список, однако оставляет диалоговое окно Сортировка открытым, позволяя задать другое поле сортировки.

Рис. 29.25. Диалоговое окно Сортировка показывает текущий порядок  сортировки и позволяет добавить дополнительные поля, по которым нужно выполнить сортировку

В  случае  сортировки  по  нескольким  полям  она  проходит  последовательно  в  порядке появления полей в списке: сначала по  первому полю, затем по второму и т. д. На рис.

29.26    представлена    таблица    результатов,    отсортированная     сначала     по    полю Поставщики.Название  и  затем  по  полю  Товары.Марка.  Перед  каждым  элементом списка в скобках указывается направление сортировки. На рисунке записи упорядочены по  названию  поставщика  в  алфавитном  порядке,  а  записи,  относящиеся  к  каждому конкретному поставщику, упорядочены по марке товара.

Рис. 29.26. Мы отсортировали данные сначала по названию поставщика и затем по марке товара

При нажатии кнопки Добавить (Add) в диалоговом окне Сортировка Query добавляет новое поле в список Сортировки в запросе после выделенного поля. Если вы по ошибке поместили  новое  поле  в   неправильную  позицию,  выделите  его  и  нажмите  кнопку Удалить (Remove), а затем повторите операцию добавления с нужной позиции.

Сортировка с помощью панели инструментов

Значки сортировки на панели инструментов Query выглядят так же, как и в Excel, однако функционируют  по-другому.  Если  вы  щелкнете  на  кнопке  сортировки  при  нажатой клавише Ctrl, Query отсортирует записи так, как если бы вы добавили новое поле в конец списка  сортировки.  Если  же  просто  щелкнуть  на  кнопке  сортировки,  записи  будут упорядочены только по выделенному полю.

Фильтрация таблицы результатов

Microsoft Query предоставляет различные методы, позволяющие  отфильтровать таблицу результатов таким образом, что она будет содержать только набор необходимых записей. Как  и  при  использовании  средств  фильтрации  списков  Excel, фильтр  в  Query  можно создать,  определив одно или несколько условий, которым должны  удовлетворять  поля отбираемых записей.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие посты:

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий